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Lignes directrices concernant les modalités de travail flexible

Modalites de travail flexible programme pilote 2020 Ressources humaines McGillLa recherche montre que les modalités de travail flexible, lorsqu’elles sont bien choisies, peuvent constituer des solutions durables permettant aux employés de trouver un équilibre entre leur travail et leur vie personnelle, et contribuer grandement à leur motivation et à leur rétention. De nos jours, ils s’attendent d’ailleurs de plus en plus à ce que leur employeur leur offre certaines modalités de travail flexible pour les aider à concilier travail et vie personnelle. L’Université McGill suit cette tendance.

Le Programme de modalités de travail flexible a pour but d’offrir des modalités de travail flexible qui conviennent aux besoins opérationnels de l’unité et aux exigences relatives au poste de l’employé. La réussite des modalités de travail flexible dépend d’une communication efficace et d’un lien de confiance entre l’employé et son supérieur.

Admissibilité

  • L’ensemble du personnel administratif et de soutien est admissible au programme pilote, à l’exception des employés:

    • en période de probation ou d’essai;
    • qui font l’objet d’un plan d’amélioration de la qualité du travail.
  • La participation au programme est volontaire et dépend de l’approbation du supérieur immédiat.
  • Toutes les demandes seront évaluées avec attention par le supérieur de l’employé.
  • Les modalités de travail flexible ne conviennent pas à tous les postes et départements. Bien que tous les employés admissibles puissent soumettre une demande de modalités de travail flexible, l’autorisation du supérieur devrait dépendre des exigences opérationnelles ainsi que du poste et des responsabilités de chaque employé.
  • Consultez le tableau sur l’admissibilité par groupe d’employés sous l’onglet Options.

Processus de soumission d’une demande

  • On encourage les employés à discuter avec leur supérieur de leur intention de demander des modalités de travail flexible. Ces conversations entre employés et gestionnaires favorisent la cohérence et la compréhension mutuelle durant les étapes d’évaluation et de mise en œuvre.
  • Les employés doivent remplir le Formulaire de demande (voir l’onglet Formulaire) et le soumettre à leur gestionnaire par courriel, en mettant leur représentant local des RH en copie.

Évaluation des demandes

  • Les gestionnaires devraient donner une réponse dans les 10 jours ouvrables.
  • Toutes les demandes doivent être évaluées avec attention par les gestionnaires. L’employé n’a pas à fournir les raisons personnelles qui motivent sa demande pour que celle-ci soit prise en considération.
  • La décision d’approuver ou non une demande doit être juste et équitable. Ainsi, toutes les demandes doivent être évaluées de façon objective, sans préjugés personnels. Les gestionnaires sont responsables d’évaluer les demandes de façon objective et juste, mais ne sont pas dans l’obligation de les approuver.
  • Pour évaluer une demande, les gestionnaires devraient considérer les caractéristiques de l’employé et de son poste et les besoins opérationnels du département, de la faculté ou de l’unité.
  • On encourage les gestionnaires à consulter leur représentant des RH pour toutes questions ou préoccupations.
  • Lorsqu’une demande est refusée, le gestionnaire a une discussion avec l’employé pour lui expliquer sa décision.
  • Une fois que le gestionnaire a pris une décision et l’a communiquée à l’employé, il envoie une copie du formulaire rempli au conseiller local des RH.
  • Après avoir signé le formulaire et obtenu l’autorisation du syndicat au besoin, le conseiller des RH envoie le formulaire rempli au flexwork [at] mcgill.ca (subject: Completed%20FWA%20form) (Service des ressources humaines) à des fins statistiques.
  • L’employé et le gestionnaire se rencontreront dans les trois mois suivant le début des modalités de travail flexible pour évaluer leurs effets et la possibilité de les maintenir.
  • Les modalités de travail flexible peuvent prendre fin à la demande du gestionnaire ou de l’employé, avec un avis écrit de 30 jours. Ce délai peut être raccourci avec l’accord de toutes les parties.

Demandes d’accommodements ou de modalités de travail flexible

Les modalités de travail flexible ne sont pas requises lorsque la demande de l’employé s’inscrit dans l’application de la Loi sur les normes du travail ou des politiques de l’Université McGill. Par exemple, un employé n’a pas à soumettre une demande de modalités de travail flexible en raison d’obligations familiales, conformément aux dispositions de la Loi sur les normes du travail.

Options de modalités de travail flexible

Dans le cadre du programme pilote, il est recommandé de n’autoriser au départ qu’une seule option par employé afin de simplifier l’évaluation et la gestion des demandes. Cette recommandation ne vise toutefois pas à limiter la flexibilité lorsqu’il est possible d’accorder plus d’une option.

Les options:
  • Horaire variable
  • Télétravail
  • Veuillez noter que la "Semaine de Travail Comprimée/Condensée" ne fait pas présentement partie du programme pilote.

Horaire variable

Un employé qui a un horaire variable choisit un horaire qui diffère de l’horaire régulier. Il choisit des heures d’arrivée et de départ différentes, mais le total des heures travaillées par jour et par semaine doit respecter le nombre normal d’heures de travail (p. ex. 33,75/35 heures par semaine).

