Mission du projet
Transformer le processus de remboursement des frais de déplacement et d’autres dépenses par la mise en place d’un logiciel moderne et convivial qui s’intègre sans heurt aux systèmes existants, améliore l’expérience des utilisateurs et optimise l’efficacité pour toutes les parties prenantes.
Une façon plus simple de gérer les remboursements des dépenses et des frais de déplacements
L’Université McGill est en train de repenser le processus de remboursement des dépenses et des frais de déplacement afin de simplifier et de moderniser l’expérience du corps enseignant et du personnel administratif. Cette initiative s’inscrit dans le cadre d’Horizon McGill, qui vise à améliorer l’efficacité opérationnelle en rationalisant et en modernisant les services à l’échelle de l’Université.
Quels sont les objectifs du projet?
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Moderniser le processus de remboursement des dépenses en automatisant les processus, les approbations et les courriels
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Améliorer l'accessibilité (création d’un rapport de dépenses pendant un déplacement, téléversement des reçus)
Pourquoi?
- Accélérer les remboursements
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Éliminer quantité d’opérations qu’il faut actuellement faire manuellement
- Améliorer les capacités de production de rapports, d’analyse des données et d’audit
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Améliorer l’expérience de l’utilisateur final
Comment?
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Remplacement du menu « Notes d’avances et de frais » dans Minerva par le nouveau module « Dépenses » dans Workday.
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ptimisation des processus de gestion des dépenses de l’Université McGill
| Membres du project | Direction de l'équipe de l'Université McGill |
|---|---|
| Vice-recteur (Administration & finance) | Fabrice Labeau, propriétaire fonctionnel |
| Vice-rectrice associée, Services financiers | Cristiane Tinmouth, commanditaire |
| Dirigeant principal de l’information et vice-recteur associé, Services des TI | Paul Chamberland, commanditaire |
| Adhésion des utilisateurs finaux | Jim Nicell, responsable, Personnel académique et de recherche |
| Services financiers | Julie Ghayad, responsable, Services |
| Technologies de l’information (TI) | Alex Aragona, responsable, Technologies de l’information |
| Gestion de projet (TI) | Antoine Soueidy, chef de projet |
| Gestion du changement (TI) | Anita de Souza, conseillère en gestion du changement |
| Étapes clés | Description |
|---|---|
| Janvier - juin 2025 | Ateliers de configuration de Workday Expenses |
| Juillet – septembre 2025 |
Validation et mise au point de la configuration de Workday Expenses Test des systèmes et des intégrations de Workday Expenses |
| Octobre – décembre 2025 |
Validations et tests des utilisateurs de Workday Expenses Début de la formation sur Workday Expenses |
| Janvier – mars 2026 |
Suite de la formation sur Workday Expenses Mise en service de Workday Expenses |
État d’avancement du projet
| Principales réalisations | En cours |
|---|---|
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Prochaines étapes
Avant le lancement du Workday Expenses, l’équipe de projet recueillera les avis des membres du corps enseignant et du personnel qui créent, approuvent et traitent les notes de frais. Cette contribution collective permettra la mise au point d’une solution de gestion des dépenses qui conviendra à l’ensemble de la communauté mcgilloise.
De plus amples informations, des formations et des mises à jour seront communiquées au cours des prochains mois.
Annonces
Février 2025 - Simplification du remboursement des dépenses et des frais de déplacement
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