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Foire aux questions pour le personnel administratif

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Pour en savoir plus, lisez les guides sur le travail à distance et les autres foires aux questions de l’Université McGill.) 

 

 

Puis-je venir travailler sur le campus pendant cette période d’interruption?

L’accès aux immeubles est limité aux employés qui doivent remplir des fonctions nécessaires. Ces personnes seront informées par leurs superviseurs.

 

Qu’arrive-t-il si je ne peux pas utiliser toute ma banque de jours de congé avant la fin de mai? Puis-je reporter des jours de congé à l’année prochaine?

Nous examinerons les soldes de jours de congé au cas par cas. Nous vous demandons de communiquer avec votre supérieur pour discuter de votre cas particulier.

 

Cette période est éprouvante. Comment puis-je obtenir de l’aide?

Si vous vous sentez tendu, vous pouvez contacter votre programme d’aide aux employés (PAE) au 1-844-880-9142. Vous pouvez également visiter la page Programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF).  Rappel : toute communication entre votre conseiller du PAE et vous demeure gratuite et confidentielle. D’autres ressources pour le personnel sont disponibles sur la page ci-dessous.

 

Les employés occasionnels seront-ils payés pendant cette période?

Tous les employés contractuels de l’université dont le contrat en vigueur après le 1er mai, y compris les employés occasionnels et les stagiaires qui devaient travailler, seront payés pour les heures de travail prédéterminées.

 

Comment faut-il procéder pour soumettre les feuilles de présence?

Il est prévu que les employés occasionnels soumettent leurs feuilles de présence comme s’ils étaient au travail. Exceptionnellement, au cours de cette période, les signatures et approbations obtenues par courriel seront acceptées. Lorsque les activités normales reprendront, il faudra remplir la feuille de présence imprimée, la signer et la conserver dans l’unité en tant que dossier afin de satisfaire aux exigences en matière de conformité.

 

Dispose-t-on d’outils pour organiser des rencontres virtuelles ou permettre la collaboration?

Veuillez consulter le site Web des TI Working Remotely, lequel contient de l’information exhaustive.

  • Zoom est offert à tous les instructeurs et est réservé aux activités d’enseignement et d’apprentissage.
  • MS Teams est offert à tous les employés pour les travaux collaboratifs (conférences Web, clavardage, etc.)
  • WebEx est offert à tous les employés pour satisfaire leurs besoins de conférences par le Web.

 

La formation R2R aura-t-elle lieu comme prévu en mai et en juin?

Oui, le programme de formation R2R a été modifié afin qu’il soit possible de participer à distance à toutes les activités. Nous continuons à nous préparer en vue d’une date de lancement en juillet. Vous pouvez visiter le site Web suivant pour obtenir plus d’information. https://www.mcgill.ca/r2r/traininginformation

 

J’ai oublié quelque chose au bureau. Puis-je aller le récupérer?

Vous pouvez accéder aux édifices de l’Université, mais seulement pour récupérer des articles essentiels.À l’heure actuelle, les édifices sont ouverts du lundi au vendredi, pendant les heures normales d’ouverture. Pour accéder aux bureaux des unités, vous devez avoir une carte d’accès à puce (même si les édifices sont ouverts).

 

L’Université demeure ouverte pour le moment, mais la situation est très fluide et de nouvelles directives de fermeture complète des édifices pourraient être mises en place.Dans ce contexte, nous vous invitons à récupérer vos articles essentiels le plus rapidement possible.Si vous n’avez pas une carte qui vous donne accès à l’édifice du 680/688 en dehors des heures normales d’ouverture, communiquez avec Andrée LaHaise (andree.lahaise [at] mcgill.ca).

 

S’attend-on à ce que je réponde aux courriels et aux appels des étudiants comme si j’étais au bureau?

À l’exception des employés malades et de ceux qui sont dans l’incapacité de travailler à distance,tous les employés sont tenus de travailler à distance pendant leurs heures normales de travail.Si vous pensez que votre situation est particulière, veuillez communiquer avec votre supérieur.

 

Qu’entend-on par services essentiels?

