Campus update for students - December 11, 2020

This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Emergency Operations Centre.

La version française suit.

Dear students,

I want to take this opportunity before we enter our quiet holiday season to sincerely thank each of you for your support for each other, your understanding, and the many sacrifices you’ve made for the health and safety of our community throughout this year. As January approaches, I’m reminded of the optimism that a new year brings—though this year looked very different from what we had pictured at its outset, I’m still approaching 2021 with cautious hope that it will be lighter than the last nine months have been. This hope is bolstered by all of you, by seeing the daily show of strength and compassion within our community, by vaccines on the horizon, and by the end that is now in sight.

I have a number of updates and resources to share today:

  1. S/U option extension: proposal update
  2. Athletics & Recreation fee reduction for Winter 2021
  3. Holiday support for students
  4. Reminders on holiday parties and international travel
  5. In-person teaching directives for Winter 2021

1) S/U option extension: proposal update

At the Senate meeting on December 2, there were discussions regarding the feasibility of extending the Satisfactory/Unsatisfactory (or “S/U”) option for the current academic year. The University and student associations are currently collaborating on a proposal, which will then be brought forward to Senate early next week. The elements of the additional S/U option in this proposal state that, exceptionally for the Fall 2020 and Winter 2021 terms, and where permitted by Faculty regulations and program requirements:

  • students may take up to a total of 6 credits over the two terms to be graded as S/U under this Additional S/U Option;
  • these credits may be associated with elective, complementary, or required courses;
  • credits designated as S/U under this Additional S/U Option do not count toward the maximum specified by the existing S/U option (10% of the credits taken at McGill to fulfil the degree requirements); and
  • students will be able to choose this S/U option after grades are posted—for the current Fall term, this means selection can be done in early January; for the Winter term, selection will be in early May.

We will update the community as soon as there is a decision regarding the feasibility or implementation of this proposal.

2) Athletics & Recreation fee reduction for Winter 2021

We have extended our policy on non-tuition fees for the upcoming Winter 2021 semester. The Athletics & Recreation fee will once again be reduced by 50% as public health restrictions continue to affect the availability of select services and/or spaces that are typically accessible during the academic year.

We realize that some students have already been sent their e-bill for the upcoming semester, which includes the full Athletics and Recreation fee. These students will receive an email shortly detailing next steps for payment of the reduced fee. The reduction on your fee account will be visible as of December 12th.

3) Holiday support for students

With travel and gatherings still restricted over the holidays, I know many students may be distant from their families and loved ones this year. Don’t hesitate to make use of these dedicated holiday supports from Student Services if you’re struggling this season—they're offering one-on-one support with mental health professionals, a list of volunteer opportunities to help you connect with your community, and more.

4) Reminders on holiday parties and international travel

As there are currently no in-person events authorized to happen on our campuses, please keep in mind that in-person holiday parties are also prohibited. However, we encourage all teams to check in with each other before the holidays, whether through a Teams party, virtual activity or a meal shared over Zoom.

As mentioned in last week’s message, there is still a Federal travel restriction on all non-essential international travel, which will continue to apply over the holidays. University-sponsored travel is also still prohibited at this time.

5) In-person teaching directives for Winter 2021

The University has released newly-revised in-person teaching directives which outline instructions for teaching staff, statements for course outlines, what to do in case COVID-19 symptoms are exhibited during a teaching activity, and more.

Sincerely,

Fabrice Labeau
Deputy Provost, Student Life and Learning


Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante), au nom du Centre des opérations d’urgence (COU).

Chers étudiants,

Avant la pause des fêtes, je tiens à vous remercier chaleureusement pour votre entraide, votre bienveillance et les sacrifices que vous faites pour préserver la santé et la sécurité de notre communauté. L’année qui s’achève n’a pas été celle que nous avions imaginée en janvier dernier, mais chaque nouvelle année apporte un vent d’optimisme, et j’ose espérer que 2021 sera plus douce que les neuf derniers mois. Je puise cet espoir dans la force et la compassion dont tous les McGillois font preuve chaque jour, dans la promesse d’un vaccin et dans la petite lumière que nous voyons au bout du tunnel.

Aujourd’hui, j’aimerais faire quelques rappels et attirer votre attention sur des ressources intéressantes.

