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Dear Suppliers of McGill University

We are writing to share some details about what our business relationship will look like for the next two weeks. As McGill University follows the Quebec government’s decision to temporarily close all schools and universities, the University is suspending all teaching activities and non-essential research activities.

The University fully supports the Quebec government’s decision and is committed to helping contain the propagation of COVID-19. To promote social distancing, we are implementing measures to have fewer individuals on, or commuting to, our campuses:  

1.   As per clarifications from the Ministry of Education and Higher Education, McGill will remain operational for the duration of the two-week suspension, but only essential functions and activities will be provided on campus.

2.   All classes (in-person and online), teaching labs, exams, assignments and other forms of assessment are suspended for two weeks. Some limited online instruction will proceed with critical disciplines in the Faculty of Medicine. All courses that can be taught online will be in an online format starting on March 30.

3.   On-campus non-essential research will be postponed or halted in the short term. Ultimately, we must accept that the current COVID-19 situation is a unique emergency that requires exceptional measures that will inevitably have important impacts on everyone's work. McGill is in communication with funding agencies to address the resulting issues. Exemptions to this directive may be granted depending on the essential nature of the research.

4.   Student Services will remain in operation but by phone and online. The Wellness Hub will be closed over the coming week and will move to online and phone operations.

5.   A number of other services such as Libraries and Food Services will continue to offer varying levels of services, while all Athletics and Recreation facilities will be closed.

The above measures are expected to have an impact on planned deliveries of goods and services to our campus. Prior to making any delivery (or instructing any courier or logistics provider to deliver on their behalf), suppliers should confirm with their requester (whose name appears on the McGill Purchase Order) if there will be a McGill representative present to make the area accessible for delivery of the services or receive the goods. If no one is there to receive the goods, they must be taken back, as security agents will not sign off for deliveries. Courier companies must take their instructions from their client (shipper), following the latter’s contact with McGill. Note that construction works are planned to continue normally, until further notice.

IMPORTANT: Suppliers under an on-going supply, service or construction contract with the University are subject to more specific communications from their customers, which will supersede the present general communication.

As you certainly realize, the situation is extremely fluid and, among other possible changes, this two-week closure may be extended; thank you for your understanding as we navigate these uncertain times together. In many areas, McGill University is not self-sufficient and relies on its suppliers. We take this opportunity to thank you all for your continued support.

The University will continue to update its community as the situation develops and following further government instructions. Please see the coronavirus page of the McGill website https://www.mcgill.ca/coronavirus/ for the most current information. If you have any questions, write to feedback.purchasing [at] mcgill.ca.

Regards

Procurement Services

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Chers fournisseurs de l'Université McGill,

Nous vous écrivons pour partager quelques détails sur ce à quoi ressemblera notre relation d'affaires au cours des deux prochaines semaines, alors que l'Université McGill suit la décision du gouvernement du Québec de fermer temporairement toutes les écoles et universités.

L’Université appuie pleinement la décision du gouvernement du Québec et s’engage à contribuer à contenir la propagation du COVID-19. Afin de favoriser le distanciation sociale, nous mettons en œuvre des mesures pour réduire le nombre de personnes sur nos campus ou qui se rendent sur nos campus.

1.   Conformément aux précisions du ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur, McGill restera opérationnelle pendant la durée de la suspension de deux semaines, mais seules les fonctions et activités essentielles seront assurées sur le campus.

2.   Tous les cours (en personne et en ligne), les laboratoires d'enseignement, les examens, les devoirs et les autres formes d'évaluation sont suspendus pendant deux semaines. Un enseignement en ligne limité se déroulera dans les disciplines critiques de la Faculté de médecine. Tous les cours qui peuvent être enseignés en ligne seront dans un format en ligne à partir du 30 mars.

3.   La recherche non essentielle sur le campus sera reportée ou interrompue à court terme. En fin de compte, nous devons accepter que la situation actuelle du COVID-19 est une urgence unique qui nécessite des mesures exceptionnelles qui auront inévitablement des impacts importants sur le travail de chacun. McGill est en communication avec les organismes de financement pour régler les problèmes qui en découlent. Des dérogations à cette directive peuvent être accordées en fonction de la nature essentielle de la recherche.

4.   Les services aux étudiants continueront d’être offerts, mais par téléphone et en ligne. Le centre de bien-être sera fermé au cours de la semaine à venir et passera aux opérations en ligne et par téléphone.