Conformément aux directives de l’Université McGill, chaque unité a déterminé les fonctions essentielles de chacun de ses employés. En règle générale, les employés ayant des fonctions essentielles sont des personnes qui doivent être physiquement présentes sur le campus en cas de tempêtes de neige, par exemple, afin de veiller à la sécurité des installations, à la survie des animaux et à la poursuite des expériences scientifiques ou encore d’assurer une présence dans les résidences universitaires.La plupart des employés de l’École ne font pas partie de cette catégorie d’employés.

 

Puis-je faire des heures supplémentaires pendant la période de travail à distance?

Les heures de travail supplémentaires doivent être autorisées par votre supérieur, conformément aux politiques générales en matière d’heures supplémentaires de l’École.

 

Pendant la période de travail à distance, à qui dois-je adresser mes questions?

En cas de question ou pour toute autre demande pendant la période de travail à distance, les employés doivent communiquer avec leur supérieur immédiat.

 

Dans le cadre de mon travail, j’ai besoin d’utiliser un numériseur ou de joindre des feuilles à une confirmation imprimée pour un versement d’un paiement. Que dois-je faire?

Pour numériser des documents nécessaires aux activités de l’École, vous pouvez installer une application de numérisation sur votre appareil mobile, comme les applications Simpleocr ou Microsoft Office Lens (disponible sur Android et iOS).Tous les documents numérisés doivent être sauvegardés sur le disque dur partagé aux fins de sauvegarde par IT.

 

Certains chargés d’enseignement pourraient ne pas être en mesure de numériser les contrats et de les retourner par courriel. Si c’est le cas, peut-on accepter des phones du contrat prises au moyen d’un téléphone?

Pour numériser des documents nécessaires aux activités de l’École, les employés peuvent installer une application de numérisation sur leur appareil mobile, comme Office Lens.

 

Puis-je activer le transfert des appels à distance?

Il est possible d’activer la fonction de transfert des appels à partir de la plupart des appareils. À ce sujet, lisez les directives transmises par Andrée LaHaise.Dans d’autres cas, le transfert ne peut pas être activé à distance. Si c’est votre cas, nous vous recommandons de modifier le message d’accueil de votre boîte vocale pour indiquer aux appelants la manière de procéder pour communiquer avec vous.Voici un exemple de message : « Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de John Smith. Je suis absent de mon bureau. Pour communiquer avec moi, écrivez à john.smith@mcgill.ca. »Voici la marche à suivre pour enregistrer votre message d’accueil :

 

  1. Composez le 514-398-8227 pour accéder à la ligne générale.
  2. Composez le numéro du poste, suivi du #.
  3. Composez le mot de passe, suivi du #.
  4. Choisissez l’option 8, suivie de l’option 2.
  5. Choisissez l’option 1 pour enregistrer un message pour les appelants à l’externe, l’option 2 pour les appelants à l’interne et l’option 3 pour un message temporaire.
  6. Appuyez sur 5 pour enregistrer votre message.
  7. Appuyez sur # pour mettre fin à l’enregistrement.
  8. Le message d’accueil est sauvegardé automatiquement.

Pour entendre, supprimer, enregistrer à nouveau ou modifier le message, faites ce qui suit :
  • Appuyez sur 2 pour entendre le message.
  • Appuyez sur 7 ou 6 pour supprimer le message
  • Appuyez sur 5 pour enregistrer à nouveau le message.
  • Lorsque vous écoutez le message, vous pouvez aussi appuyer sur 5 à tout moment pour insérer un passage. Enregistrez le message, puis appuyez sur #.

Pour écouter les messages de votre boîte vocale, composez le 514-398-8227, saisissez ensuite le numéro du poste, suivi du #, puis votre mot de passe, suivi du #.

 

 

Quand l’Université rouvrira, pourrai-je continuer à travailler à distance pour réduire les risques de contamination, à l’exception des jours où il sera nécessaire de me rendre en personne à l’Université pour des rencontres avec les étudiants ou les clients (p. ex., les journées d’accueil)?

L’École mettra en place les directives de l’Université en ce qui a trait au travail à distance et sur place.Si l’Université décide que tous les employés doivent reprendre le travail sur place, les employés ne pourront pas continuer à travailler à distance.

 

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