Ces modalités comprennent généralement une période fixe (les heures auxquelles tous les employés doivent être présents chaque jour) établie par le gestionnaire. L’employé peut choisir son heure d’arrivée et de départ, à condition d’être au travail durant la période fixe. L’horaire quotidien peut être le même tous les jours ou varier d’une journée à l’autre durant la semaine.

La pause-repas doit durer au minimum 30 minutes. Les pauses ne peuvent être prises en début ou en fin de journée de travail. Cependant, avec l'approbation du gestionnaire, l'employé a l'option de prendre l'une des deux pauses quotidiennes de 15 minutes immédiatement avant ou après la pause-repas.

Exemples :

  1. L’employé arrive à la même heure chaque jour (p. ex. à 7 h) et prend une heure et quart de pause-repas.
  2. L’employé arrive parfois à 7 h, parfois à 9 h, selon un horaire établi à l’avance, et prend une heure de pause-repas.
  3. L’employé arrive à 10 h du lundi au mercredi et à 9 h les jeudi et vendredi, et prend 30 minutes de pause-repas.

 

Télétravail

Cette modalité permet à un employé de travailler de son bureau à domicile une journée par semaine au maximum. Le télétravail peut s’appliquer pendant une courte période (p. ex. un mois) ou pendant toute la durée du programme pilote.

La pause-repas doit durer au minimum 30 minutes. Les pauses ne peuvent être prises en début ou en fin de journée de travail. Cependant, avec l'approbation du gestionnaire, l'employé a l'option de prendre l'une des deux pauses quotidiennes de 15 minutes immédiatement avant ou après la pause-repas.

Exemples :

  1. L’employé travaille de la maison un lundi sur deux pour toute la durée du programme pilote.
  2. L’employé travaille de la maison tous les mercredis pour une période de six mois.

 

Options par groupe d’employés

Groupe d’employés

Horaire variable

Télétravail

MPEX

Possible

Possible

MUNACA

Possible 

Possible

Association des employés occasionnels de l’Université McGill (AMUSE) Possible Possible
Syndicat des employés de service (groupe beige) Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail Possible
Syndicat des employés de service (groupe rouge)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.
Syndicat des employés de service (groupe bleu)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.
Syndicat des employés de service (groupe orange)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.
Syndicat des employés de service (groupe vert)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.
Syndicat des employés de service (groupe jaune)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.

Conditions

Générales

  • La pause-repas doit durer au minimum 30 minutes.
  • Les pauses ne peuvent être cumulées pour réduire les heures travaillées.
  • Les pauses ne peuvent être prises au début ou à la fin de la journée de travail.

Télétravail

  • Toutes les modalités de télétravail sont à la discrétion du gestionnaire et doivent être réalistes sur le plan opérationnel.
  • La nature et les exigences de l’emploi doivent permettre à l’employé de travailler efficacement à domicile en tout temps.
  • Le télétravail ne doit pas servir à prendre soin des enfants ou d’autres membres de la famille.
  • Il ne doit pas y avoir d’incidence sur le travail des autres lorsqu’un employé travaille à domicile (p. ex. participation à des réunions du département).
  • L’employé doit être en mesure de se présenter au bureau si une situation professionnelle l’exige, demeurer joignable durant la période de télétravail et être disponible pour des téléconférences, planifiées au besoin.
  • Les tâches, les obligations, les responsabilités et les normes de rendement de l’employé sont les mêmes que lorsqu’il travaille du bureau.
  • L’employé doit maintenir un environnement de travail sûr, sécuritaire et ergonomique, et signaler immédiatement toute blessure liée au travail à son supérieur.
  • L’employé accepte de ne pas tenir l’Université responsable de blessures à autrui qui surviendraient sur le lieu de télétravail. Le lieu de télétravail est considéré comme un prolongement de l’Université; ainsi, il est régi par les lois et les règlements de santé et de sécurité applicables.
  • L’employé doit se conformer aux exigences de signalement normales pour tout accident ou blessure liés au travail. Pour des raisons de sécurité, les employés ne peuvent tenir de réunions à leur domicile.
  • L’employé doit équiper son lieu de télétravail d’un ordinateur, d’un espace de travail, d’un téléphone, d’une imprimante et de fonctionnalités réseau ou Internet; il ne sera pas remboursé par l’employeur pour ces dépenses ou pour toute dépense connexe.
  • L’employé en télétravail comprend qu’il doit veiller à la confidentialité de tous les dossiers et documents de l’employeur. Les produits, les documents et les dossiers conçus en télétravail appartiennent à l’Université et doivent être créés et entreposés dans les systèmes ou sur le réseau de l’unité.
  • Les renseignements, les données, les documents, les mots de passe et toute autre information auxquels a accès l’employé en télétravail sont confidentiels et ne peuvent être téléchargés, copiés ou partagés de quelque façon que ce soit sans une autorisation préalable du gestionnaire.
  • L’employé ne doit pas accéder aux renseignements confidentiels ni les extraire du lieu de travail de l’unité (physiquement ou électroniquement) sans l’autorisation écrite de son supérieur.
  • L’employé s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que personne d’autre que lui ne puisse accéder à l’équipement et à l’information confidentielle (format papier ou électronique), notamment en utilisant la protection par mot de passe et en s’assurant que le réseau sans fil est sécurisé.
  • L’employé comprend que tous les dossiers et documents fournis par l’Université doivent demeurer la propriété de l’Université.

