two students talking together outside a building, and a third student with their back turned

Changements de nom, d’adresse, & NAS

Changements de nom et d’adresse

Votre nom

Renseignements généraux

À McGill, les étudiants sont inscrits à l’aide de leur nom officiel tel qu’il figure sur les documents juridiques fournis, notamment le certificat de naissance ou le permis d’études. Ce même nom figurera sur vos documents universitaires, comme votre relevé de notes officiel et votre diplôme.

Votre prénom choisi est celui utilisé habituellement pour vous identifier. Il diffère de votre prénom légal. La procédure relative aux prénoms choisis permet aux étudiants d'utiliser un autre prénom, dans certains contextes, pendant leurs études à McGill.

Les étudiants souhaitant enregistrer leur prénom choisi doivent le saisir sur Minerva (voir les explications ci-dessous) dans les plus brefs délais afin que ce prénom soit diffusé le plus largement possible.

Prénom choisi vs. nom légal

Le prénom choisi sera employé dans les documents suivants:

  • Cartes d'étudiant de McGill
  • Listes Minerva des étudiants inscrits aux cours
  • Relevés des activités de conseil
  • Le nom d'affichage dans Outlook et Office 365
  • Courriel McGill, comme pseudonyme (voir les explications ci-dessous)
  • myCourses
  • myFuture

Le nom légal de l'étudiant doit être employé dans les documents suivants:

  • Relevés de notes officiels
  • Rapports au gouvernement
  • Lettres d'attestation
  • Diplômes et certificats
  • Factures électroniques de droits de scolarité
     

Veuillez noter que la demande d'utilisation d'un prénom choisi à McGill ne modifie en rien le nom légal de l'étudiant inscrit dans son dossier de McGill ou dans les dossiers transmis aux autorités gouvernementales.

Si pour des motifs sérieux (par exemple, un étudiant transgenre dont le nom légal ne correspondrait pas à son identité de genre) vous souhaitez bénéficier d’autres aménagements quant à l’emploi de votre prénom choisi, veuillez communiquer avec heidi.emami [at] mcgill.ca (subject: Preferred%20first%20name%20accommodation) (Heidi Emami), heidi.emami [at] mcgill.ca (subject: Preferred%20first%20name%20accommodation) (Associate Registrar), Gestion des dossiers étudiants.

Vous pouvez également indiquer le prénom que vous choisissez sur votre formulaire de demande d’admission ou, après avoir été admis, sur Minerva, dans le Menu personnel (Personal Menu). Entrez votre prénom choisi dans le champ Preferred First Name du menu personnel (Personal Menu, puis Name Change ) sur Minerva.

Pour ajouter le prénom que vous choisissez

  1. Ouvrez une session dans Minerva
  2. Cliquez sur "Renseignements personnels"
  3. Cliquez sur "Changement de nom"


Remarque: À l'heure actuelle, les employés et le personnel de McGill ne peuvent indiquer un prénom préféré.

Pour modifier votre pseudonyme de courriel McGill

Les étudiants peuvent demander que leur prénom choisi fasse partie de leur adresse de courriel de McGill en communiquant le changement au Service de réseautique et de communication (NCS) à l’aide de l’outil REGGIE.

Pour ce faire:

  1. Sur la page d’accueil de REGGIE, cliquez sur "Change Account Information"
  2. Cochez la case McGill Email Address
  3. Inscrivez votre nom d’utilisateur de McGill et votre mot de passe, puis cliquez sur Next
  4. Cliquez sur "Change" ou sur "Request McGill Email Address"
  5. Choisissez l’option "Let me request something" (à côté de Replace Chosen McGill email address) et suivez le reste des instructions

Modifier les accents ou la ponctuation

Vous pouvez apporter des changements mineurs à votre nom dans Minerva, en cliquant sur "Changement de nom", sous Renseignements personnels.

Corriger/modifier votre nom légal

Pour corriger ou modifier le nom légal qui figure dans votre dossier d’étudiant (y compris l'ajout d'un préfixe/titre, tel que M., Mme ou Dr.), vous devez:

  1. Remplir le Formulaire de changement des données personnelles (sections A et B) qui se trouve à la page des Formulaires
  2. Nous fournir une copie du document juridique contenant votre nom corrigé (si nous ne l’avons pas déjà)
    => La liste de documents acceptés se trouve dans le Calendrier de la section Legal Name

Remarque: les employés de McGill souhaitant modifier leur nom légal doivent communiquer avec les Ressources humaines.

FAQ

Qu'entend-on par prénom choisi?

