Il s’agit d’un service en ligne de McGill qui permet tant aux étudiants actuels qu’aux anciens étudiants de demander que des relevés de notes officiels électroniques (eTranscripts), prenant la forme de documents PDF certifiés et signés numériquement, soient livrés n’importe où dans le monde dans les 15 minutes qui suivent la soumission d’une demande. Le service est disponible en tout temps; il est fort pratique, car il ne nécessite aucun déplacement au Point de service ou à un autre département pour faire une demande.

Les étudiants actuellement inscrits à McGill ainsi que les anciens étudiants qui ont été inscrits ou qui ont obtenu un diplôme de McGill depuis 1972 peuvent demander des relevés de notes officiels électroniques sur Minerva.

1. Ouvrez une session Minerva
2. Sélectionnez le menu Étudiant
3. Sélectionnez le menu Dossier de l’étudiant
4. Sélectionnez l’option Demander un relevé de notes officiel
5. Sélectionnez l’option Demander un relevé de notes officiel électronique
6. Choisissez Je consens et cliquez sur Soumettre pour accepter le transfert vers la page de demande de relevés de notes du National Student Clearinghouse (NSC), une organisation sans but lucratif des États-Unis
7. Suivez la procédure associée à l’Université McGill sur la page de demande de relevé de notes du NSC

Le service ETX (Échange de relevés de notes électroniques) est l’une des options d’envoi d’un relevé de notes officiel électronique qui permet à l’étudiant de sélectionner un établissement d’enseignement dans la liste NSC des partenaires destinataires ETX inscrits et validés. Les établissements d’enseignement inscrits à titre de partenaire ETX auprès du NSC peuvent télécharger des relevés de notes en format PDF directement de leur compte sécurisé de messagerie FTP pendant 180 jours (les relevés de notes en format PDF peuvent être téléchargés aussi souvent que nécessaire durant 90 jours). Le service ETX étant relativement nouveau au Canada, le nombre d’universités et de collèges canadiens apparaissant sur la liste NSC devrait croître avec le temps.

Cela dépend de votre choix de destinataire et d’option d’envoi du relevé. Si votre destinataire est un partenaire ETX auprès du NSC, votre relevé sera déposé dans son compte sécurisé de messagerie FTP. La plupart du temps, l’envoi s’effectuera au moyen d’un courriel (à l’adresse fournie par l’étudiant) qui contiendra un lien électronique d’accès aux relevés de notes. Il incombe à l’étudiant de fournir l’adresse courriel valide de chacun de ses destinataires et de s’assurer que ceux-ci acceptent les relevés de notes officiels électroniques. Le NSC envoie deux courriels au destinataire désigné, l’un donnant un mot de passe et l’autre indiquant le lien permettant d’extraire le relevé de notes officiel électronique à partir du site sécurisé du NSC. Après 30 jours, le lien électronique disparaît. Si l’étudiant choisit l’option de s’autoenvoyer un relevé de notes officiel électronique, le relevé sera aussi transmis à l’adresse courriel fournie.

The average processing time is approximately 15 minutes-1 hour, mais un délai de 24 heures peut s’ajouter si un changement de notes a été approuvé le jour de votre demande de relevés de notes. Dans le cas des demandes contenant des pièces jointes, exigeant des informations supplémentaires, voire une analyse plus poussée, ou portant sur un dossier en attente de la soumission d’une note, le temps de traitement peut prendre deux ou trois jours ouvrables.

La plupart des étudiants peuvent demander un relevé de notes officiel électronique, sauf ceux qui:

• ont un dossier antérieur à 1972;
• ont un dossier qui comporte des remarques «en attente»;
• sont nouvellement admis, n’ont aucun historique universitaire à McGill et ne se sont pas encore inscrits à des cours.

Sur Minerva, vous pouvez demander pour votre preuve d'inscription et attacher ce document à votre commande de transcription électronique officielle dans NSC. Les deux documents seront envoyés à l'adresse électronique que vous avez indiquée dans votre commande NSC.

