Coordinateur Administratif

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la direction du directeur associé, fournit un soutien administratif et de secrétariat aux trois programmes de Dialogue McGill (https://www.mcgill.ca/dialoguemcgill/). Participe à assurer le bon fonctionnement des opérations de l'unité.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Agir comme personne-ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de l'unité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées pour obtenir et fournir de l'information sur des questions diverses et complètes.
• Collaborer avec le directeur associé et les chefs de projet pour établir les priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions.
• Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que des brochures, des manuels et des appels de fonds.
• Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Mettre en forme des documents et en vérifier la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que de la correspondance, des rapports et des notes de service.
• Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Aide à la préparation de l'ordre du jour. Assister à des réunions, rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises dans son domaine de responsabilité.
• Coordonner l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organiser les voyages.
• Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs. Maintenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.
• Utilise une variété de logiciels. Entretenir des systèmes d'information informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité de l'unité. Agit en tant que personne ressource concernant l'utilisation des logiciels. Explique et démontre l'utilisation des logiciels, résout les problèmes dans son domaine d'expertise et assure la liaison avec les personnes ressources en informatique selon les besoins.
• Assurer l'inventaire et l'achat de fournitures et d'équipement. Organiser l'entretien de l'équipement de bureau.
• La liste des fonctions et responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être accomplies par un employé dont le poste a été apparié à cette description de poste générique.

AUTRES COMPÉTENCES ET/OU APTITUDES QUALIFIÉES :

• Excellentes compétences en communication en anglais et en français, à l'oral et à l'écrit.
• Qualtrics et une expérience de base en conception de sites Web sont des atouts.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et interpersonnelles
• Compétence en matière de programmes informatiques, notamment la suite Microsoft et Adobe Pro.
• À l'aise avec l'apprentissage et l'utilisation de plateformes numériques et sociales
• La connaissance des politiques, procédures et systèmes administratifs et financiers de l'Université McGill est un atout.

*Possibilité de prolongation en fonction du renouvellement de la subvention. Pour plus d’informations sur Dialogue McGill (2004 à aujourd’hui): https://www.mcgill.ca/dialoguemcgill/fr*

Formation et expérience minimales requises : 

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat

Salaire horaire :

(AAPNEUM – Niveau 09J) $23.17 - $31.97

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Associate Director, Dialogue Projects

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2023-03-20

Date limite pour postuler :

2022-09-21

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr [at] mcgill.ca.

Pour en apprendre plus