- Renseignements généraux sur votre nom
- Contextes d’utilisation de votre prénom privilégié et de votre nom légal
- Mise à jour de votre prénom privilégié
- Mise à jour de vos pronoms
- Mise à jour de votre alias d’adresse courriel de McGill
- Gérer votre carte étudiante de McGill
- Correction des accents et de la ponctuation
- Modification de votre nom légal ou la mention du sexe
- Renseignements pour les personnes trans
- Obtention du diplôme
- FAQ
Renseignements généraux sur votre nom
À l’Université McGill, chaque membre de la communauté étudiante est inscrit sous son nom légal, tel qu’affiché dans les documents juridiques remis à l’Université, comme le certificat de naissance ou le permis d’études. Ce nom sera utilisé pour les documents officiels comme l’offre d’admission, le relevé de notes, le diplôme, reçus fiscau et factures électroniques de droits de scolarité.
Votre prénom privilégié est celui par lequel on s’adresse normalement à vous; il se distingue de votre nom légal. L’option relative aux prénoms privilégiés vous permet d’utiliser un autre prénom, dans certains contextes, pendant vos études à McGill.
Si vous souhaitez spécifier votre prénom privilégié, vous devrez le faire dans le système Minerva (voir les consignes dans la rubrique Mise à jour de votre prénom privilégié) dès que possible afin que ce prénom soit répandu le plus possible dans les systèmes informatiques de l’Université.
Contextes d’utilisation de votre prénom privilégié et de votre nom légal
Veuillez noter qu’une demande d’utilisation d’un prénom privilégié à McGill n’a aucun effet sur le nom légal de la personne dans les dossiers des autorités gouvernementales ni dans son dossier étudiant à l’Université.
À noter également que certains services (indiqués par un astérisque) peuvent faire usage des prénoms privilégiés dans certains contextes, mais doivent utiliser les noms légaux dans d’autres cas (p. ex. pour les rapports envoyés au gouvernement).
NOTE : Si vous travaillez pour l’Université, vous devriez avoir accès à un onglet relatif à ce statut, d’où il sera possible de stipuler que votre prénom privilégié doit être utilisé dans votre compte d’employée ou d’employé.
Le prénom privilégié sera utilisé dans les contextes suivants :
- Accommodements (p. ex. dossier au Service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite et lettres reçues de ce service, dossier de mesures adaptées)
- Sport (p. ex. listes des membres d’équipes et photos)*
- Listes de classes, évaluations de cours, listes de diplômées et diplômés, photos de groupes
- Communications non officielles (courrier, courriel, téléphone, etc.)
- Système de gestion de la collation des grades
- Système d’équivalences de cours
- Nom d’affichage dans Outlook et Office 365
- Cérémonie de collation des grades et livret correspondant (voir l’onglet Obtention du diplôme pour le détail)
- Alias d’adresse courriel de McGill (voir la rubrique Mise à jour de votre alias d’adresse courriel de McGill pour le détail)
- Carte étudiante de McGill (voir l’onglet Gérer votre carte étudiante de McGill pour le détail)
- Minerva
- myCourses
- myFuture
- Portail myMcGill
- myProgress
- myThesis
- Carte OPUS de la STM (pour en savoir plus, consultez la page :
https://www.mcgill.ca/student-records/fr/infos-personnelles/carte-opus) - Services aux étudiants
- Profil étudiant
- Résidences étudiantes
- Système de réservation des stations d’étude des bibliothèques
- Relevés de notes non officiels
- uPrint
Le nom légal de l’étudiante ou de l’étudiant sera utilisé dans les contextes suivants :
- Sport*
- Prix, bourse d’études et autres bourses*
- Accès d’invité au système Banner
- Diplômes et certificats
- Documents légaux et dossiers du gouvernement
- Lettres d’attestation et d’offre d’admission
- Rapports générés sur Minerva et Banner
- Relevés officiels de l’Université
- Rapports envoyés au gouvernement
- STEPS (Faculté de l’éducation)
- Reçus fiscaux
- Factures électroniques de droits de scolarité
- uApply
L’Université fait présentement efforts pour que l’usage des prénoms privilégiés soit plus répandu dans ses systèmes informatiques.
Mise à jour de votre prénom privilégié
- Ouvrez une session dans Minerva
- Cliquez sur Renseignements personnels
- Cliquez sur Changement de nom et pronom
Il est possible de spécifier son prénom privilégié lors d’une demande d’admission ou, plus tard, dans Minerva, dans la section Renseignements personnels. Il s’agit alors de cliquer sur Modification du nom et pronom, puis d’inscrire votre prénom privilégié dans le champ conçu à cette fin.
