Lancement prévu au début de 2026
Dernière mise à jour : 10 novembre 2025
Mission du projet
Transformer le processus de remboursement des frais de déplacement et d’autres dépenses par la mise en place d’un logiciel moderne et convivial qui s’intègre sans heurt aux systèmes existants, améliore l’expérience des utilisateurs et optimise l’efficacité pour toutes les parties prenantes.
Un processus de remboursement des dépenses et des frais de déplacement simplifié
L’Université McGill est en train de repenser le processus de remboursement des dépenses et des frais de déplacement afin de simplifier et de moderniser l’expérience du corps enseignant et du personnel administratif. Cette initiative s’inscrit dans le cadre d’Horizon McGill, qui vise à améliorer l’efficacité opérationnelle en simplifiant et en modernisant les services à l’échelle de l’Université.
Quels sont les objectifs du projet?
- Modernisation du processus de remboursement des dépenses grâce à l’automatisation des processus, des approbations et des courriels
- Suivi en temps réel permettant aux utilisateurs de suivre l’avancement de leurs demandes
- Renforcement de la précision des processus au moyen d’alertes et de contrôles intégrés permettant de corriger des erreurs avant le dépôt d’une demande
- Simplification des processus et optimisation des pratiques de travail pour une expérience plus fluide et plus efficace
-
Amélioration de l'accessibilité
- Création de rapports de dépenses pendant les déplacements
- Téléversement de reçus directement depuis son appareil
Pourquoi?
- Accélérer les remboursements.
- Éliminer quantité d’opérations qu’il faut actuellement faire manuellement.
- Harmoniser les processus liés aux déplacements et aux dépenses au sein de la communauté mcgilloise.
- Améliorer les capacités de production de rapports, d’analyse des données et d’audit.
- Améliorer l’expérience utilisateur grâce à un système intuitif, mobile et efficace.
Comment?
- Remplacement du menu « Notes d’avances et de frais » dans Minerva par le nouveau module « Expenses » dans Workday
- Optimisation des processus de gestion des dépenses de l’Université McGill
Représentation des utilisatrices et utilisateurs finaux
Trouvez votre répresentant ou représentante Workday Expenses: Consulter la liste des représentants
Membres de la gouvernance du projet
| Membres | Direction de l'équipe de l'Université McGill |
|---|---|
|
Vice-recteur, Administration et finances |
Fabrice Labeau, propriétaire fonctionnel |
|
Vice-rectrice associée, Services financiers |
Cristiane Tinmouth, commanditaire |
|
Dirigeant principal de l’information et vice-recteur associé, Services des technologies de l’information (TI) |
Paul Chamberland, commanditaire |
|
Adhésion des utilisateurs |
Jim Nicell, responsable, Personnel académique et de recherche |
|
Services financiers |
Julie Ghayad, responsable, Services |
|
TI |
Alex Aragona, responsable, TI |
|
Gestion de projet (TI) |
Antoine Soueidy, chef de projet |
|
Gestion du changement (TI) |
Anita de Souza, conseillère en gestion du changement |
Étapes clés
| Étapes Clés | Description |
|---|---|
|
Janvier-juin 2025 |
Ateliers de conception et de configuration– Terminés |
|
Juillet-septembre 2025 |
Cycle 1 : tests et mise au point – Terminé |
|
Octobre-décembre 2025 |
Cycle 2 : tests et ajustements supplémentaires – En cours Validations et tests des utilisateurs – En cours de planification Matériel de formation – En cours Plan de transition – En cours de planification |
|
Janvier-mars 2026 |
Formation Déploiement de Workday Expenses |
État d'avancement du projet
| Principales Réalisations | En Cours |
|---|---|
|
|
Prochaines étapes
Les membres du projet sont à peaufiner la solution et à recueillir les commentaires des utilisateurs finaux.
Des représentants et représentantes du changement aideront leurs collègues à se préparer et transmettront des informations au sein de leurs unités.
D’autres mises à jour seront communiquées dans les mois précédant le lancement, prévu au début de 2026.
Besoin de plus d'informations?
Communiquez avec nous par wdexpenses.finserv [at] mcgill.ca (courriel).
Annonces
Novembre 2025 - Le nouveau module Workday Expenses progresse grâce à la participation de la communauté
Juillet 2025 - Workday Expenses : Progrès réalisés et prochaines étapes
Février 2025 - Simplification du remboursement des dépenses et des frais de déplacement