Sent on behalf of Gillian Nycum, Registrar and Executive Director, Enrolment Services
La version française suit.
Dear colleagues,
I am writing to announce that after extensive cross-University consultation and collaboration, Senate has approved the implementation of a Fall Reading Break at McGill. The Senate-approved dates of the first Fall Reading Break (FRB) are October 9th to 13th, 2021, with classes beginning on September 1st. Dates for further years can be found on the Important Dates website.
The Purpose and Process
For several years, McGill students have championed the creation of a Fall Reading Break. In March 2018, the Students’ Society of McGill University (SSMU) held a referendum in which 96.6% of undergraduate students voted in favour of implementing an FRB at McGill.
Following this call to action, the Enrolment and Student Affairs Advisory Committee (ESAAC) formed the Subcommittee on Fall Reading Break (SFRB) to work with stakeholders and academic programs from across the University to explore the feasibility of an FRB at McGill.
The Trade-off
To implement an FRB, an accommodation is needed elsewhere in the academic calendar in order to maintain the same number of contact hours. While several possible solutions were explored, students expressed a strong preference for starting the fall term prior to Labour Day in order to have a Fall Reading Break the week of Thanksgiving. In an April 2019 SSMU referendum, 75% of students voted in favour of this option.
The Dates
Extensive consultations with the community – including Faculty and staff – identified the need to take steps to mitigate the impact of an FRB on McGill’s various stakeholder groups. This included starting the Fall semester as few days early as possible and avoiding moving residence move-in weekend to a week earlier. While certain programs may opt out of implementing an FRB in order to accommodate a specialized teaching calendar, in general this approach ensures the least possible disruption to the academic calendar while keeping the needs of all our community members in mind.
Important Points for Staff and Instructors
The Fall Reading Break is intended as an opportunity for students to rest, visit loved ones, catch up on existing work, and focus on wellness. As such, assignments and exams should not be due during the FRB, and we encourage academic units to coordinate where possible to avoid overloading students either before or immediately following the break.
Having an FRB will further align the Fall and Winter semesters, in that both semesters will now have a mid-term break. The implementation of an FRB will, however, result in students being on campus earlier in the Fall term, and this may require adjustment for student-facing services.
Acknowledgements
I would like to congratulate the many administrative and support staff, instructors, and students who worked in concert to make a Fall Reading Break at McGill a reality. We are committed to continuing to work with units across the University to identify and explore initiatives that prioritize student wellbeing, and we ask for your support as we make the necessary changes to accommodate an FRB in Fall 2021.
Sincerely,
Gillian Nycum
Registrar and Executive Director of Enrolment Services
Message de Gillian Nycum, registraire et directrice exécutive, gestion de l'effectif étudiant
Chères collègues et chers collègues,
Je vous écris pour vous annoncer qu’à la lumière d’importantes consultations et collaborations au sein de l’Université, le Sénat a approuvé la mise en place d’une semaine de lecture pour le trimestre d’automne à McGill. Les dates approuvées par le Sénat pour la première semaine de lecture du trimestre d’automne sont du 9 au 13 octobre 2021, et les cours commencent le 1er septembre. Il est possible de connaître les dates pour les années à venir sur la page Web des Dates importantes.
But et processus
Depuis plusieurs années, les étudiantes et étudiants de McGill plaident en faveur de la mise en place d’une semaine de lecture à l’automne. En mars 2018, l’Association étudiante de l’Université McGill (AEUM) a tenu un référendum au cours duquel 96,6 % des étudiantes et étudiants du premier cycle ont voté en faveur de la mise en place d’une semaine de lecture pendant le trimestre d’automne à l’Université McGill.
Suite à cet appel à l’action, le comité consultatif de l’effectif étudiant et des affaires étudiantes (Enrolment and Student Affairs Advisory Committee — ESAAC) a formé un sous-comité pour travailler avec les parties concernées et les programmes universitaires de toute l’Université afin d’explorer la faisabilité de la tenue d’une semaine de lecture pendant le trimestre d’automne à McGill.
Compromis
Dans le but de mettre en place une semaine de lecture à l’automne, il a fallu parvenir à un compromis acceptable afin de maintenir le nombre d’heures d’enseignement au calendrier universitaire. Bien que plusieurs solutions possibles aient été explorées, les étudiantes et étudiants ont manifesté une préférence marquée pour que le trimestre d’automne commence avant la fête du Travail afin que la semaine de lecture concorde avec la semaine de l’Action de grâces. À l’occasion du référendum organisé en avril 2019 par l’AEUM, 75 % des étudiantes et étudiants ont voté en faveur de cette option.
Dates
Des consultations approfondies auprès de la communauté — incluant les membres du corps professoral et du personnel — ont permis de déterminer la nécessité de prendre des mesures pour atténuer l’impact de la tenue d’une semaine de lecture à l’automne pour les différents groupes formant les parties concernées de McGill. Notamment, il a été question de commencer le trimestre d’automne aussi tôt que possible et d’éviter de déplacer la fin de semaine de déménagement une semaine plus tôt. Bien que certains programmes peuvent decider de ne pas avoir une semaine de lecture pour accommoder un calendrier de l’enseignement spécialisé, règle générale, cette approche permet la tenue d’une semaine de lecture tout en limitant le nombre de perturbations possibles au calendrier universitaire et en considérant les besoins de tous les membres de notre communauté.
Points importants pour le personnel et les chargés d’enseignement
La semaine de lecture du trimestre d’automne est conçue comme une occasion pour les étudiantes et étudiants de se reposer, de rendre visite à leurs proches, de rattraper leur retard dans leurs travaux et de se concentrer sur leur bien-être. Par conséquent, des travaux ne seront pas à remettre ni la tenue d’examens n’est possible pendant la semaine de lecture d’automne. Nous demandons aux unités universitaires de coordonner leur programme en conséquence, dans la mesure du possible, afin d’éviter de surcharger les étudiants avant ou immédiatement après cette pause.
Le fait d’avoir une semaine de lecture à l’automne confèrera une certaine uniformité entre les trimestres d’automne et d’hiver, car les deux auront une pause prévue à la mi-session. Toutefois, la mise en place d’une semaine de lecture à l’automne entraînera une présence étudiante sur le campus plus tôt à l’automne, ce qui nécessitera des ajustements pour certains services destinés à la clientèle étudiante.
Remerciements
Nous tenons à remercier et à féliciter les nombreux étudiants et étudiantes, membres du corps professoral, membres du personnel et administrateurs et administratrices qui ont travaillé de concert pour faire de cette semaine de lecture à l’automne à McGill une réalité. Nous nous engageons à poursuivre notre travail de collaboration entre les différentes unités de l’Université pour déterminer et explorer des initiatives qui donnent la priorité au bien-être des étudiants et étudiantes, et nous vous demandons votre soutien alors que nous apportons les changements nécessaires pour accommoder la tenue d’une semaine de lecture à l’automne 2021.
Cordialement,
Gillian Nycum
Registraire et directrice générale de la Gestion de l’effectif étudiant
