Lignes directrices concernant le Régime de travail flexible intérimaire

Le programme de Régime de Travail Flexible Intérimaire (RTFI) a pour but de favoriser un environnement de travail flexible autant que possible en tenant compte des besoins opérationnels l’unité et aux exigences relatives au poste de l’employé. La participation de l’employé est volontaire et dépend de l'approbation du supérieur immédiat.

A faire avant de soumettre une demande :

  1. Lisez les les directives ci-dessous concernant les critères d’admissibilité, les options du RTFI, et les considérations relatives à la demande. Assurez-vous de bien lire les consignes du télétravail.
  2. Discutez avec votre superviseur de votre intention de présenter une demande.
  3. Consultez votre représentant local des RH afin de comprendre des politiques supplémentaires qui ont été mises en place dans votre unité.
  4. Avant d’initier la demande, lisez et remplir la liste de vérification de santé et de sécurité pour le télétravail (voir section Outils et Formulaires plus bas) que vous devez soumettre avec votre demande.

Le formulaire de demande RTFI se trouve dans le Portail de service des RH Académiques et Administratives.

Admissibilité

  • L’ensemble du personnel administratif et de soutien est admissible au programme intérimaire.

  • La participation au programme est volontaire et nécessite l’approbation du supérieur immédiat.
  • Toutes les demandes seront évaluées avec attention par le supérieur de l’employé.
  • Les modalités de travail flexible ne conviennent pas à tous les postes et services. Bien que tous les employés admissibles puissent soumettre une demande de modalités de travail flexible, l’autorisation du supérieur doit être accordée en fonction des exigences opérationnelles ainsi que du poste et des responsabilités de chaque employé.
  • Consultez le tableau sur l’admissibilité par groupe d’employés sous l’onglet Options.

Processus de soumission d’une demande

  • On encourage les employés à discuter avec leur supérieur de leur intention de demander des modalités de travail flexible. Ces conversations entre employés et gestionnaires favorisent la cohérence et la compréhension mutuelle durant les étapes d’évaluation et de mise en œuvre.
  • Le formulaire de demande pour le régime de travail flexible intérimaire (RTFI) se trouve dans le Portail de service des RH Académiques et Administratives.

Évaluation des demandes

  • Le supérieur immédiat doit donner une réponse dans les 15 jours ouvrables.
  • Toutes les demandes doivent être évaluées avec attention par le supérieur. L’employé n’a pas à fournir les raisons personnelles qui motivent sa demande pour que celle-ci soit prise en considération.
  • La décision d’approuver ou non une demande doit être juste et équitable. Ainsi, toutes les demandes doivent être évaluées de façon objective, sans préjugés personnels. Le supérieur doit évaluer les demandes de façon objective et juste, mais il n’est pas dans l’obligation de les approuver.
  • En évaluant une demande, le supérieur immédiat doit prendre en considération la situation de l’employé, les caractéristiques de son poste et les exigences opérationnelles du département, de la faculté ou de l’unité.
  • Les supérieurs sont invités à transmettre leurs questions à leur représentant des Ressources humaines.
  • Lorsqu’une demande est refusée, le supérieur doit avoir une discussion avec l’employé pour lui expliquer sa décision.
  • Les modalités de travail flexible sont adoptées pour une période maximale d’un an. Une demande de renouvellement peut être présentée pour évaluation.
  • L'employé et son supérieur immédiat se rencontreront dans les trois mois suivant l’entrée en vigueur des modalités de travail flexible pour évaluer leurs effets et la possibilité de les maintenir.
  • Si l'employé et son supérieur décident d'apporter des ajustements mineurs ou temporaires a l'emploi du temps, il n'est pas nécessaire de resoumettre le formulaire par le portail. Par exemple, ils peuvent décider de changer les jours de la semaine que l'employé travaille a distance et ceci ne nécessite pas une nouvelle soumission. Par contre, une décision d'ajouter ou retirer l'option du flextime, ou d'organiser l'emploi du temps sur une base mensuelle plutôt qu'hebdomadaire doit être déclaré par le formulaire en ligne. 
  • Les modalités de travail flexible peuvent prendre fin à la demande du supérieur ou de l’employé sur préavis écrit de 30 jours. Ce délai peut être raccourci avec l’accord de toutes les parties.