Pour pouvoir transmettre des relevés de notes officiels par voie électronique en toute sécurité, McGill a établi un partenariat avec le National Student Clearinghouse (NSC), une organisation sans but lucratif des États-Unis, qui est un chef de file dans la prestation de services de validation et d’échanges de données éducatives fiables.

Le requérant reçoit régulièrement par courriel l’état de sa demande de relevé de notes. Il peut aussi effectuer un suivi en ligne depuis le site Web du NSC à l’aide du numéro de demande apparaissant dans le courriel reçu immédiatement après avoir effectué sa demande.

Non. La procédure de demande d’un relevé de notes papier, ainsi que les frais afférents, n’ont subi aucun changement.

Non. Après le traitement des demandes, le NSC ne conserve aucun document produit par son système.

Le NSC emploie de nombreux moyens opérationnels et techniques de protection, y compris des pratiques exemplaires en matière de sécurité de l’information et des normes de l’industrie comme les communications sécurisées à chiffrement de 128 bits. Toutes les données transférées utilisent des connexions SSL pour protéger les documents et les dossiers des étudiants. Le NSC a mis en œuvre d’autres mesures défensives qui réduisent les risques de perte ou de vol de données.

Le destinataire peut télécharger un relevé de notes aussi souvent que nécessaire durant 90 jours et peut le supprimer en tout temps. Les fichiers sont supprimés de façon définitive après 90 jours, qu’ils aient été téléchargés ou non. En ce qui concerne les partenaires ETX, une copie de chaque fichier est conservée dans le dossier d’archive du destinataire; ce dernier peut la télécharger jusqu’à 180 jours avant sa suppression.

Pour annuler votre demande:

1. Allez au site Web du NSC et sélectionnez votre établissement scolaire dans le menu déroulant.
2. Entrez votre numéro de demande de relevé de notes et votre adresse courriel, puis cliquez sur le bouton fléché.
3. À la page «Track Your Order» (Suivre votre demande), cliquez sur le bouton «Cancel Order» (Annuler la demande) vis-à-vis votre numéro de demande de relevé de notes.
4. Après avoir annulé votre demande de relevé de notes, connectez-vous sur Minerva pour effectuer une nouvelle demande, le cas échéant.

Si l’option «Cancel» (Annuler) vis-à-vis votre numéro de demande de relevé de notes n’est pas affichée:

Si l’état de votre demande indique «Consent Form Received» (Formulaire de consentement reçu) ou «In Process» (En traitement), veuillez alors communiquer avec le Point de service pour obtenir des explications. Si l’état de votre demande indique «Sent» (Envoyé), la demande ne peut être annulée.

Pour modifier votre demande:

Pour l’instant, il est impossible de modifier une demande. Si le changement à effectuer est important, l’annulation de la demande peut s’avérer nécessaire.

Assurez-vous d’abord que la plus récente version d’Acrobat Reader d’Adobe est installée et configurée comme votre visionneuse PDF par défaut. Pour accéder au relevé de notes depuis le centre de téléchargement du NSC:

1. Ouvrez les deux courriels reçus du NSC, soit «Transcript Link» (Lien du relevé de notes) et «Transcript Password» (Mot de passe du relevé de notes).
2. Cliquez sur le lien électronique affiché dans le courriel Lien du relevé de notes pour accéder au «Download Centre» (Centre de téléchargement).
3. Entrez l’adresse électronique à laquelle vous avez reçu les courriels de lien et de mot de passe du relevé de notes. Entrez ensuite le mot de passe que vous avez reçu.
   Remarque:le mot de passe est sensible à la casse.
4. Sélectionnez «Submit» (Soumettre)
5. Pour ouvrir ou télécharger le relevé de notes, sélectionnez «Download Transcript» (Télécharger le relevé de notes) au bas de la page «Transcript Details» (Détails du relevé de notes).
6. Double-cliquez sur l’icône PDF pour afficher le relevé de notes.

Vous pouvez accéder à votre relevé de notes ou le télécharger pendant 30 jours. Le courriel contenant le lien électronique d’accès au centre de téléchargement des relevés de notes donne aussi les paramètres de sécurité propres à votre relevé de notes électronique en format PDF, comme sa date d’expiration, l’autorisation ou non de l’imprimer et le nombre d’accès maximal au relevé de notes. Si votre relevé de notes est expiré, vous devez procéder à nouveau à la demande d’un relevé de notes officiel électronique.

