This message is sent on behalf of Christopher Manfredi, Provost and Vice-Principal (Academic), and Yves Beauchamp, Vice-Principal (Administration and Finance)
La version française suit :
Dear members of the McGill community,
The epidemiological situation is certainly not what we were all hoping for heading into the holidays. It is a stressful and exhausting time for us all, and feelings of anxiety are normal when the future is unpredictable. Resources are available to help students and staff.
Staff involved in emergency planning will be working hard over the holiday break to plan for different scenarios, so that we can continue to keep the community safe in the Winter 2022 term.
Winter 2022 Term
As we look to the Winter Term, we keep the health and safety of our community and the vitality of our core academic mission as our guiding lights. We will strive to give students the best in-person educational experience possible while maintaining safety.
Following discussions with the Quebec government, this is our plan:
- Week of Jan 3:
- Most educational activities will be remote. However, teaching activities that must be held in person that week are permitted, notably those occurring within the health sciences and some music lessons.
- As announced previously, administrative and support staff who can perform their job functions from home must do so until January 9 inclusive. As in the past, some staff members will be required to be on campus.
- Starting January 10th, there are currently two scenarios:
- Plan A (preferred): We aim to restart all our in-person teaching activities on January 10. We will not be able to confirm this in-person restart until we receive an update from Public Health, which we expect around January 3.
- Plan B: If we cannot restart in-person on January 10, many of our activities will remain mostly remote for two more weeks and will be reassessed regularly. We will do our best to give instructors and students one week of notice before we move back to in-person. What we call “Tier 1” teaching activities, however, will be held in-person as of January 10. Tier 1 activities are educational activities that are extremely difficult to conduct online, and include critical teaching laboratories, clinical activities, project courses, various activities in music, and other experiential in-person components of courses, including those required for graduating students. These in-person teaching activities will be clearly identified as such on course outlines.
- We will send an update on in-person activities for administrative and support staff in the week of January 3.
The uncertainty around the impact of the new Omicron variant remains high, and it is impossible to know exactly what the situation will look like in two weeks. However, we intend to return to in-person education as soon as safely possible and when government directives permit.
- All students and instructors should expect to be in Montreal for classes and ready for in-person instruction no later than January 10.
- Even if the period of remote operation is extended, all students with Tier 1 activities, as defined above, are expected to be in person for these activities for the whole semester.
This uncertainty is very difficult, and we know it could cause extra work and stress for many staff, and anxiety for students. At this moment, unpredictability is the reality, unfortunately.
Reactivation of the Emergency Operations Centre
The current situation in Quebec, which involves rapidly changing safety measures and government directives, requires centralized coordination and planning. As a result, the senior administration has reactivated the Emergency Operations Centre (EOC), which will, for the time being, replace the Recovery and Operations Resumption (ROR) Committee.
As in the past, the EOC will continue to make recommendations on major decisions to the Policy Group. The Policy Group, which we sit on, is made up of members of the senior administration and is led by the Principal. This Group approves any major decisions, which the EOC then implements, with the help of teams across McGill.
Thank you
Many members of the EOC and ROR, and the teams that work with them, have been working long hours for nearly two years now to manage the pandemic. They have been incredibly successful in limiting the spread of the virus on campus to a few isolated incidents, while enabling us to fulfil our mission. We want to thank them for their dedication.
As well, we want to thank all staff, whether you have been working on or off campus. In addition to our academic staff, we want to take a moment to recognize administrative and support staff for all they have done to support our community and keep our institution going. Staff have been on-site to support students, to keep our buildings functioning and clean, to keep cutting-edge research ongoing, and to keep our libraries operational, to mention just a few services. Whether on-site or largely working from home, you have been doing great work in really tough circumstances.
We would like to suggest that if you are also grateful for your colleagues’ work, take a moment to drop them a line. That moment of appreciation can really brighten someone’s day.
Have a safe and happy holiday season.
With thanks,
Christopher Manfredi
Provost and Vice-Principal (Academic)
Yves Beauchamp
Vice-Principal (Administration and Finance)
Le présent message est envoyé au nom de Christopher Manfredi, vice-principal exécutif et vice-principal aux études, et d’Yves Beauchamp, vice-principal (Administration et finances).
Chers membres de la communauté mcgilloise,
Encore une fois, la COVID-19 vient chambouler nos fêtes de fin d’année. Le climat d’incertitude actuel peut être source d’anxiété, et c’est pourquoi il ne faut pas hésiter à utiliser les ressources mises à la disposition des étudiants et des membres du personnel.
Le personnel chargé de la planification d’urgence sera à pied d’œuvre pendant le congé des fêtes pour préparer une session d’hiver 2022 dans le respect des consignes de sécurité.
Session d’hiver 2022
Notre planification de la session d’hiver repose sur deux priorités : la santé et la sécurité de notre communauté ainsi que la vitalité de notre mission universitaire. Nous voulons que nos étudiants profitent le plus possible de leur expérience universitaire en présentiel, et ce, en toute sécurité.
