Renseignements généraux sur votre nom

À l’Université McGill, chaque membre de la communauté étudiante est inscrit sous son nom légal, tel qu’affiché dans les documents juridiques remis à l’Université, comme le certificat de naissance ou le permis d’études. Ce nom sera utilisé pour les documents officiels comme l’offre d’admission, le relevé de notes, le diplôme, reçus fiscau et factures électroniques de droits de scolarité.

Votre prénom privilégié est celui par lequel on s’adresse normalement à vous; il se distingue de votre nom légal. L’option relative aux prénoms privilégiés vous permet d’utiliser un autre prénom, dans certains contextes, pendant vos études à McGill.

Si vous souhaitez spécifier votre prénom privilégié, vous devrez le faire dans le système Minerva (voir les consignes dans la rubrique Mise à jour de votre prénom privilégié) dès que possible afin que ce prénom soit répandu le plus possible dans les systèmes informatiques de l’Université.

Contextes d’utilisation de votre prénom privilégié et de votre nom légal

Veuillez noter qu’une demande d’utilisation d’un prénom privilégié à McGill n’a aucun effet sur le nom légal de la personne dans les dossiers des autorités gouvernementales ni dans son dossier étudiant à l’Université.

À noter également que certains services (indiqués par un astérisque) peuvent faire usage des prénoms privilégiés dans certains contextes, mais doivent utiliser les noms légaux dans d’autres cas (p. ex. pour les rapports envoyés au gouvernement).

NOTE : Si vous travaillez pour l’Université, vous devriez avoir accès à un onglet relatif à ce statut, d’où il sera possible de stipuler que votre prénom privilégié doit être utilisé dans votre compte d’employée ou d’employé.

Le prénom privilégié sera utilisé dans les contextes suivants :

• Accommodements (p. ex. dossier au Service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite et lettres reçues de ce service, dossier de mesures adaptées)
• Sport (p. ex. listes des membres d’équipes et photos)*
• Listes de classes, évaluations de cours, listes de diplômées et diplômés, photos de groupes
• Communications non officielles (courrier, courriel, téléphone, etc.)
• Système de gestion de la collation des grades
• Système d’équivalences de cours
• Nom d’affichage dans Outlook et Office 365
• Cérémonie de collation des grades et livret correspondant (voir l’onglet Obtention du diplôme pour le détail)
• Alias d’adresse courriel de McGill (voir la rubrique Mise à jour de votre alias d’adresse courriel de McGill pour le détail)
• Carte étudiante de McGill (voir l’onglet Gérer votre carte étudiante de McGill pour le détail)
• Minerva
• myCourses
• myFuture
• Portail myMcGill
• myProgress
• myThesis
• Carte OPUS de la STM (pour en savoir plus, consultez la page :
  https://www.mcgill.ca/student-records/fr/infos-personnelles/carte-opus)
• Services aux étudiants
• Profil étudiant
• Résidences étudiantes
• Système de réservation des stations d’étude des bibliothèques
• Relevés de notes non officiels
• uPrint

Le nom légal de l’étudiante ou de l’étudiant sera utilisé dans les contextes suivants :

• Sport*
• Prix, bourse d’études et autres bourses*
• Accès d’invité au système Banner
• Diplômes et certificats
• Documents légaux et dossiers du gouvernement
• Lettres d’attestation et d’offre d’admission
• Rapports générés sur Minerva et Banner
• Relevés officiels de l’Université
• Rapports envoyés au gouvernement
• STEPS (Faculté de l’éducation)
• Reçus fiscaux
• Factures électroniques de droits de scolarité
• uApply

L’Université fait présentement efforts pour que l’usage des prénoms privilégiés soit plus répandu dans ses systèmes informatiques.

Mise à jour de votre prénom privilégié

1. Ouvrez une session dans Minerva
    
2. Cliquez sur Renseignements personnels
    
3. Cliquez sur Changement de nom et pronom
    
4. Entrez votre nom dans le champ Prénom privilégié, puis cliquez sur Enregistrer.

 

Il est possible de spécifier son prénom privilégié lors d’une demande d’admission ou, plus tard, dans Minerva, dans la section Renseignements personnels (voir les étapes ci-dessus).

Après avoir inscrit votre prénom privilégié dans Minerva, vous pouvez soumettre une demande pour ajouter votre prénom privilégié à votre nom d’utilisateur et à votre adresse courriel, ainsi qu’à d’autres systèmes de TI de McGill.

Pour modifier votre alias de courriel ou mettre à jour votre carte d’identité de McGill, consultez les instructions qui se trouvent dans les onglets respectifs.

