Lorsque les droits de scolarité et autres frais d’une personne étudiante sont facturés directement à un organisme externe, on parle d’un « contrat avec un tiers ». L’organisme assurant le parrainage et la personne étudiante doivent tous deux informer l’Université du parrainage afin que le contrat puisse être établi et que les sommes correspondantes soient portées au compte de frais de la personne étudiante.
Quels documents faut-il fournir pour ajouter une personne étudiante à un contrat avec un tiers?
Pour établir le contrat, l’Université exige une lettre sur papier à en-tête de l’organisme assurant le parrainage. Les deux documents suivants précisent les renseignements que doit contenir la lettre et fournissent un modèle :
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Template Sponsorship Letter
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Sponsorship letter specifications
Les lettres peuvent être envoyées par courriel à sponsorshipadmin.finserv [at] mcgill.ca.
Quand faut-il soumettre les documents de parrainage?
Les lettres de parrainage sont acceptées jusqu’au dernier jour du premier mois de chaque session (septembre pour la session d’automne, janvier pour la session d’hiver et mai pour la session d’été). Si cette échéance est respectée, aucuns intérêts ne seront imposés à la personne étudiante sur les frais couverts par le parrainage.
Toute lettre reçue après cette date, mais avant la fin de la session, sera tout de même acceptée. Toutefois, les intérêts déjà facturés ne seront pas annulés.
Toute lettre reçue après la fin de la session sera également acceptée, aux conditions suivantes :
- des frais de retard de 25 $ par personne étudiante seront portés au compte de l’organisme assurant le parrainage
- les intérêts portés au compte de la personne étudiante ne seront pas annulés.
La personne étudiante demeure responsable des intérêts et des frais de retard accumulés dans son compte. Ces sommes ne seront pas transférées au compte de l’organisme assurant le parrainage aux fins de facturation et de paiement.
Quelles restrictions s’appliquent aux contrats avec un tiers?
Un nouveau contrat avec un organisme assurant le parrainage ne sera accepté que si l’une des conditions suivantes est remplie :
- le contrat vise au moins trois personnes étudiantes; OU
- s’il vise moins de trois personnes étudiantes, celles-ci doivent être inscrites à un programme menant à l’obtention d’un grade, d’un diplôme ou d’un certificat.
Aucun contrat ne sera établi avec une entreprise personnelle appartenant à la personne étudiante ou à un membre de sa famille.
L’Université McGill se réserve le droit de refuser d’établir un contrat avec un tiers si l’organisme concerné a déjà connu des problèmes de paiement.
Comment fonctionne la facturation?
Lorsqu’une personne étudiante est ajoutée à un contrat avec un tiers, des « paiements » correspondant aux frais couverts par l’organisme assurant le parrainage apparaissent dans son compte. Des frais correspondants sont portés au compte de l’organisme, auquel l’Université transmet ensuite une facture. Ainsi, même si le compte de la personne étudiante semble avoir été payé, cela ne signifie pas que l’Université a reçu le paiement de l’organisme assurant le parrainage. Le Service des comptes étudiants produit des factures sur une base bimestrielle. La première facture d’une session est envoyée à l’organisme assurant le parrainage à la fin du premier mois de la session (septembre pour l’automne, janvier pour l’hiver et mai pour l’été). En émettant la facture après la fin de la période d’abandon avec remboursement, le Service des comptes étudiants assure une facturation claire.
La facturation est établie en dollars canadiens. Si vous effectuez un paiement en dollars américains, assurez-vous que la somme envoyée tient compte des fluctuations du taux de change.
Les factures sont généralement envoyées par la poste ordinaire. Une version PDF peut être transmise par courriel sur demande. Cette demande doit être indiquée dans la lettre de parrainage.
Comment les organismes assurant le parrainage peuvent-ils effectuer leurs paiements?