Avantages des modalités de travail flexible

Pour l’employé

  • Possibilité de réduire le temps de déplacement.
  • Possibilité d’améliorer l’équilibre travail-vie personnelle et le bien-être.
  • Possibilité pour l’employé de participer à des événements communautaires, scolaires et familiaux qui ont lieu durant les heures habituelles de travail ou de déplacement.
  • Possibilité d’accroître la productivité individuelle.

Pour le gestionnaire, le département et l’unité

  • Possibilité d’échelonner les heures de travail des employés et d’étendre l’horaire des activités et des services.
  • Possibilité pour les unités d’augmenter les heures d’activités lors de journées chargées sans avoir recours aux heures supplémentaires.
  • Possibilité de réduire les retards et l’absentéisme, et d’améliorer la motivation des employés.
  • Possibilité d’accroître le rendement et la productivité.
  • Possibilité pour les employés occupant le même poste de se former mutuellement et de partager les responsabilités.
  • Outil stratégique d’attraction et de rétention des employés.
  • Contribution au développement durable grâce à la réduction du temps de déplacement et ainsi, à la diminution de l’empreinte écologique de l’Université McGill.

Considérations relatives aux modalités de travail flexible

Pour l’employé

Générales

  • Vos tâches peuvent-elles être accomplies aussi efficacement avec des modalités de travail flexible qu’avec votre horaire actuel?
  • Votre horaire et votre situation vous permettent-ils de varier vos heures d’arrivée et de départ, de modifier votre horaire de travail ou de faire du télétravail?
  • Les modalités de travail flexible auront-elles une incidence sur des collègues et sur leur capacité à effectuer leurs tâches?

Télétravail

  • Vos tâches peuvent-elles être accomplies aussi efficacement à domicile?
  • Pour des raisons de sécurité, les employés ne peuvent tenir de réunions à domicile. Vos tâches peuvent-elles être effectuées au jour prévu sans rencontre avec des clients ou des collègues?
  • Le domicile de l’employé comporte-t-il un espace de travail approprié, exempt de distractions?
  • L’employé peut-il se concentrer uniquement sur son travail? Il ne doit pas s’acquitter d’autres tâches, comme prendre soin des enfants ou de personnes âgées, ni faire de travail personnel durant les heures de travail convenues.
  • L’employé dispose-t-il d’un équipement approprié (ordinateur, Internet haute vitesse, téléphone, services publics)? Tous les coûts associés à l’installation d’un bureau à domicile sont pris en charge par l’employé.
  • L’employé est-il en mesure de se conformer aux exigences relatives à la protection de la vie privée et à la confidentialité établies par l’unité ou le département, ainsi qu’aux politiques et procédures des services de TI de l’Université sur la protection des données et la gestion des dossiers?
  • L’espace de travail respecte-t-il les exigences en matière de santé et de sécurité?
  • L’employé est-il autonome? Gère-t-il bien son temps? Est-il à l’aise à l’idée de travailler seul?

Pour le gestionnaire, le département et l’unité

  • Les modalités de travail flexibles ne conviennent pas à tous les postes et à toutes les situations.

  • Comme il existe des périodes de pointe où les employés sont grandement sollicités, l’arrivée au travail plus tôt ou plus tard pourrait ne pas convenir à certaines tâches ou à certains moments de l’année.

  • Le télétravail ne convient pas aux postes dont les tâches s’effectuent principalement sur le campus, comme l’entretien, les services directs aux clients et la surveillance des laboratoires.
  • Le télétravail ne convient pas aux employés qui ont un besoin accru de formation ou de soutien direct pour effectuer leurs tâches efficacement.
  • Le télétravail ne convient pas aux postes qui requièrent l’utilisation d’équipement uniquement disponible sur le campus (p. ex. laboratoires de recherche).
  • Les gestionnaires doivent coordonner les horaires de travail de façon à répondre aux besoins opérationnels et à assurer le maintien des activités du bureau ou du département.
  • Les gestionnaires doivent établir les méthodes de communication, de travail d’équipe et de collaboration.
  • Les gestionnaires doivent établir la façon dont les tâches sont assignées et le soutien offert en leur absence (en raison d’horaires de travail différents ou parce que le gestionnaire a lui-même choisi des modalités de travail flexible).
  • Les gestionnaires doivent établir des objectifs précis, des livrables et des dates butoirs, que doivent respecter les employés.
  • Les gestionnaires doivent établir des méthodes de supervision et de suivi de la charge de travail et des résultats.

Outils et formulaire de demande

 

 

 

 

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