Note : Si vous travaillez à l’Université, consultez l’onglet Travailler pour l’Université pour de plus amples renseignements.

Pour tout problème technique en lien avec votre prénom privilégié, veuillez écrire aux Services de TI de McGill au https://mcgill.ca/it/support.

Mise à jour de vos pronoms

1. Ouvrez une session dans Minerva
    
2. Cliquez sur Renseignements personnels
    
3. Cliquez sur Changement de nom et pronom
    
4. Sélectionnez vos pronoms dans la liste Pronoms, puis cliquez sur Enregistrer.

 

Les candidats et les étudiants peuvent choisir des pronoms facultatifs dans SLATE et Minerva. Les étudiants peuvent ajouter ou modifier leurs pronoms à tout moment dans le menu renseignements personnels de Minerva (voir les étapes ci-dessus).

Si les étudiants ont choisi d'indiquer leurs pronoms dans Minerva, leurs pronoms apparaîtront sur les listes de classe et dans leurs profils Minerva lorsqu'ils accéderont à un service.

Veuillez noter que les pronoms ne sont pas mis à jour automatiquement dans myCourses; ils doivent être sélectionnés manuellement. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page « Set profile and account preferences in myCourses ».

Pour tout problème technique en lien avec vos pronoms, veuillez écrire aux Services de TI de McGill au https://mcgill.ca/it/support.

Modification du nom d’utilisateur de McGill

Votre nom d’utilisateur de McGill vous permet d’accéder à la majorité des services en ligne et des systèmes de technologie de l’information (TI) de l’Université.

L’Université McGill vous attribue un nom d’utilisateur au moment de votre admission.

Pour modifier votre nom d’utilisateur de McGill, vous devez remplir le formulaire de changement de nom privilégié dans les systèmes de TI.

Veuillez modifier votre prénom privilégié dans Minerva avant de soumettre le formulaire.

Vous trouverez la procédure pour ce faire sous l’onglet « Mise à jour de votre prénom privilégié ».

Une fois les étapes ci-dessus terminées, un(e) spécialiste des TI communiquera avec vous par courriel ou par téléphone pour vous aider à suivre la procédure et à finaliser votre demande.

Veuillez noter que le changement entraînera la suspension temporaire de votre compte pendant environ une heure. Le (la) spécialiste des TI planifiera ce temps d’arrêt avec vous.

Remarque : Les étudiant(e)s embauché(e)s doivent suivre la procédure sous l’onglet «Travailler pour l'Université».

Veuillez consulter cet article pour en savoir plus sur la façon de modifier votre nom et votre titre dans les systèmes et dossiers de McGill.

Mise à jour de votre alias d’adresse courriel de McGill

L’Université McGill autorise l’utilisation d’un alias d’adresse en remplacement de l’adresse courriel qui vous a été attribuée. Un alias est une adresse courriel différente de celle qui vous a été attribuée (firstname.lastname [at] mail.mcgill.ca (pré)), mais liée à la même boîte de réception.

Vous pourrez utiliser votre alias comme adresse courriel, mais l’adresse attribuée par l’Université – qui est aussi votre nom d’utilisateur de McGill – demeurera active, et vous recevrez les courriels envoyés à cette adresse également. Les étudiants et étudiantes qui choisissent d’utiliser un alias doivent continuer d’entrer l’adresse attribuée par l’Université McGill (firstname.lastname [at] mail.mcgill.ca (pré)) comme nom d’utilisateur pour ouvrir une session dans myCourses, myMcGill et Minerva.

La configuration d’un alias d’adresse électronique n’entraîne pas automatiquement le changement du prénom privilégié. Ce changement doit être effectué par l’étudiant ou l’étudiante dans Minerva.

Pour savoir comment ajouter un prénom privilégié, veuillez consulter l’onglet « Mise à jour de votre prénom privilégié ».

Pour créer un alias d’adresse courriel, veuillez remplir le formulaire de demande d’alias pour votre adresse courriel de McGill.

Gérer votre carte étudiante de McGill

Pour obtenir une carte étudiante ou pour y modifier vos renseignements, vous n’aurez qu’à suivre la procédure décrite à l’adresse : https://www.mcgill.ca/student-records/fr/infos-personnelles/id.

Si vous souhaitez faire inscrire votre prénom privilégié sur votre carte, ou y modifier le niveau d’étude ou de faculté, ou si votre carte est échue, vous n’aurez pas de frais à payer pour son remplacement, pourvu que vous la retourniez.

Si votre carte étudiante vous donne accès à des laboratoires ou à d’autres installations de McGill, vous devriez consulter l’équipe de la sécurité pour vous assurer de ne pas perdre ces accès.