1. Rendez-vous sur le site Web du NSC
2. Entrez votre numéro de demande de relevé de notes et votre adresse courriel, puis cliquez sur le bouton fléché pour que l’historique horodaté de votre demande et son état actuel s’affichent

Seuls les relevés de notes papier sont envoyés dans une enveloppe cachetée. Le processus de demande de relevés de notes officiels électroniques utilise la certification Ruban bleu d’Adobe pour garantir la validité du relevé de notes.

Oui, mais pour l’instant, ce service n’est offert qu’aux étudiants utilisant les services de fournisseurs de téléphonie mobile des États-Unis.

Tous les étudiants doivent donner leur consentement aux établissements d’enseignement souhaitant accéder à des renseignements personnels avant que ceux-ci puissent être partagés. Votre formulaire de consentement signé et daté par voie électronique prouve que vous avez donné votre autorisation à la diffusion de votre relevé de notes.

Vous devriez communiquer avec le Point de service ou demander un autre relevé de notes.

Oui. Toutes les transactions se conforment aux normes actuelles de sécurité des données du secteur des cartes de paiement (PCI-DSS). De plus, l’information transitant par l’Internet et provenant du NSC est chiffrée en conformité avec les protocoles de sécurité TLS et SSL. Vous pouvez consulter l’état actuel de la conformité à la norme PCI en sélectionnant le sceau de site de confiance Thawte® sur la page «Transcript Ordering Centre» (Centre de demande de relevés de notes), c’est-à-dire la page où vous choisissez votre établissement d’enseignement.

Lorsqu’un changement de note s’effectue le jour même de la demande de relevé de notes, le temps de traitement peut se prolonger. La nouvelle information apparaîtra dans le relevé de notes seulement après la mise à jour de la base de données Banner et du recalcul de la moyenne pondérée (MP), ce qui se fait la nuit. La moyenne de 15 minutes de traitement ne peut alors être observée.

Le temps de traitement des demandes de relevés de notes comportant des pièces jointes varie entre deux et trois jours ouvrables, car un examen manuel des pièces jointes est requis.

Les étudiants peuvent communiquer directement avec le NSC pour vérifier l’éventualité d’erreurs. S’il s’agit d’une demande nécessitant un examen plus approfondi (par exemple, parce qu’elle comporte des pièces jointes), l’étudiant devrait patienter quelques jours au moins, car ces demandes requièrent un traitement plus long. Lorsqu’une note vient d’être soumise, le relevé de notes sera produit et envoyé après que la tâche quotidienne de mise à jour des relevés de notes aura été exécutée.

Appliquez la procédure de demande d’un relevé de notes officiel électronique. Il sera envoyé à l’établissement d’enseignement ou au destinataire avec qui vous correspondez en moins de 15 minutes, sauf si votre demande contient des pièces jointes ou qu’un changement de note est en cours de traitement. Il s’agit de la méthode la plus rapide d’envoi d’un relevé de notes officiel électronique.

Sinon, si vous êtes actuellement inscrit à McGill, vous pouvez obtenir un relevé de notes officiel papier le même jour en vous présentant en personne au Point de service the same day
Remarque: des frais de 15 $ seront exigés. 

Vérifiez d’abord le format et la taille du fichier que vous tentez de téléverser. Le NSC ne permet le téléversement que des fichiers PDF de 5 Mo ou moins. Si le format et la taille satisfont ces exigences, le problème peut provenir de votre navigateur Internet. Recommencez alors la procédure et téléversez vos pièces jointes en changeant de navigateur Internet. Si le problème persiste, communiquez avec le centre d’aide du NSC.