Les paiements sont généralement effectués par chèque ou par virement bancaire. Les chèques peuvent être envoyés à l’adresse suivante :
Université McGill
Service des comptes étudiants (parrainage)
680, rue Sherbrooke Ouest, 7e étage, bureau 750
Montréal (Québec) H3A 2M7
Canada
Si vous avez besoin des renseignements requis pour effectuer un virement bancaire, écrivez à sponsorshipadmin.finserv [at] mcgill.ca.
Quels sont les délais de paiement et que se passe-t-il en cas de retard?
Le paiement est généralement exigé dans les 28 jours suivant la facturation. Le Service des comptes étudiants prendra les mesures suivantes selon le nombre de jours écoulés depuis l’échéance :
- 60 jours de retard : le Service des comptes étudiants écrira aux personnes étudiantes concernées pour les informer que leur organisme de parrainage n’a pas effectué le paiement. L’organisme recevra une copie de ce courriel.
- 90 jours de retard : un blocage sera imposé au compte des personnes étudiantes concernées. Elles ne pourront alors plus s’inscrire à des cours dans Minerva, demander un relevé de notes, ni recevoir leur diplôme.
- 120 jours de retard : les frais seront de nouveau portés au compte de la personne étudiante, qui devra les acquitter.
Quelles sont les responsabilités de la personne étudiante?
- Veiller à ce que les lettres de parrainage soient reçues à sponsorshipadmin.finserv [at] mcgill.ca.
- Acquitter intégralement, au plus tard aux dates d’échéance indiquées, les frais portés à son compte qui ne sont pas couverts par le contrat de parrainage.
- Se retirer des régimes d’assurance maladie et d’assurance dentaire si elle y est admissible et ne souhaite pas bénéficier de cette couverture.
- Transmettre à l’organisme assurant le parrainage les relevés de notes et autres renseignements sur son dossier universitaire exigés par celui-ci. Le Service des comptes étudiants ne les transmettra pas en son nom.
- Si le parrainage prend fin, mais que des paiements de l’organisme (« Amount Transferred to Sponsor ») figurent toujours dans le sommaire du compte par session (« Account Summary by Term »), en informer immédiatement le Service des comptes étudiants.
- Acquitter tout solde dû si le Service des comptes étudiants ne parvient pas à obtenir le paiement de l’organisme assurant le parrainage.
- Ne pas envoyer ses propres factures à l’organisme assurant le parrainage pour qu’il les acquitte. Le parrainage doit être établi de manière à ce que l’organisme soit facturé directement.
Quelles sont les responsabilités de l’organisme assurant le parrainage?
- Veiller au paiement des factures dans les délais prescrits.
- Ne pas accepter ni acquitter les factures transmises par une personne étudiante. Seules les factures adressées à l’organisme assurant le parrainage constituent les factures officielles à payer. En cas d’écart, communiquer avec le Service des comptes étudiants si l’organisme souhaite couvrir des frais supplémentaires.
- Répondre rapidement aux courriels, aux lettres et aux appels téléphoniques du Service des comptes étudiants.
- Informer rapidement le Service des comptes étudiants de toute modification au parrainage, notamment en ce qui concerne les personnes étudiantes qui en bénéficient, les périodes visées ou les frais couverts.
- Informer le Service des comptes étudiants de toute modification de ses coordonnées.
- Joindre à chaque paiement envoyé au Service des comptes étudiants une liste indiquant les numéros d’identification, les sommes et les sessions visés. Si une facture donnée est payée intégralement, il suffit d’en indiquer le numéro.
- Effectuer les paiements par virement bancaire ou par chèque, en dollars canadiens ou américains. Les organismes internes peuvent payer par FOAPAL.
Quelles sont les responsabilités du Service des comptes étudiants?
- Envoyer les factures régulièrement.
- Tenir à jour les renseignements relatifs au parrainage.
- Communiquer régulièrement avec les personnes étudiantes en cas de problème avec l’organisme assurant leur parrainage.
- Le Service des comptes étudiants se réserve le droit de cesser d’administrer une entente de parrainage si l’organisme ne communique pas avec lui ou ne donne pas suite aux factures qui lui sont envoyées.