Note : Veuillez attendre 24 heures après avoir inscrit votre prénom privilégié avant de demander une nouvelle carte. Ce délai permet de s’assurer que votre prénom privilégié est mis à jour dans nos systèmes avant l’émission d’une nouvelle carte.

Correction des accents et de la ponctuation

Il est possible d’apporter des corrections mineures (accent ou trait d’union, par exemple) à l’orthographe de votre nom directement dans Minerva, sous «Renseignements personnels».

1. Ouvrez une session dans Minerva.
    
2. Sélectionnez l’onglet Renseignements personnels.
    
3. Cliquez sur Changement de nom et pronom.
    
4. Apportez les corrections (accent, apostrophe, trait d’union, virgule, espace ou casse) à votre prénom, à votre second prénom (s’il y a lieu) ou à votre nom de famille.
    
5. Cliquez sur Enregistrer une fois toutes les corrections apportées.

Modification de votre nom légal, votre date de naissance ou votre désignation de sexe légal

Vous souhaitez modifier votre nom légal, votre date de naissance ou votre désignation de sexe légal dans votre dossier étudiant? Pour ce faire, vous devez :

1. Remplir le formulaire de changement des renseignements personnels.

2. Fournir une copie du document juridique attestant le nouveau nom ou la mention du sexe (s’il n’a pas encore été transmis).
   => La liste de documents recevables est affichée dans le Calendrier, dans la section Nom légal.

3. Envoyer le formulaire et la copie du document juridique en tant que pièces jointes d’un courriel (en format PDF ou TIFF) à permcode [at] mcgill.ca.

Note : Si vous travaillez à l’Université, consultez l’onglet Travailler pour l’Université pour de plus amples renseignements.

Renseignements pour les personnes trans

Lorsque vous demandez à modifier votre nom légal dans votre dossier officiel de McGill, votre nom d’utilisateur McGill n’est pas automatiquement changé. Veuillez informer le Service des TI de la situation.

Les étudiantes et étudiants qui ont besoin d’autres services en lien avec leur prénom privilégié (p. ex. ses les personnes trans dont le nom légal ne reflète pas l’identité de genre et qui souhaitent modifier leur nom d’utilisateur McGill pour mieux rendre compte de leur prénom privilégié) une fois votre prénom privilégié consigné dans Minerva, vous pouvez soumettre une demande pour ajouter votre prénom privilégié à votre nom d’utilisateur et à votre adresse courriel, ainsi qu’à d’autres systèmes de TI de McGill. Veuillez communiquer avec heidi.emami [at] mcgill.ca (subject: Preferred%20first%20name%20accommodation) (Heidi Emami) si des mesures d’adaptation supplémentaires sont nécessaires.

Les étudiantes et étudiants embauchés par l’Université peuvent demander d’ajouter leur prénom privilégié à leur nom d’utilisateur ou à leur adresse courriel après l’avoir enregistré dans Workday. Il suffit de soumettre une demande pour ajouter le prénom privilégié aux systèmes de TI de McGill.

Le changement du nom d’utilisateur de McGill vient modifier automatiquement l’identifiant que vous utilisez pour accéder aux systèmes de l’Université, et une interruption de votre accès d’environ une heure est à prévoir.

Note : Lors de la mise à jour de votre nom d’utilisateur de McGill, votre compte sera renommé. Vous ne perdrez aucun courriel, mais votre ancienne adresse courriel n’existera plus, et tout nouveau courriel envoyé à cette adresse entraînera une réponse automatique informant l’expéditrice ou l’expéditeur d’une erreur.

Veuillez consulter cet article pour connaître la procédure à suivre pour modifier un nom ou un titre dans les systèmes et les dossiers de McGill.

Obtention du diplôme

Cérémonie de collation des grades et livret correspondant

Si vous souhaitez que nous disions votre prénom privilégié au cours de la cérémonie de la collation des grades et que nous l’imprimions dans le livret de la soirée, veuillez en faire la demande par courriel à : convocation [at] mcgill.ca.

Notez bien : Pour que votre prénom privilégié soit prononcé au cours de la cérémonie et imprimé dans le livret, il faut en faire la demande avant la date limite, qui est précisée sur la page Web de la collation des grades.

Diplômes et certificats

Les étudiants transgenres qui ont diplômée ou diplômé de McGill et que votre nom légal a changé depuis, il est possible d’obtenir un nouveau diplôme ou un nouveau certificat sans frais.

Pour obtenir de l’aide en lien avec votre diplôme ou votre certificat, veuillez envoyer votre demande par courriel à convocation [at] mcgill.ca et indiquez la raison pour laquelle vous souhaitez un nouveau diplôme.

FAQ