Java a récemment effectué une mise à niveau de sécurité qui limite l’emploi du navigateur Internet Explorer (IE) sur certains sites sécurisés. Si vous utilisez IE pour téléverser des pièces jointes devant accompagner votre demande de relevé de notes, vous pourriez recevoir le message d’erreur «Application bloquée par la sécurité Java». Pour contourner la restriction de Java, procédez comme suit:

1. Ouvrez le Panneau de configuration de Windows et entrez «Java» dans la zone de recherche située dans le coin supérieur droit de l’écran.
2. Cliquez sur l’icône Java pour ouvrir le Panneau de configuration Java.
3. Cliquez ensuite sur l’onglet Sécurité.
4. Au bas de l’écran, cliquez sur Modifier la liste des sites avec exception.
5. À l’écran Liste des sites avec exception, cliquez sur Ajouter.
6. Ajoutez l’URL du site sécurisé de Clearinghouse (https://secure.studentclearinghouse.org) à la liste des sites avec exception, puis sélectionnez OK.
7. Après avoir ajouté l’URL de Clearinghouse à la liste des sites avec exception, vous pouvez procéder à la création de votre demande de relevé de notes.
8. Lors du téléversement de vos pièces jointes, Java affichera une fenêtre «Run» (Exécuter) pour appliquer l’exception Java qui vous permettra de téléverser les pièces jointes.

L’accès au relevé de notes nécessite la bonne version du logiciel. Veuillez vous référer à notre page Configuration requise pour connaître la version d’Adobe Reader que vous devez exécuter. Si le logiciel (ou la bonne version) n’est pas installé sur votre ordinateur, vous pouvez télécharger la plus récente version gratuite depuis le site Web d’Adobe.

Les frais associés à l’obtention de relevés de notes officiels électroniques sont moins élevés que ceux de leur équivalent papier. Les étudiants paient des frais de traitement en ligne minimaux de 2,50 USD par relevé de notes officiel électronique. Selon le profil de l’étudiant, d’autres frais peuvent s’ajouter:

1. Anciens étudiants:
​Frais McGill de 5,00 USD plus frais d’envoi NSC non remboursables applicables (2,50 USD pour un envoi ETX ou 3,50 USD pour un envoi PDF certifié par courriel [voir les options d’envoi])

• ​​Coût d’un relevé de notes officiel électronique par destinataire selon l’option d’envoi ETX: 7,50 USD
• Coût d’un relevé de notes officiel électronique par destinataire selon l’option d’envoi par courriel: 8,50 USD

2. Étudiants actuellement inscrits:
Aucun frais McGill; frais d’envoi NSC non remboursables applicables (2,50 USD pour un envoi ETX ou 3,50 USD pour un envoi PDF certifié par courriel [voir les options d’envoi])

• Coût d’un relevé de notes officiel électronique par destinataire selon l’option d’envoi ETX: 2,50 USD
• Coût d’un relevé de notes officiel électronique par destinataire selon l’option d’envoi par courriel: 3,50 USD

Le NSC n’accepte actuellement que les paiements par cartes bancaires ou de crédit VISA, MasterCard, American Express et Discover. Veuillez noter que tous les frais sont facturés au requérant en dollars des États-Unis (USD) et qu’ils ne le sont qu’après la production du relevé de notes officiel électronique.

Le NSC est une organisation sans but lucratif des États-Unis qui ne fait que commencer son expansion au Canada. Voilà pourquoi les frais sont en USD.

Si vous ne possédez ni carte bancaire ni carte de crédit, vous pouvez utiliser une carte prépayée Visa ou MasterCard pour effectuer votre demande de relevés de notes officiels électroniques. Pour que la transaction réussisse, assurez-vous que la somme enregistrée sur la carte prépayée est suffisante pour couvrir les coûts de votre demande de relevés de notes.

Aucun remboursement n’est possible. Lorsqu’une demande de relevés de notes officiels électroniques est acheminée, elle est traitée et livrée au destinataire en quelques minutes. Si une demande contient une erreur, comme un mauvais destinataire, l’étudiant doit effectuer une nouvelle demande sans possibilité de remboursement.

Les frais sont facturés aux étudiants une fois leur demande traitée par le système. Lorsque vous recevez une confirmation par courriel que votre relevé de notes officiel électronique a été produit et envoyé au destinataire, vérifiez auprès du fournisseur de votre carte bancaire ou de votre carte de crédit si la transaction a été enregistrée.