Update on Winter 2022 term / Le point sur la session d’hiver 2022

This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning) on behalf of the Emergency Operations Centre.

La version française suit.

Dear members of the McGill community,

At a press conference December 30, 2021, the Government of Quebec announced a number of new measures to slow the spread of the Omicron variant. Only necessary activities will continue on site at the moment, and we will gradually open up more in-person activities as soon as the epidemiological situation safely permits. As always, we will prioritize core academic activities.

Please find below a summary of what these new measures mean for McGill.

The term starts as scheduled; Most instruction will be online until January 24

  • Classes will start as scheduled, though most instruction will be delivered remotely between January 5 and 23. While Plan A as announced before the holidays was to restart in-person instruction January 10, we have moved to Plan B, delaying the start by an additional two weeks.
  • Many “Tier 1” teaching activities, however, will be held in-person as of January 10. Students will be notified in the week of January 3 when their Tier 1 courses will start in person, as this will vary from course to course.
    • Tier 1 activities are educational activities that are extremely difficult to conduct online, and include critical teaching laboratories, clinical activities, project courses, various activities in music, and other experiential in-person components of courses, including those required for graduating students. These in-person teaching activities will be clearly identified as such on course outlines.
    • Please note that in-person teaching activities in the health sciences and some music lessons will start in-person during the week of 3 January.

Research continues as it did in Fall 2021

For the moment, there is no change with in-person research.

  • Research that can be conducted remotely should be done remotely.
  • If research cannot be conducted remotely, it is allowed.
  • Some limited research with in-person human participants will be allowed to continue.

Administrative and Support Staff

  • Administrative and support staff who can perform their job functions from home must do so until January 23 inclusive. As in the past, some staff members will be required to be on campus, including for services to students on campus.
  • As primary and secondary schools are online until January 17, supervisors should provide staff with young children at home flexibility in working hours, where possible. Be supportive and carefully review and consider your employee(s) requests, be open to solutions that you have not previously experienced and consult with your HR Advisor if need be.

Library and flex spaces

  • All physical library spaces and flex spaces are closed the week of January 3. Information about these services after January 9 will be available in the coming days.
  • Virtual library services will be available when physical spaces are closed.

McGill staff travelling for work between 10 p.m. and 5 a.m. will need “safe passage” letters

  • The Government of Quebec has imposed a curfew between 10 p.m. and 5 a.m., starting December 31, 2021. No end date has been announced.
  • Employees who need to travel to or from work, or for work purposes, during that time period must carry documentation (a “safe passage” letter) to avoid fines for breaking the curfew.
  • If you need a letter, please contact your supervisor as soon as possible.

Report only positive COVID-19 tests, not symptoms, to the Case Management Group

  • Previously, our community members who have been on campus were asked to report COVID-19 symptoms or positive tests to McGill’s Case Management Group.
  • Due to changes in the Government’s protocols, we ask that you report only positive COVID-19 tests to the Case Management Group IF you have been on campus in the preceding 48 hours. You should report by calling 514-398-3000.
  • You do not need to report COVID-19 symptoms.
  • If you need any work or academic accommodations related to COVID-19 symptoms or a positive test, you should still fill out the appropriate form on Minerva to open your case.

Suspension of rapid testing on our campuses

  • Based on Quebec’s current epidemiological situation and the scarcity of test kits, the Government strongly recommends limiting rapid testing to people with COVID-19 symptoms.
  • As a result, we will temporarily pause our rapid testing pilot project for asymptomatic members of the McGill community. The rapid testing sites will not open January 3 as originally planned.
  • Anyone with symptoms should NOT be coming to our campuses, and we do not want to encourage our community members to make trips to campus just to be tested.
  • In the meantime, we are looking into other ways of distributing rapid tests for McGillians who are required to be on campus, including those living in residences. We will restart our clinics as soon as we can responsibly do so.