  1. Le point sur la possibilité d’étendre l’option de notation satisfaisant/insatisfaisant
  2. Réduction des frais d’activités sportives et de loisir pour l’hiver 2021
  3. Soutien aux étudiants pendant la période des fêtes
  4. Rappel sur les rassemblements et les voyages à l’étranger
  5. Directives sur les activités d’enseignement en présentiel pendant l’hiver 2021

1) Le point sur la possibilité d’étendre l’option de notation satisfaisant/insatisfaisant

Lors de sa réunion du 2 décembre, le Sénat a discuté de la possibilité d’étendre la portée de l’option de notation satisfaisant/insatisfaisant pour l’année universitaire en cours. L’Université et les associations étudiantes travaillent ensemble à l’élaboration d’une proposition qui sera présentée au Sénat au début de la semaine prochaine. Exceptionnellement, pour les sessions d’automne 2020 et d’hiver 2021 et dans le respect du règlement de la faculté et des exigences du programme, cette nouvelle option de notation satisfaisant/insatisfaisant pourrait se définir comme suit :

  • les étudiants pourront choisir cette option de notation satisfaisant/insatisfaisant pour un total de six crédits pour les deux sessions;
  • ces crédits pourront être associés à des cours au choix, complémentaires ou obligatoires;
  • les crédits pour lesquels cette nouvelle option de notation satisfaisant/insatisfaisant sera exercée ne seront pas pris en compte dans le nombre maximal de crédits qu’un étudiant peut désigner comme satisfaisant/insatisfaisant selon l’option actuelle (soit 10 % du nombre total de crédits accumulés à McGill pour l’obtention d’un diplôme);
  • les étudiants pourront choisir cette option satisfaisant/insatisfaisant après l’affichage des notes. Pour la session d’automne actuelle, les étudiants pourront donc faire leur choix au début de janvier, et pour la session d’hiver, le choix se fera au début de mai.

Nous ferons le point sur la faisabilité ou l’adoption de cette proposition dès qu’une décision aura été prise.

2) Réduction des frais d’activités sportives et de loisir pour l’hiver 2021

Nous avons renouvelé l’application de nos principes relatifs aux frais autres que les droits de scolarité pour la session d’hiver 2021. Une fois de plus, les frais d’activités sportives et de loisir seront réduits de 50 % puisque certains services et installations ne sont toujours pas accessibles en raison des restrictions sanitaires.

Si vous avez déjà reçu une facture électronique correspondant à la totalité des frais pour les activités sportives et de loisir pour la session prochaine, vous recevrez bientôt un courriel concernant le paiement des frais réduits. La réduction paraîtra dans votre compte à compter du 12 décembre.

3) Soutien aux étudiants pendant la période des fêtes

Comme les restrictions visant les voyages et les rassemblements seront toujours en vigueur pendant les fêtes, bon nombre d’étudiants risquent de se retrouver loin de leurs proches cette année. N’hésitez pas à utiliser les ressources que vous proposent les Services aux étudiants, notamment des consultations individuelles avec des professionnels en santé mentale, si vous en ressentez le besoin. Le bénévolat peut aussi être une façon de rester en contact avec les autres; une liste d’activités est à votre disposition.

4) Rappel sur les rassemblements et les voyages à l’étranger

N’oubliez pas que les activités en présentiel ne sont pas autorisées sur le campus et qu’il en va de même pour les rassemblements pendant les fêtes. Nous encourageons toutefois les équipes à se rassembler virtuellement avant le congé des fêtes : une petite réception sur Teams, une activité virtuelle entre collègues ou un repas collectif sur Zoom, plusieurs options s’offrent à vous.

Comme le mentionnait le message de la semaine dernière, les restrictions imposées par le gouvernement fédéralconcernant les voyages non essentiels à l’étranger resteront en vigueur pendant la période des fêtes. Les voyages universitaires toujours suspendus.

5) Directives sur les activités d’enseignement en présentiel pendant l’hiver 2021

L’Université vient de publier des directives révisées concernant les activités d’enseignement en présentiel, qui renferment notamment des instructions pour le personnel enseignant, des énoncés à ajouter aux plans de cours et les consignes à suivre si une personne présente des symptômes de la COVID-19 pendant une activité d’enseignement.

Cordialement,

Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)

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