Demandes d’accommodements ou de modalités de travail flexible

Les modalités de travail flexible ne sont pas requises lorsque la demande de l’employé s’inscrit dans l’application de la Loi sur les normes du travail ou des politiques de l’Université McGill. Par exemple, un employé n’a pas à soumettre une demande de modalités de travail flexible en raison d’obligations familiales, conformément aux dispositions de la Loi sur les normes du travail.

Options de modalités de travail flexible

Un employé peut demander une option ou les deux en même temps.

Options:

  • Horaire variable
  • Télétravail (hebdomadaire ou mensuel)

Horaire flexible

Un employé qui a un horaire flexible choisit un horaire de travail qui diffère de l’horaire régulier. Il choisit des heures d’arrivée et de départ différentes, mais le total des heures travaillées par jour et par semaine doit respecter le nombre normal d’heures de travail (p. ex. 6.75/7 heures par jour et 33,75/35 heures par semaine).

Ces modalités comprennent généralement une période fixe (les heures auxquelles tous les employés doivent être présents chaque jour) établie par le supérieur. L’employé peut choisir son heure d’arrivée et de départ, à condition d’être au travail durant la période fixe. L’horaire quotidien peut être le même tous les jours ou varier d’une journée à l’autre durant la semaine.

La pause-repas doit durer au minimum 30 minutes. Les pauses ne peuvent être prises au début ou à la fin de la journée de travail. Toutefois, un employé peut être autorisé à prendre l’une des deux pauses de 15 minutes immédiatement avant ou après sa pause-repas.

Exemples :

  1. L’employé arrive à la même heure chaque jour (p. ex. à 7 h) et prend une heure et quart de pause-repas.
  2. L’employé arrive parfois à 7 h, parfois à 9 h, selon un horaire établi à l’avance, et prend une heure de pause-repas.
  3. L’employé arrive à 10 h du lundi au mercredi et à 9 h les jeudi et vendredi, et prend 30 minutes de pause-repas.

 

Télétravail

Cette modalité permet à un employé d’effectuer jusqu’à 40 % de ses heures de travail de son bureau à domicile. Le calcul des heures de télétravail en pourcentage plutôt qu’en nombre de jours déterminé offre une plus grande souplesse pour les fonctions de nature cyclique ou qui ne se prêtent pas bien à un horaire de travail hybride régulier. Un employé pourrait opter pour un horaire régulier, où les 40 % prendraient la forme de deux jours de télétravail par semaine, ou opter pour un horaire plus souple qui lui permettrait d’effectuer de son domicile jusqu’à 40 % de ses heures de travail par mois, en moyenne. Ces modalités peuvent s’appliquer pendant une courte période (p. ex. un mois) ou pendant une période pouvant aller jusqu’à un an, avec possibilité de renouvellement.

La pause-repas doit durer au minimum 30 minutes. Les pauses ne peuvent être prises au début ou à la fin de la journée de travail. Toutefois, un employé peut être autorisé à prendre l’une des deux pauses de 15 minutes immédiatement avant ou après sa pause-repas.

Exemples :

  1. L’employé travaille de la maison tous les mardis et jeudis.
  2. L’employé travaille de la maison deux jours par semaine selon un horaire qui change chaque semaine.
  3. L’employé travaille de la maison une semaine par mois.

 

Options par groupe d’employés

Options par groupe d’employés

Horaire flexible

Télétravail

MPEX

Possible

Possible

MUNACA

Possible 

Possible

Association des employés occasionnels de l’Université McGill (AMUSE) Possible Possible
Syndicat des employés de service (groupe beige) Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail Possible
Syndicat des employés de service (groupe rouge)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.
Syndicat des employés de service (groupe bleu)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.
Syndicat des employés de service (groupe orange)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.
Syndicat des employés de service (groupe vert)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.
Syndicat des employés de service (groupe jaune)

Requiert l’autorisation du syndicat pour modifier les heures et les quarts de travail

S. O.

Conditions

Générales

  • La pause-repas doit durer au minimum 30 minutes.
  • On ne peut cumuler les pauses pour réduire les heures travaillées.
  • Les pauses ne peuvent être prises au début ou à la fin de la journée de travail.
  • Sous réserve d’une autorisation, l’une des deux pauses peut être prise immédiatement avant ou après la pause-repas.

