Workday Expenses est maintenant en ligne! Il est accessible sur ordinateur et appareil mobile.
Dernière mise à jour : 12 février 2026 
Mission du projet![]()
Transformer le processus de remboursement des frais de déplacement et d’autres dépenses par la mise en place d’un logiciel moderne et convivial qui s’intègre sans heurt aux systèmes existants, améliore l’expérience des utilisateurs et optimise l’efficacité pour toutes les parties prenantes.
Un processus de remboursement des dépenses et des frais de déplacement simplifié
L’Université McGill est en train de repenser le processus de remboursement des dépenses et des frais de déplacement afin de simplifier et de moderniser l’expérience du corps enseignant et du personnel administratif. Cette initiative s’inscrit dans le cadre d’Horizon McGill, qui vise à améliorer l’efficacité opérationnelle en simplifiant et en modernisant les services à l’échelle de l’Université.
Quels sont les objectifs du projet?![]()
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Modernisation du processus de remboursement des dépenses grâce à l’automatisation des processus, des approbations et des courriels
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Suivi en temps réel permettant aux utilisateurs de suivre l’avancement de leurs demandes
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Renforcement de la précision des processus au moyen d’alertes et de contrôles intégrés permettant de corriger des erreurs avant le dépôt d’une demande
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Simplification des processus et optimisation des pratiques de travail pour une expérience plus fluide et plus efficace
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Amélioration de l'accessibilité
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Création de rapports de dépenses pendant les déplacements
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Téléversement de reçus directement depuis son appareil
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Pourquoi?
- Accélérer les remboursements.
- Éliminer quantité d’opérations qu’il faut actuellement faire manuellement.
- Harmoniser les processus liés aux déplacements et aux dépenses au sein de la communauté mcgilloise.
- Améliorer les capacités de production de rapports, d’analyse des données et d’audit.
- Améliorer l’expérience utilisateur grâce à un système intuitif, mobile et efficace.
Comment?
- Remplacement du menu « Notes d’avances et de frais » dans Minerva par le nouveau module « Expenses » dans Workday
- Optimisation des processus de gestion des dépenses de l’Université McGill
Agents et agentes de changement
Trouvez l’agent ou l’agente de changement Workday Expenses de votre faculté ou unité : Consulter la liste
Liens rapides
Workday Expenses arrive bientôt. Utilisez les liens ci-dessous pour vous préparer et obtenir rapidement de l’aide :
| Lien rapides |
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| Base de connaissances des Services financiers (vidéos de formation, guides et ressources d’autoapprentissage) |
| Courte vidéo de démonstration |
| Séances pratiques Workday Expenses (semaines des 16 et 23 février) — assistance en direct pour toute personne qui souhaite un soutien supplémentaire. Inscription obligatoire et places limitées. Inscrivez-vous dans Minerva (Menu des employé[e] – Menu de formation – Financial Services – Workday Expenses). |
| Agents et agentes de changement (par faculté/unité) — accompagnement pratique et réponses à vos questions : Consultez la liste |
| Centre d’assistance des Services financiers (demandes et questions liées aux frais de déplacement et au remboursement des dépenses, y compris les demandes d’autorisation de dépenses) |
| Portail de services TI (connexion à Workday / problèmes techniques) |
Commencez à utiliser Workday Expenses
Conçu comme une expérience de libre-service, Workday Expenses vous guide à chaque étape grâce à des invites et à des instructions intégrées. Vous pourrez téléverser des reçus, soumettre des notes de frais et des demandes d’autorisation de dépenses, et en assurer le suivi tout au long du processus d’approbation et de remboursement — le tout en un seul endroit.
Ouvrez une session sur Workday, puis ouvrez la Console centrale pour les frais (sélectionnez Menu – Personnel – Console centrale pour les frais).
Essayez aussi l’appli mobile Workday :
Formation et assistance
Si vous avez une question ou avez besoin d’aide, nous vous recommandons ce qui suit :
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Commencez par la base de connaissances des Services financiers (guides et ressources « comment faire »).
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Communiquez avec votre agent ou agente de changement dans votre faculté ou unité.
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Besoin d’un soutien supplémentaire? Soumettez une demande au centre d’assistance des Services financiers.
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Problème de connexion à Workday ou d’accès technique? Soumettez un ticket via le Portail de services TI.
Nouveau processus pour les étudiants et étudiantes
Les étudiantes et étudiants peuvent soumettre leurs reçus pour remboursement — ainsi que les demandes connexes — via le centre d’assistance des Services financiers, sous « Student (Grad & Undergrad) Expense Reimbursement & Advances », et suivre le guide étape par étape destiné aux étudiants et étudiantes pour compléter la soumission.
Membres de la gouvernance du projet![]()
| Membres | Direction de l'équipe de l'Université McGill |
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Vice-recteur, Administration et finances |
Fabrice Labeau, propriétaire fonctionnel |
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Vice-rectrice associée, Services financiers |
Lara Pereira, commanditaire |
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Dirigeant principal de l’information et vice-recteur associé, Services des technologies de l’information (TI) |
Paul Chamberland, commanditaire |
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Adhésion des utilisateurs |
Jim Nicell, responsable, Personnel académique et de recherche |
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Services financiers |
Julie Ghayad, responsable, Services |
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TI |
Alex Aragona, responsable, TI |
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Gestion de projet (TI) |
Antoine Soueidy, chef de projet |
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Gestion du changement (TI) |
Anita de Souza, conseillère en gestion du changement |
Étapes clés![]()
| Étapes Clés | Description |
|---|---|
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Janvier-juin 2025 |
Ateliers de conception et de configuration– Terminé |
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Juillet-septembre 2025 |
Cycle 1 : tests et mise au point – Terminé |
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Octobre-décembre 2025 |
Cycle 2 : tests et ajustements supplémentaires – Terminé Validations et tests des utilisateurs – Terminé Matériel de formation – Terminé Plan de transition – En cours |
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Janvier-février 2026 |
Activités de formation et de préparation (readiness) — En cours Déploiement de Workday Expenses |
| 12 février 2026 | Mise en service de Workday Expenses |
| février 2026 et après | Soutien après la mise en service et améliorations continues — Prévu |
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