L'Université comprend que plusieurs des membres de sa communauté emploient un prénom différent de leur prénom légal pour s'identifier. Le prénom choisi sert habituellement à vous identifier, mais diffère de votre prénom légal.  

 Exemples:

 Une étudiante transgenre a comme prénom légal « Josette », mais préfère se faire appeler « Jo ». Le prénom choisi de cette étudiante est alors « Jo ».

 Un étudiant ayant comme nom légal « Robert Jamal Samson », emploie généralement son second prénom légal « Jamal » plutôt que son prénom légal « Robert ». Le prénom choisi de cet étudiant est alors « Jamal ».

 Dilini Aruliah utilise toujours son prénom « Dilini ». Cette étudiante ne possède pas de prénom choisi autre que son prénom légal.

Dois-je entrer un prénom choisi?

Non, le prénom choisi est facultatif. Entrez un prénom choisi dans le champ « Preferred First Name » lorsque ce prénom sert habituellement à vous identifier et qu'il diffère de votre prénom légal.

Comment puis-je informer l'Université de mon prénom choisi?

Les candidats souhaitant entreprendre des études à McGill peuvent entrer leur prénom choisi sur le formulaire de demande d'admission.

Une fois admis, les étudiants peuvent indiquer leur prénom choisi sur Minerva, dans le menu personnel (Personal Menu). À l'aide du formulaire de changement de nom (Personal Menu, puis Name Change), vous pourrez ajouter ou modifier votre prénom choisi (champ Preferred First Name).

Puis-je supprimer ou modifier mon prénom choisi?

Oui, vous pouvez supprimer ou modifier votre prénom choisi. Allez sur Minerva et sélectionnez le menu personnel (Personal Menu). Supprimez ou modifiez votre prénom choisi en accédant au champ Preferred First Name du menu personnel (Personal Menu, puis Name Change). Rappelez-vous que vous pouvez modifier votre prénom choisi une seule fois par année universitaire, et que cela nécessite une autorisation spéciale.

Comment puis-je modifier ma carte d'étudiant McGill?

Veuillez attendre 24 heures après avoir saisi votre prénom choisi sur Minerva avant de demander une nouvelle carte d'étudiant McGill. Ce délai permet de s'assurer que votre prénom choisi est mis à jour dans nos systèmes d'information avant l'émission d'une nouvelle carte d'étudiant McGill. Par la suite, vous pouvez suivre les procédures normales en vous référant au site suivant: https://www.mcgill.ca/students/records/id/.

Puis-je utiliser n'importe quel prénom choisi?

Les étudiants peuvent choisir le prénom choisi qu'ils souhaitent enregistrer dans les systèmes d'information de l'Université, pourvu qu'ils agissent en toute bonne foi. L'utilisation inappropriée de la procédure relative aux prénoms choisis, y compris des tentatives de se soustraire à des obligations légales en effectuant une fausse déclaration, ou l'emploi d'un langage inadéquat entraînera le refus ou l'annulation de la demande.

Je suis un employé de McGill. Puis-je choisir un prénom choisi?

À l'heure actuelle, les employés et le personnel de McGill ne peuvent indiquer un prénom préféré

Ils peuvent, cependant, changer leur nom légal et leur titre avec les Ressources humaines.

Quels sont les changements apportés à la procédure relative aux prénoms choisis à McGill?

Depuis 2009, les étudiants de McGill peuvent indiquer le prénom qu'ils choisissent dans Minerva et sur les listes de présence entre parenthèses à côté de leur nom officiel.

À compter de l'été 2013, le prénom que les étudiants choisissent sera utilisé à la place de leur prénom officiel sur les cartes d'étudiants de McGill, les listes de présence et les autres documents non officiels de l'université.

L'Université reconnaît que le prénom choisi peut et doit être employé lorsque cela s'avère possible dans le cadre des activités administratives et académiques de l'Université. Par conséquent, McGill remplacera graduellement le prénom légal par le prénom choisi, sauf si l'emploi du prénom légal est requis par l'Université pour des fins administratives ou légales. 

Où utilise-t-on mon prénom choisi?

À compter de l'été 2013, votre prénom choisi sera utilisé sur votre carte d'étudiant de McGill et sur les listes de cours auxquels vous êtes inscrit dans Minerva. Le prénom que vous choisissez figurera aussi sur vos relevés de notes du Bureau d'orientation. Votre prénom légal sera utilisé dans tous les autres circonstances.

Quel est le meilleur moment pour modifier mon prénom choisi?