Residences

  • The Government’s ban on private gatherings will impact students in residences. An email to students and staff in residences will be sent shortly.

The pages across McGill’s Coronavirus website will gradually be updated in the week of January 3 to reflect these changes. Up-to-date information will be available via email or the Announcements section on the Coronavirus homepage.

It is frustrating to start the New Year with rapidly rising cases and more restrictions. The new measures are essential, however, to slow the spread of the virus and protect our health care system. Please do your part to protect yourself and our society. Follow all safety measures and get your third dose as soon as you can. And remember, resources are available to help students and staff if the pandemic is taking a toll on your mental health.

Stay safe and stay well.

Fabrice Labeau

Deputy Provost (Student Life and Learning)


Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante), au nom du Centre des opérations d’urgence (COU).

Chers membres de la communauté mcgilloise, 

Lors d’une conférence de presse tenue le 30 décembre dernier, le gouvernement du Québec a annoncé la mise en place d’une série de mesures visant à ralentir la propagation du variant Omicron. Par conséquent, seules les activités indispensables se dérouleront sur les campus pour l’instant; nous reviendrons graduellement au présentiel dès que la situation épidémiologique le permettra. Comme toujours, nous prioriserons le volet académique, au cœur de notre mission. 

Les principales répercussions de ces nouvelles mesures sur les activités de l’Université sont résumées ci-après. 

La session d’hiver débutera à la date prévue, et l’enseignement se déroulera essentiellement à distance jusqu’au 24 janvier

  • Les cours débuteront comme prévu, mais la plupart d’entre eux se dérouleront à distance du 5 au 23 janvierAnnoncé avant le congé des fêtes, notre plan A prévoyait la reprise de l’enseignement en présentiel le 10 janvier, mais nous sommes passés au plan B en reportant de deux semaines le retour sur le campus. 
  • Cependant, de nombreuses activités d’enseignement dites « de niveau 1 » se tiendront en personne à compter du 10 janvier. La date exacte du début de ces activités varie selon le cours; elle sera communiquée aux étudiants visés dans la semaine du 3 janvier. 
    • Les activités de niveau 1 sont des activités d’enseignement extrêmement difficiles à transporter en ligne, à savoir : laboratoires, activités cliniques, projets, cours de musique et volets pratiques essentiels, notamment pour les finissants. Ces activités d’enseignement en présentiel seront clairement indiquées dans les plans de cours. 
    • Les activités d’enseignement en sciences de la santé et en musique ne pouvant se dérouler à distance débuteront en présentiel dans la semaine du 3 janvier. 

Poursuite de la recherche, comme à l’automne 2021 

Pour l’instant, les activités de recherche en présentiel ne sont pas touchées par les nouvelles mesures. 

  • Toute activité de recherche ne nécessitant pas la présence des personnes sur le campus doit être réalisée à distance. 
  • Les activités de recherche ne pouvant être menées à distance peuvent être réalisées sur place. 
  • Certaines activités de recherche menées chez des êtres humains devant être présents sur place pourront se poursuivre. 

Personnel administratif et de soutien 

  • Les membres du personnel administratif et de soutien qui peuvent s’acquitter de leurs fonctions de la maison doivent le faire jusqu’au 23 janvier, inclusivement. Comme ce fut le cas précédemment, certains membres du personnel devront travailler sur le campus, notamment les personnes affectées aux services aux étudiants. 
  • Comme les élèves du primaire et du secondaire seront scolarisés en ligne jusqu’au 17 janvier, les superviseurs doivent, dans la mesure du possible, assouplir l’horaire de travail des parents de jeunes enfants. Nous comptons sur vous pour épauler vos employés et prendre leurs demandes en considération en étant disposés à recourir à des solutions inédites. Au besoin, n’hésitez pas à consulter votre conseiller en ressources humaines.   