Télétravail

  • Toutes les modalités de télétravail sont à la discrétion du supérieur et doivent être réalistes sur le plan opérationnel.
  • La nature et les exigences de l’emploi doivent permettre à l’employé de travailler efficacement à domicile en tout temps.
  • Le temps passé en télétravail ne doit pas servir à prendre soin des enfants ou d’autres membres de la famille.
  • Le fait qu’un employé travaille à domicile ne doit pas avoir d’incidence sur le travail des autres (p. ex. participation aux réunions du service).
  • L’employé doit être en mesure de se présenter au bureau si une situation professionnelle l’exige, demeurer joignable durant la période de télétravail et être disponible pour des téléconférences, planifiées selon les besoins.
  • Les tâches, les obligations, les responsabilités et les normes de rendement de l’employé sont les mêmes que lorsqu’il travaille au bureau.
  • L’employé doit maintenir un environnement de travail sûr, sécuritaire et ergonomique, et signaler immédiatement à son supérieur toute blessure liée au travail.
  • L’employé devra accepter de ne pas tenir l’Université responsable de blessures à autrui qui surviendraient sur le lieu de télétravail. Le lieu de télétravail est considéré comme un prolongement de l’Université; ainsi, il est régi par les lois et les règlements de santé et de sécurité applicables.
  • L’employé doit se conformer aux exigences de signalement habituelles pour tout accident ou blessure liés au travail. Pour des raisons de sécurité, les employés ne peuvent tenir de réunions en personne à leur domicile.
  • L’employé doit équiper son lieu de télétravail d’un espace de travail, d’un ordinateur et d’accessoires tels qu’un casque d’écoute, une caméra et un microphone, d’un téléphone, d’une imprimante et de fonctionnalités réseau ou Internet; il ne sera pas remboursé par l’employeur pour ces dépenses ou pour toute dépense connexe.
  • Par souci d’efficacité, l’employé pourrait être tenu de garder sa caméra allumée pendant les réunions virtuelles.
  • L’employé en télétravail comprend qu’il doit veiller à la confidentialité de tous les dossiers et documents de l’employeur. Les produits, les documents et les dossiers conçus en télétravail appartiennent à l’Université et doivent être créés et entreposés dans les systèmes ou sur le réseau de l’unité.
  • Les renseignements, les données, les documents, les mots de passe et toute autre information auxquels a accès l’employé en télétravail sont confidentiels et ne peuvent être téléchargés, copiés ou partagés de quelque façon que ce soit sans une autorisation du supérieur.
  • L’employé ne doit pas accéder aux renseignements confidentiels ni les extraire du lieu de travail de l’unité (physiquement ou électroniquement) sans l’autorisation écrite de son supérieur.
  • L’employé s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour que personne d’autre que lui ne puisse accéder à l’équipement et à l’information confidentielle (format papier ou électronique), notamment en utilisant la protection par mot de passe et en s’assurant que le réseau sans fil est sécurisé.
  • L’employé comprend que tous les dossiers et documents fournis par l’Université doivent demeurer la propriété de l’Université.

Avantages des modalités de travail flexible

Pour l’employé

  • Possibilité de réduire le temps de déplacement.
  • Possibilité d’améliorer l’équilibre travail-vie personnelle et le bien-être.
  • Possibilité pour l’employé de participer à des événements communautaires, scolaires et familiaux qui ont lieu durant les heures habituelles de travail ou de déplacement.
  • Possibilité d’accroître la productivité individuelle.