Vous pouvez entrer votre prénom choisi en tout temps sur Minerva. Toutefois, rappelez-vous qu'en entrant votre prénom choisi sur Minerva dès le début d'un trimestre, vous augmentez les chances qu’il soit utilisé de manière cohérente par vos professeurs, conseillers pédagogiques, etc. Par exemple, certains professeurs impriment la liste de leurs étudiants dès la fin de la période d’ajout ou d’abandon de cours et l'utilisent pour le reste du trimestre. Dans ce cas, la modification apportée à votre prénom choisi après la période d'ajout ou d'abandon de cours ne sera pas notée par ces professeurs.

Puis-je utiliser le prénom que je choisi dans mon adresse de courriel de McGill?

Les étudiants peuvent créer un alias de courriel en suivant les instructions disponibles à l'adresse suivante: http://kb.mcgill.ca/#tab:homeTab:crumb:7:artId:1113. Ils pourront ainsi s'assurer que le prénom qu'ils choisissent apparaîtra dans leurs courriels au lieu de leur prénom officiel.

Cela modifiera l'affichage de leur adresse lorsqu'ils utilisent l'adresse courriel de McGill. Cependant, les étudiants devront continuer d'utiliser leur prénom officiel dans le format de courriel standard (et non l'alias) prénom.nom lorsqu'ils ouvrent une session dans myCourses, myMcGill et Minerva. Pour le moment, le nom officiel (dans sa forme standard prénom.nom) s'affichera dans myCourses au lieu de l'alias de courriel.

Il y a une raison relativement technique à cela et l'Université travaille à introduire des changements qui, s'ils sont mis en oeuvre avec succès, feront en sorte que le prénom choisi pourra être utilisé dans tous les systèmes mentionnés et apparaîtra aussi dans myCourses.

Que faire si je souhaite obtenir tout autre aménagement quant à l’emploi de mon prénom choisi?

Un étudiant souhaitant un emploi plus généralisé de son prénom choisi pour des motifs sérieux (par exemple, un étudiant transgenre dont le nom légal ne correspondrait pas à son identité de genre) peut communiquer avec le service de la Gestion de l’effectif étudiant pour solliciter un aménagement particulier. Veuillez prendre un rendez-vous avec heidi.emami [at] mcgill.ca (subject: Preferred%20first%20name%20accommodation) (Heidi Emami), registraire adjointe (prenez note que les questions d’ordre général à propos de la politique relative aux prénoms choisis doivent être adressées au Service Point).

Adresse et personnes à rejoindre en cas d'urgence

Pour consulter ou modifier votre adresse permanente, votre adresse postale et vos numéros de téléphone:

  1. Ouvrez une session dans Minerva
  2. Cliquez sur Renseignements personnels
  3. Cliquez sur Addresses et numéros de téléphones
  4. Dans Type d'adresse à insérer, selectionnez "Permanente" ou "Postale" (l’adresse "Facturation supplémentaire" ou "Entreprise/organisme" n’est pas considérée comme une adresse active et valide)

Remarques:

  • Le champ "Jusqu’à cette date" n’est pas obligatoire. Si vous êtes incertain de la date de validité de votre adresse, veuillez ne rien inscrire dans ce champ.
  • Assurez-vous de cliquer sur "Soumettre" lorsque vous entrez des modifications ou que vous cliquez sur "Type d'adresse à insérer"
  • Vous devez avoir une adresse active et valide dans Minerva afin de pouvoir imprimer vos reçus d’impôt règlementés par Revenu Québec et Revenu Canada. Il est extrêmement important d’ajouter vos informations personnelles dans Minerva le plus tôt possible.

Personnes à joindre en cas d’urgence

Il est important de fournir à McGill les coordonnées de personnes à joindre en cas d’urgence; par conséquent, assurez-vous de remplir la section Contacts d'urgence de Minerva, sous Renseignements personnels.
 

Modification de votre numéro d’assurance sociale

S’il s’agit de la première fois que vous fournissez votre numéro d’assurance sociale (NAS) à McGill pour l’obtention d’une bourse ou d’un emploi sur le campus:

  1. Ouvrez une session Minerva.
  2. Sélectionnez Menu personnel.
  3. Sélectionnez Numéro d’assurance sociale (NAS).  
  4. Entrez votre NAS dans la zone de texte.


Si vous devez mettre à jour ou modifier votre NAS:

Étudiants: envoyez par courriel un document PDF contenant votre NAS à legaldocumentation [at] mcgill.ca (subject: %5BNOUVEAU%20NAS%5D)  depuis votre compte de messagerie McGill et ayant comme objet: [NOUVEAU NAS]; veuillez aussi indiquer votre numéro matricule de neuf chiffres de McGill dans votre courriel.

Employés et étudiants travaillant pour l’Université: communiquez avec les Ressources humaines pour que la mise à jour de cette information soit effectuée.

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