Bibliothèques et espaces polyvalents 

  • Toutes les bibliothèques et les espaces polyvalents seront fermés pendant la semaine du 3 janvier. Vous recevrez dans les jours à venir de l’information sur les modalités de prestation de ces services après le 9 janvier.   
  • Les services de la bibliothèque seront offerts en mode virtuel pendant cette fermeture. 

Permis de circuler pour les déplacements professionnels entre 22 h et 5 h 

  • Le gouvernement du Québec a imposé un couvre-feu qui sera en vigueur de 22 h à 5 h à compter du 31 décembre 2021. La date de levée de ce couvre-feu n’a pas été précisée. 
  • Les employés devant se déplacer pendant ces heures entre leur lieu de travail et leur domicile, ou à toute autre fin professionnelle, doivent avoir en leur possession un permis de circuler, sans quoi ils s’exposent à une amende. 
  • Si vous avez besoin d’un permis de circuler, faites-en la demande le plus rapidement possible à votre superviseur. 

Signalements au Groupe de gestion des cas : résultats positifs seulement 

  • Auparavant, nous demandions aux membres de notre communauté qui s’étaient rendus sur nos campus de signaler au Groupe de gestion des cas la présence de symptômes de COVID-19 ou l’obtention d’un résultat positif à un test de dépistage.   
  • Comme suite à la modification des protocoles de la Santé publique, vous ne devez désormais communiquer avec le Groupe de gestion des cas QUE si vous avez obtenu un résultat positif à un test de dépistage ET que vous étiez présent sur nos campus au cours des 48 heures précédentes. Le numéro à composer est le 514 398-3000. 
  • Vous n’avez pas à signaler la présence de symptômes de COVID-19. 
  • Si vous avez besoin d’accommodements pour votre travail ou vos études en raison de symptômes de COVID-19 ou d’un test positif, vous devez remplir le formulaire prévu à cette fin, que vous trouverez dans Minerva. 

Suspension du dépistage rapide sur le campus 

  • En raison de la situation épidémiologique et de la rareté des trousses de dépistage rapide, le gouvernement du Québec recommande fortement de réserver ces tests aux personnes ayant des symptômes de COVID-19.   
  • Par conséquent, nous suspendons temporairement notre projet pilote, qui permettait aux membres asymptomatiques de la communauté mcgilloise de bénéficier d’un dépistage rapide sur le campus. Ainsi, l’ouverture des points de dépistage rapide, prévue initialement le 3 janvier, n’aura pas lieu
  • Nous ne voulons pas inciter les membres de notre communauté à se rendre sur nos campus uniquement pour se faire tester : vous ne devez PAS vous présenter sur nos campus si vous avez des symptômes. 
  • Par ailleurs, nous prenons des dispositions pour la distribution de tests rapides par d’autres moyens aux McGillois qui doivent absolument venir sur nos campus, notamment ceux qui vivent en résidence. Nous rouvrirons nos cliniques dès que nous pourrons le faire en toute sécurité. 

Résidences 

  • L’interdiction des rassemblements privés décrétée par le gouvernement aura des répercussions sur la vie en résidence. Nous communiquerons sous peu avec les étudiants et le personnel des résidences à ce sujet. 

Nous actualiserons le site de l’Université consacré au coronavirus au cours de la semaine du 3 janvier. Pour obtenir de l’information à jour, consultez vos courriels ou la rubrique « Annonces » de la page d’accueil du site sur le coronavirus. 

La hausse rapide des cas et l’ajout de restrictions en ce début d’année sont pour le moins désolants. Cela dit, on doit absolument resserrer les mesures pour freiner la propagation du virus et préserver notre système de santé. De grâce, faites ce qu’il faut pour vous protéger et protéger l’ensemble de notre société. Respectez les consignes sanitaires et allez chercher votre troisième dose dès que possible. En terminant, nous vous rappelons que les étudiants et le personnel qui en ressentent le besoin peuvent se prévaloir de ressources en santé mentale.   

Portez-vous bien et soyez prudents. 

Fabrice Labeau 
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)     

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