Pour modifier votre alias de courriel ou mettre à jour votre carte d’identité de McGill, consultez les instructions qui se trouvent dans les onglets respectifs.
Note : Si vous travaillez à l’Université, consultez l’onglet Travailler pour l’Université pour de plus amples renseignements.
Pour tout problème technique en lien avec votre prénom privilégié, veuillez écrire aux Services de TI de McGill au https://mcgill.ca/it/support.
Mise à jour de vos pronoms
- Ouvrez une session dans Minerva
- Cliquez sur Renseignements personnels
- Cliquez sur Changement de nom et pronom
Les candidats et les étudiants peuvent choisir des pronoms facultatifs dans SLATE et Minerva. Les étudiants peuvent ajouter ou modifier leurs pronoms à tout moment dans le menu renseignements personnels de Minerva. Dans ce menu, sélectionnez Changement de nom et pronom, puis choisissez vos pronoms dans la liste des pronoms personnels.
Si les étudiants ont choisi d'indiquer leurs pronoms dans Minerva, leurs pronoms apparaîtront sur les listes de classe et dans leurs profils Minerva lorsqu'ils accéderont à un service.
Pour tout problème technique en lien avec vos pronoms, veuillez écrire aux Services de TI de McGill au https://mcgill.ca/it/support.
Mise à jour de votre alias d’adresse courriel de McGill
Si vous souhaitez modifier la première partie de votre adresse courriel pour qu’elle reflète davantage votre prénom privilégié, il est possible de demander un alias de courriel.
En configurant cet alias, la première partie de votre adresse aurait le format prénomprivilégié.nom plutôt que le format prénom.nom.
Pour créer un alias de votre adresse courriel, suivez la procédure à cette adresse : Change the name (create an alias) for my McGill Email Address.
Il sera alors possible de communiquer avec vous à l’aide de votre alias. Cependant, votre adresse courriel composée de votre prénom et de votre nom pourra encore être utilisée; elle servira d’ailleurs de nom d’utilisateur à l’Université. Il sera donc possible de communiquer avec vous grâce à ces deux adresses, mais vous devrez utiliser votre nom d’utilisateur de McGill (firstname.lastname [at] mail.mcgill.ca (pré)), et non l’alias, pour accéder à myCourses, myMcGill et Minerva.
Le simple fait de créer un alias de courriel n’a pas d’effet sur votre nom d’affichage. Pour modifier ce dernier, il faut ajouter un prénom privilégié dans Minerva.
Pour savoir comment ajouter un prénom privilégié, voir l’onglet « Mise à jour de votre prénom privilégié ».
Gérer votre carte étudiante de McGill
Pour obtenir une carte étudiante ou pour y modifier vos renseignements, vous n’aurez qu’à suivre la procédure décrite à l’adresse : https://www.mcgill.ca/student-records/fr/infos-personnelles/id.
Si vous souhaitez faire inscrire votre prénom privilégié sur votre carte, ou y modifier le niveau d’étude ou de faculté, ou si votre carte est échue, vous n’aurez pas de frais à payer pour son remplacement, pourvu que vous la retourniez.
Si votre carte étudiante vous donne accès à des laboratoires ou à d’autres installations de McGill, vous devriez consulter l’équipe de la sécurité pour vous assurer de ne pas perdre ces accès.
Note : Veuillez attendre 24 heures après avoir inscrit votre prénom privilégié avant de demander une nouvelle carte. Ce délai permet de s’assurer que votre prénom privilégié est mis à jour dans nos systèmes avant l’émission d’une nouvelle carte.
Correction des accents et de la ponctuation
Il est possible d’apporter des modifications mineures à votre nom en cliquant sur Changement de nom dans Minerva, dans la section Renseignements personnels.
Modification de votre nom légal ou la mention du sexe
Vous souhaitez modifier votre nom légal ou la mention du sexe dans votre dossier étudiant? Pour ce faire, vous devez :
- Fournir une copie du document juridique attestant le nouveau nom ou la mention du sexe (s’il n’a pas encore été transmis).
=> La liste de documents recevables est affichée dans le Calendrier, dans la section Nom légal.
- Envoyer le formulaire et la copie du document juridique en tant que pièces jointes d’un courriel (en format PDF ou TIFF) à permcode [at] mcgill.ca.
Note : Si vous travaillez à l’Université, consultez l’onglet Travailler pour l’Université pour de plus amples renseignements.
Renseignements pour les personnes trans
Lorsque vous demandez à modifier votre nom légal dans votre dossier officiel de McGill, votre nom d’utilisateur McGill n’est pas automatiquement changé.
