Mesures d'accommodement pour les employés en situation de handicap

Un milieu de travail inclusif représente un environnement où tous les employés ont la possibilité de contribuer et de participer de manière significative, et où des accommodements raisonnables sont faits pour réduire ou éliminer les obstacles à une telle contribution et participation.

L’accommodement raisonnable est un moyen utilisé pour mettre fin à toute situation de discrimination fondée sur le handicap, la religion, l’âge ou tout autre motif interdit par la Charte québécoise des droits et libertés de la personne.

Une contrainte excessive est un facteur permettant de déterminer si une mesure d’accommodement spécifique est raisonnable ou non. Les contraintes excessives sont déterminées en partie par le coût de l’accommodement, l’impact sur les opérations organisationnelles et l’impact sur la sécurité et les droits d’autrui.

La discrimination désigne toute action qui défavorise un individu ou un groupe sur la base d’un motif interdit par la Charte québécoise des droits et libertés de la personne par exemple, la race, le sexe, le pays d’origine, le handicap, la religion, etc.

L’accommodement est une responsabilité partagée entre les employés, les syndicats, les superviseurs et l’Université McGill, en tant qu’employeur. Les représentants des ressources humaines, le service de gestion des invalidités, le groupe des relations de travail et avec les employés ainsi que le conseiller en accessibilité de McGill aident l’université à planifier, à déterminer et à mettre en place les accommodements nécessaires.

Responsabilités de l'université :

• S’efforcer d’éliminer ou réduire l’impact des obstacles qui empêchent les employés d’accéder ou de participer au milieu de travail ou d’y être inclus
• Réduire le besoin d’accommodements individuels en révisant les règlements, les politiques et les pratiques pour promouvoir l’inclusion et l’accessibilité universelle;
• Veiller à ce que ces lignes directrices soient accessibles aux employés et aux candidats à l’emploi; et
• Traiter les demandes d’accommodement raisonnable de manière confidentielle et discrète;
• Développer et mettre en place des accommodements raisonnables jusqu’à la contrainte excessive.

Responsabilités du superviseur :

• Traiter les demandes d’accommodement raisonnable de manière confidentielle et discrète;
• Offrir aux employés qui pourraient avoir besoin d’un accommodement de l’information requise pour appuyer leur demande;
• Réviser les tâches et les exigences principales du poste;
• Consulter l’employé, le représentant des ressources humaines et toute autre ressource interne pour évaluer les demandes d'accommodement et déterminer les options raisonnables; et
• Assurer le suivi du plan d’accommodement et informer le représentant des ressources humaines.

Responsabilités des représentants des ressources humaines locales et centrales :

• Offrir des conseils et un soutien aux employés et aux superviseurs concernant les accommodements en milieu de travail et les obligations en matière d'accommodement;
• Traiter les demandes d’accommodement raisonnable de manière confidentielle et discrète;
• Informer l’employé de tout document ou autre information qui pourrait être nécessaire pour réviser une demande d’accommodement;
• Consulter les ressources internes et externes au besoin; et
• Collaborer avec toutes les parties pour trouver une solution d’accommodement raisonnable basée sur les informations fournies et documenter le processus.

Responsabilités des employés :

• Communiquer dès que possible les besoins connus en matière d’accommodement en milieu de travail;
• Fournir des documents et d’autres informations à l’appui de la demande d’accommodement, ainsi que des détails sur les contraintes ou limitations qui peuvent exister;
• Participer et collaborer au processus d’accommodement, notamment en aidant à identifier les options d’accommodement appropriées, en participant aux discussions et en travaillant avec des experts qui pourraient fournir une assistance et des conseils dans la gestion du processus d’accommodement;
• Accepter une offre d’accommodement qui répond à leurs besoins, même si ce n’est pas l’option qu’ils préfèrent; et
• Informer son superviseur de tout changement de circonstances affectant ses besoins en matière d’accommodement.

Lorsqu’ils sont contactés pour une entrevue, les candidats peuvent signaler un besoin d’accommodement raisonnable durant le processus d’embauche. La personne responsable du service des ressources humaines peut demander des détails supplémentaires lors de l'examen d'une demande d'accommodement au cours du processus d'embauche. Si la demande d'accommodement est refusée, le candidat sera informé de la raison.

Tous les documents liés aux demandes d’accommodements seront conservés dans un endroit sécurisé et accessibles uniquement aux personnes qui doivent en prendre connaissance pour mettre en œuvre les mesures. Afin de protéger les renseignements personnels, l’Université McGill et tous les participants dans le processus d’accommodement doivent se conformer aux dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

1. Un employé en situation de handicap peut demander un accommodement en communiquant ses limitations et ses besoins par écrit à son superviseur (pour le personnel enseignant, communiquer avec le directeur) et/ou à son représentant des ressources humaines.
2. Dans le cadre d’une demande d’accommodement, le superviseur et/ou le représentant des ressources humaines peut demander à l’employé de fournir les documents nécessaires à l’appui de sa demande, tels que:
   • Description du handicap, des limitations et si leur nature est temporaire ou permanente. Si l’employé souhaite garder ces informations confidentielles, elles peuvent être envoyées directement au service de gestion des invalidités (Ressources humaines);
   • Description des tâches affectées par le handicap;
   • Description de l’impact du handicap sur la performance de l’employé et des besoins qui en découlent;
   • Description du type d'accommodement demandé (pour un équipement précis, indiquez le nom complet);
   • Description des changements au milieu de travail qui peuvent répondre adéquatement à ces besoins.
3. Tout au long du processus, le superviseur et/ou le représentant des ressources humaines sont encouragés à demander conseil et à collaborer avec d'autres ressources internes, comme :
   • Conseiller(ère) en accessibilité (Bureau du provost et vice-recteur principal aux études);
   • Le Service de gestion des invalidités (Ressources humaines);
   • Relations de travail et avec les employés (Ressources humaines).
4. Lorsqu’une mesure d’accommodement est convenue, une lettre d’accommodement sera partagée. Selon les circonstances, cette lettre peut contenir les informations suivantes : le plan d'accommodement, les conditions, la durée et la période de révision. Si l’université n'est pas en mesure de donner suite à la demande d'accommodement, l’employé en sera avisé par écrit. 

Le Fonds d’accommodement central soutient l’achat d’équipement ou de matériel nécessaire à la mise en place des mesures d’accommodement raisonnable identifiées pour permettre aux employés d’accomplir leurs tâches dans le cadre du travail. Les demandes d’accès à ce fonds seront transmises à un conseiller en accessibilité de McGill par un superviseur ou un représentant des ressources humaines. Des exemples de demandes pouvant être présentées au fonds : services de communication (CART, service de transcription en braille), assistance technique et dispositifs (claviers alternatifs, loupe), logiciels adaptés (licence JAWS, Kurzweil, Read&Write) et services d’assistance ou de soutien (accompagnement).

Pour toute question concernant ces lignes directrices et les procédures connexes, veuillez communiquer avec :

• Le Service de gestion des invalidités (Ressources humaines) disability.hr [at] mcgill.ca
• Relations de travail et avec les employés (Ressources humaines)
• Le Bureau du provost et vice-recteur principal aux études, Conseillère en accessibilité : catherine.roy7 [at] mcgill.ca