5. Un certain nombre d'autres services tels que les bibliothèques et les services alimentaires continueront d'offrir différents niveaux de services.

Les mesures ci-dessus devraient avoir un impact sur les livraisons prévues de biens et services à notre campus. Avant d'effectuer toute livraison (ou de demander à une entreprise de messagerie ou à un prestataire de logistique de livrer en leur nom), les fournisseurs doivent confirmer auprès de leur requérant (dont le nom apparaît sur le bon de commande de McGill) s'il y aura un représentant de McGill présent pour fournir l’accès nécessaire pour la prestation des services ou recevoir les marchandises. Si personne n’est disponible pour recevoir les marchandises, celles-ci doivent être rapportées car les agents de sécurité n’accuseront pas réception. Les entreprises de messagerie doivent prendre leurs instructions de leur client (expéditeur), à la suite du contact de ce dernier avec McGill.

Notez que les travaux de construction devraient se poursuivre normalement, à moins d’un avis contraire. IMPORTANT: Les fournisseurs sous contrat d'approvisionnement, de service ou de construction en cours avec l'Université sont soumis à des communications plus spécifiques de leurs clients, qui auront préséance sur la présente communication générale.

Comme vous le savez certainement, la situation est extrêmement fluide et, entre autres changements possibles, cette fermeture de deux semaines peut être prolongée; merci pour votre compréhension alors que nous traversons ensemble ces temps incertains. Dans de nombreux domaines, l'Université McGill n'est pas autosuffisante et dépend de ses fournisseurs. Nous saisissons cette occasion pour vous remercier tous pour votre soutien continu.

L'Université continuera de mettre à jour sa communauté au fur et à mesure que la situation évolue et en suivant les nouvelles instructions du gouvernement. Veuillez consulter la page sur le coronavirus du site Web de McGill https://www.mcgill.ca/coronavirus/ pour les informations les plus récentes. Si vous avez des questions, écrivez à feedback.purchasing [at] mcgill.ca.

Cordialement,

Services de l'approvisionnemt 

Dear MMP User / Client of Procurement Services,

Following Monday’s general communication to McGill University suppliers (see below) and the significant feedback received from the supplier community, we encourage each of you who are issuing new purchase orders or currently have open / outstanding purchase orders, to proactively contact the suppliers and inform them of your ability to receive the goods or services, or to take arrangements for postponement***.  For instance, some labs continue to function in buildings that are otherwise temporarily closed, and unless deliveries are coordinated, the couriers are unable to enter the buildings and deliver to the labs.

***Your specific communications regarding ongoing service or delivery order contracts, whether to reinforce continuation of service or suspension of contractual activities, should be transmitted to the suppliers as soon as possible, copying your buyer on your email whenever possible

Should you encounter issues, please contact us at feedback.purchasing [at] mcgill.ca ()

If you face a dispute with any supplier, or if you require advice or support in regard to a specific ongoing contract, please do not hesitate to promptly raise the matter directly with your buyer.

Regards,

Procurement Services

VERSION FRANÇAISE

Cher utilisateur MMP / client des services d'approvisionnement,

Suite à la communication générale de lundi aux fournisseurs de l'Université McGill (voir ci-dessous) et aux commentaires importants reçus de la communauté des fournisseurs, nous encourageons chacun d'entre vous qui émet de nouveaux bons de commande ou qui ont actuellement des bons de commande ouverts / en attente d’être remplis, à contacter proactivement les fournisseurs et à les informer de votre capacité à recevoir les biens ou services, ou à prendre des dispositions pour un report de date***. Par exemple, certains laboratoires continuent de fonctionner dans des bâtiments qui sont autrement fermés temporairement, et à moins que les livraisons ne soient coordonnées, les fournisseurs ne peuvent pas entrer dans les bâtiments et livrer aux laboratoires.

*** Vos communications spécifiques concernant les contrats de service ou à commande en cours, que ce soit pour renforcer la poursuite du service ou la suspension des activités contractuelles, doivent être transmises aux fournisseurs dès que possible, en copiant votre acheteur sur votre e-mail chaque fois que possible.

Si vous rencontrez des questions, veuillez nous contacter à feedback.purchasing [at] mcgill.ca ()

Si vous êtes confronté à un différend avec un fournisseur ou si vous avez besoin de conseils ou d'assistance concernant un contrat spécifique en cours, n'hésitez pas à soulever rapidement la question directement auprès de votre acheteur.

Cordialement,

Services de l'approvisionnement