Après avoir discuté avec des représentants du gouvernement du Québec, nous avons mis au point le plan suivant :
- Semaine du 3 janvier :
- La plupart des activités d’enseignement se feront à distance. Toutefois, celles qui doivent se dérouler en présentiel seront autorisées, comme c’est le cas pour certains cours de sciences de la santé et de musique.
- Nous vous rappelons que les membres du personnel administratif et de soutien qui peuvent s’acquitter de leurs fonctions de la maison doivent le faire jusqu’au 9 janvier, inclusivement. Certains membres du personnel devront travailler sur le campus en raison de la nature de leurs tâches.
- À compter du 10 janvier, deux scénarios pourraient s’appliquer :
- Scénario A (privilégié) : Nous prévoyons une reprise de l’ensemble des activités d’enseignement en présentiel le 10 janvier. Toutefois, nous ne pourrons pas confirmer cette reprise avant d’avoir reçu les consignes de la santé publique, vers le 3 janvier.
- Scénario B : S’il n’est pas possible de revenir au présentiel le 10 janvier, bon nombre de nos activités se dérouleront principalement à distance pendant deux semaines supplémentaires. Nous réévaluerons la situation régulièrement et nous nous efforcerons de donner aux enseignants et aux étudiants une semaine de préavis avant de rétablir les activités en présentiel. Toutefois, les activités d’enseignement dites « de niveau 1 » se dérouleront en présentiel à compter du 10 janvier. Ces dernières sont des activités d’enseignement extrêmement difficiles à transporter en ligne, à savoir : laboratoires, activités cliniques, projets, cours de musique et volets pratiques essentiels, notamment pour les finissants. Ces activités d’enseignement en présentiel seront clairement indiquées dans les plans de cours.
- Nous ferons le point sur les activités en présentiel pour le personnel administratif et de soutien durant la semaine du 3 janvier.
De nombreuses incertitudes subsistent quant aux effets du variant Omicron, si bien qu’il est impossible de savoir quelle sera précisément la situation dans deux semaines. Sachez toutefois que nous avons l’intention de revenir aux activités d’enseignement en présentiel dès qu’il sera possible de le faire en toute sécurité et en conformité avec les consignes gouvernementales.
- Tous les membres des corps étudiant et enseignant devront être à Montréal, prêts à reprendre les activités d’enseignement en présentiel, au plus tard le 10 janvier.
- Même si les prestations à distance se prolongent, tous les étudiants ayant à l’horaire des activités de niveau 1 (définies ci-dessus) devront être en mesure d’y participer en personne pendant toute la session.
L’incertitude ambiante pèse lourd, nous en sommes bien conscients. Elle pourrait amener du stress et un surcroît de travail pour de nombreux employés, et provoquer de l’anxiété chez les étudiants. Mais malheureusement, c’est la réalité avec laquelle nous devons composer.
Remise en service du Centre des opérations d’urgence
Comme les mesures sanitaires et les consignes gouvernementales changent constamment au Québec en ce moment, une recentralisation de la coordination et de la planification s’impose. C’est pourquoi la haute direction a remis en service le Centre des opérations d’urgence (COU), qui prendra provisoirement la relève du Comité de la reprise des activités et du retour (RAR).
Le COU reprend donc ses fonctions antérieures, c’est-à-dire qu’il soumettra ses recommandations au Groupe des politiques sur les grandes décisions à prendre. Le Groupe des politiques, dont nous faisons partie, se compose des membres de la haute direction et est dirigé par la principale. Il approuve ces décisions, que le COU doit ensuite mettre en place avec l’aide de toutes les équipes de l’Université.
Merci!
De nombreux membres du COU et du RAR, et des équipes qui collaborent avec eux, ne comptent pas leurs heures depuis près de deux ans maintenant afin d’assurer une bonne gestion de la pandémie. Grâce à leur travail acharné, nous avons pu limiter la propagation du virus sur nos campus – hormis quelques incidents isolés – et nous acquitter de notre mission universitaire. Nous les remercions pour leur dévouement.
Notre reconnaissance va également à l’ensemble du personnel travaillant sur place et à distance. Outre le corps enseignant, nous tenons à remercier le personnel administratif et de soutien, qui n’a pas ménagé ses efforts pour épauler notre communauté et assurer le bon fonctionnement de l’Université. Depuis le tout début, des employés sont là, sur place, pour offrir une panoplie de services : soutien aux étudiants, bon fonctionnement et propreté de nos immeubles, poursuite de nos recherches de pointe et bonne marche de nos bibliothèques. Que vous soyez sur les campus ou à la maison, vous avez accompli un travail remarquable dans des circonstances très difficiles.
D’ailleurs, nous nous permettons de vous suggérer d’envoyer un mot de remerciement à vos collègues. Une petite tape dans le dos, ça fait beaucoup de bien.
Passez de joyeuses fêtes et soyez prudents.
Avec nos sincères remerciements,
Christopher Manfredi
Vice-principal exécutif et vice-principal aux études
Yves Beauchamp
Vice-principal (Administration et finance)