Les étudiantes et étudiants qui ont besoin d’autres services en lien avec leur prénom privilégié (p. ex. ses les personnes trans dont le nom légal ne reflète pas l’identité de genre et qui souhaitent modifier leur nom d’utilisateur McGill pour mieux rendre compte de leur prénom privilégié) sont priés de communiquer avec heidi.emami [at] mcgill.ca (subject: Preferred%20first%20name%20accommodation) (Heidi Emami), registraire adjointe, Gestion des dossiers étudiants et des examens.
Les étudiantes et étudiants travaillant pour l’Université doivent communiquer avec les Ressources humaines pour obtenir l’autorisation de changer leur nom d’utilisateur McGill.
Ce changement aura des effets sur votre processus de connexion aux systèmes informatiques. Ainsi, votre compte sera inaccessible pendant environ une heure.
Note : Lors de la mise à jour de votre nom d’utilisateur de McGill, votre compte sera renommé. Vous ne perdrez aucun courriel, mais votre ancienne adresse courriel n’existera plus, et tout nouveau courriel envoyé à cette adresse entraînera une réponse automatique informant l’expéditrice ou l’expéditeur d’une erreur.
Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article « How to change your name / title and other information in McGill records and systems ».
Obtention du diplôme
Cérémonie de collation des grades et livret correspondant
Si vous souhaitez que nous disions votre prénom privilégié au cours de la cérémonie de la collation des grades et que nous l’imprimions dans le livret de la soirée, veuillez en faire la demande par courriel à : convocation [at] mcgill.ca.
Notez bien : Pour que votre prénom privilégié soit prononcé au cours de la cérémonie et imprimé dans le livret, il faut en faire la demande avant la date limite, qui est précisée sur la page Web de la collation des grades.
Diplômes et certificats
Les étudiants transgenres qui ont diplômée ou diplômé de McGill et que votre nom légal a changé depuis, il est possible d’obtenir un nouveau diplôme ou un nouveau certificat sans frais.Pour obtenir de l’aide en lien avec votre diplôme ou votre certificat, veuillez envoyer votre demande par courriel à convocation [at] mcgill.ca et indiquez la raison pour laquelle vous souhaitez un nouveau diplôme.
FAQ
Qu’entend-on par « prénom privilégié »?
Un prénom privilégié est un prénom que vous utilisez régulièrement et qui est différent de votre prénom légal. L’Université reconnaît que, dans sa communauté, plusieurs personnes utilisent un prénom autre que leur prénom légal pour s’identifier.
Examples:
Une personne transgenre qui étudie à l’Université porte le prénom légal de « Jennica », mais préfère se faire appeler « Jay ». Ainsi, son prénom privilégié serait « Jay ».
Un étudiant portant le nom légal de « Robert Jamal Samson » emploie généralement son second prénom légal « Jamal » plutôt que son prénom légal « Robert ». Le prénom privilégié de cet étudiant est alors « Jamal ».
Dilini Aruliah utilise toujours son prénom « Dilini ». Cette étudiante n’a pas de prénom privilégié qui diffère de son prénom légal.
Dois-je spécifier un prénom privilégié?
Non, le prénom privilégié est facultatif. Ne spécifiez votre prénom privilégié que si vous utilisez un prénom différent de votre prénom légal sur une base régulière.
Ai-je des documents à présenter si je souhaite modifier mon prénom privilégié?
Non, aucun document n’est requis pour ajouter, modifier ou supprimer un prénom privilégié.
Comment dois-je procéder pour spécifier mon prénom privilégié à l’Université?
D’abord, les étudiantes et les étudiants qui font une demande d’admission à McGill peuvent spécifier leur prénom privilégié sur leur formulaire de demande.
Une fois membre de la communauté étudiante, il est possible de le faire dans Minerva, dans la section Renseignements personnels. De là, cliquez sur Changement de nom et inscrivez votre prénom privilégié dans le champ conçu à cette fin.
Est-il possible de supprimer ou de modifier mon prénom privilégié?
Oui, il est possible de supprimer ou de modifier votre prénom privilégié dans Minerva, dans la section Renseignements personnels. De là, cliquez sur Changement de nom, puis effacer ou modifier votre prénom privilégié dans le champ conçu à cette fin. Gardez en tête que, sans permission spéciale, il n’est possible de modifier votre prénom privilégié qu’une seule fois par année universitaire.
Comment puis-je modifier les renseignements figurant sur ma carte étudiante de McGill?
Pour faire modifier les renseignements figurant sur votre carte étudiante, vous n’aurez qu’à suivre la procédure décrite à la page : https://www.mcgill.ca/student-records/fr/infos-personnelles/id.
Note : Veuillez attendre 24 heures après avoir inscrit votre prénom privilégié dans Minerva avant de demander une nouvelle carte. Ce délai permet de s’assurer que votre prénom privilégié est mis à jour dans nos systèmes avant l’émission d’une nouvelle carte.