Pour le gestionnaire, le département et l’unité

  • Possibilité d’échelonner les heures de travail des employés et d’étendre l’horaire des activités et des services.
  • Possibilité pour les unités d’augmenter les heures d’activités lors de journées chargées sans avoir recours aux heures supplémentaires.
  • Possibilité de réduire les retards et l’absentéisme, et d’améliorer la motivation des employés.
  • Possibilité d’accroître le rendement et la productivité.
  • Possibilité pour les employés occupant le même poste de se former mutuellement et de partager les responsabilités.
  • Outil stratégique d’attraction et de rétention des employés.
  • Contribution au développement durable grâce à la réduction du temps de déplacement et ainsi, à la diminution de l’empreinte écologique de l’Université McGill.

Considérations relatives aux modalités de travail flexible

Pour l’employé

Générales

  • Vos tâches peuvent-elles être accomplies aussi efficacement avec des modalités de travail flexible qu’avec votre horaire actuel?
  • Votre situation et votre emploi du temps personnels vous permettent-ils de varier vos heures d’arrivée et de départ, de modifier votre horaire de travail ou de faire du télétravail?
  • Les modalités de travail flexible auront-elles une incidence sur des collègues et sur leur capacité à effectuer leurs tâches?

Télétravail

  • Les tâches peuvent-elles être accomplies aussi efficacement à domicile?
  • Les tâches peuvent-elles être accomplies le jour prévu sans que l’employé n’ait besoin de rencontrer des clients ou des collègues en personne?
  • Le domicile de l’employé comporte-t-il un espace de travail approprié et exempt de distractions?
  • L'espace de travail respecte-t-il les exigences en matière de santé et de sécurité? Consultez la Liste de contrôle en matière de santé et de sécurité.
  • L’employé peut-il se concentrer uniquement sur son travail pour McGill? Il ne doit pas s’acquitter d’autres tâches, comme prendre soin d’enfants ou de personnes âgées, ni faire de travail personnel durant les heures de travail convenues.
  • L’employé dispose-t-il d’un équipement approprié (ordinateur et accessoires tels qu’un casque d’écoute, une caméra, un microphone et une imprimante; Internet haute vitesse; téléphone; services publics)? Tous les coûts associés à l’installation d’un bureau à domicile sont payés par l’employé.
  • L’employé est-il en mesure de se conformer aux exigences relatives à la protection de la vie privée et à la confidentialité établies par l’unité ou le département, ainsi qu’aux politiques et procédures des services des TI de l’Université sur la protection des données et la gestion des dossiers?
  • L’employé est-il autonome? Gère-t-il bien son temps? Est-il à l’aise à l’idée de travailler seul?

Pour le gestionnaire, le département et l’unité

  • Les modalités de travail flexible ne conviennent pas à tous les postes et à toutes les situations.

  • Comme certaines périodes de pointe nécessitent la présence des employés sur le campus, il peut arriver qu’il ne soit pas possible de devancer ou de retarder l’arrivée au travail, ou de faire du télétravail pour certaines tâches ou à certains moments de l’année.

  • Les modalités de travail flexible ne conviennent pas aux postes dont les tâches s’effectuent principalement sur le campus, comme l’entretien, les services directs aux clients et la surveillance des laboratoires.
  • Les modalités de travail flexible ne conviennent pas aux employés qui ont un besoin accru de formation ou de soutien direct pour effectuer leurs tâches efficacement.
  • Les modalités de travail flexible ne conviennent pas aux postes qui requièrent l’utilisation d’équipement uniquement disponible sur le campus (p. ex. laboratoires de recherche).
  • Les supérieurs doivent coordonner les horaires de travail de façon à répondre aux exigences opérationnelles et à maintenir les activités du bureau ou du département.
  • Les supérieurs doivent établir les méthodes de communication, de travail d’équipe et de collaboration.
  • Les supérieurs doivent établir la façon dont les tâches sont assignées et le soutien offert en leur absence (en raison d’horaires de travail différents ou parce que le supérieur a lui-même choisi des modalités de travail flexible).
  • Les supérieurs doivent établir des objectifs précis, des livrables et des échéances, que doivent respecter les employés.
  • Les supérieurs doivent établir des méthodes de supervision et de suivi de la charge de travail et des résultats.

Outils et Formulaires

 

 

 

 

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