Suis-je libre de choisir le prénom privilégié que je veux?
Oui, vous êtes tout à fait libre de choisir le prénom privilégié qui vous convient et qui sera inscrit dans les systèmes informatiques de l’Université, pourvu que vous agissiez de bonne foi. Veuillez noter que le non-respect de la procédure relative au prénom privilégié, par exemple pour éviter une obligation légale, ou le recours à un langage abusif, entraîneront un refus ou une annulation de la demande.
Je travaille pour l’Université McGill. Est-il possible pour moi de spécifier mon prénom privilégié?
Les membres du corps professoral et autres membres du personnel ont la possibilité de spécifier leur prénom, leur titre et leur titre de civilité privilégiés en remplissant le formulaire de modification du nom d’affichage ou du titre de civilité.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter l’onglet Travailler pour l’Université.
Dans quels contextes mon prénom privilégié est-il utilisé?
Votre prénom privilégié sera notamment présent dans les listes de classes, sur votre carte étudiante et dans Minerva.
Pour connaître la liste complète des contextes dans lesquels votre prénom privilégié et votre nom légal seront utilisés, veuillez consulter l’onglet Contextes d’utilisation de votre prénom privilégié et de votre nom légal.
Quel est le meilleur moment pour modifier mon prénom privilégié?
Il est possible de spécifier votre prénom privilégié dans Minerva en tout temps. Cependant, gardez en tête que plus vous agissez tôt en début de session, meilleures seront les chances que votre prénom privilégié soit utilisé systématiquement par le corps professoral, les conseillères et conseillers académiques, etc. Par exemple, certains membres du corps professoral imprimeront leurs listes de classes après la date limite d’ajout ou d’abandon de cours, et s’en serviront jusqu’à la fin de la session. Si vous effectuez votre modification après cette date limite, votre prénom privilégié ne figurerait pas dans ces listes.
Est-il possible d’utiliser son prénom privilégié dans son adresse courriel de McGill?
Il est possible de créer un alias pour votre adresse courriel. Consultez la marche à suivre dans la rubrique Modifier votre alias d’adresse courriel de McGill.
Il sera alors possible de communiquer avec vous à l’aide de votre alias. Cependant, votre adresse courriel composée de votre prénom et de votre nom pourra encore être utilisée, et elle servira d’ailleurs de nom d’utilisateur à l’Université. Il sera donc possible de communiquer avec vous grâce à ces deux adresses, mais vous devrez utiliser votre nom d’utilisateur de McGill (firstname.lastname [at] mail.mcgill.ca (pré)), et non l’alias, pour accéder à myCourses, myMcGill et Minerva.
Note : Le simple fait de créer un alias de courriel n’a pas d’effet sur le nom d’affichage. Pour modifier ce dernier, il faut spécifier son prénom privilégié dans Minerva.
L’Université fait présentement des efforts pour que les prénoms privilégiés soient davantage répandus dans ses systèmes informatiques.
Comment obtenir de l’aide en lien avec les diplômes et les certificats?
Les étudiants transgenres qui ont diplômée ou diplômé de McGill et que votre nom légal a changé depuis, il est possible d’obtenir un nouveau diplôme ou un nouveau certificat sans frais.
Pour obtenir de l’aide en lien avec votre diplôme ou votre certificat, veuillez envoyer votre demande par courriel à convocation [at] mcgill.ca et indiquez la raison pour laquelle vous souhaitez un nouveau diplôme.
Je souhaiterais que mon prénom privilégié soit utilisé dans un nouveau contexte. Comment dois-je procéder?
Si, pour des raisons sérieuses, vous souhaitez que votre prénom privilégié soit utilisé plus largement que prévu (par exemple : votre nom légal ne reflète pas votre identité de genre), vous pouvez communiquer avec la Gestion de l’effectif étudiant pour discuter des accommodements personnalisés possibles. Contactez heidi.emami [at] mcgill.ca (subject: Preferred%20first%20name%20accommodation) (Heidi Emami), registraire adjointe, pour prendre rendez-vous.
Veuillez noter que les questions générales relatives à la politique sur les prénoms privilégiés doivent être acheminées au Point de service.
Je rencontre un problème en lien avec mon prénom privilégié. Que devrais-je faire?
Pour tout problème technique relatif à votre prénom privilégié, veuillez écrire aux Services de TI de McGill à l’adresse : https://mcgill.ca/it/support.
Si vous avez d’autres demandes en lien avec votre prénom privilégié, veuillez communiquer avec heidi.emami [at] mcgill.ca (subject: Preferred%20first%20name%20accommodation) (Heidi Emami), registraire adjointe, Gestion des dossiers étudiants et des examens.