Politique sur les expositions

1. Préambule

Grâce à leur programme d’expositions, les Bibliothèques de McGill invitent les membres de la communauté de McGill, de Montréal et d’ailleurs à explorer en ligne ou en personne leurs collections spéciales, qui comprennent des livres rares, des documents d’archives et des œuvres d’art.

2. Objet

Décrire les principes et les objectifs des expositions organisées par les Bibliothèques de McGill, et offrir des directives concernant le programme d’exposition.

3. Portée

La présente politique s’applique aux expositions physiques dans les Bibliothèques de McGill, ainsi qu’aux expositions numériques diffusées à l’aide de certains logiciels, présentées sur des écrans tactiles dans nos installations ou hébergées sur les serveurs web de McGill. Cette politique ne concerne pas les expositions, présentations ou vitrines modestes ou éphémères, même si celles-ci demeurent importantes pour la recherche, l’enseignement et l’apprentissage conformément à la mission des Bibliothèques. Les expositions d’œuvres de la Collection d’art visuel dans des lieux autres que nos bibliothèques sont également hors du champ d’application.

4. Définitions

4.1. Exposition :

Présentation publique d’un ensemble de documents originaux, tels que des publications, des manuscrits, des artefacts, des œuvres d’art, des documents d’archives, ou encore d’installations hébergées par les Bibliothèques de McGill. Organiser une exposition demande « beaucoup d’efforts, de ressources, ainsi que l’analyse minutieuse et la mise en contexte d’une multitude de sources primaires » et chaque exposition « s’appuie sur des travaux de recherche exhaustifs, puis sert de complément accessible aux autres méthodes d’étude du sujet ».[1] Une exposition peut inclure des objets physiques et peut être présentée en ligne entièrement ou en partie.

4.2 Les expositions virtuelles :

4.2.1 Exposition sur le Web :

Exposition hébergée sur un site accessible à tous au moyen d’un navigateur.

4.2.2 Exposition sur écran tactile (généralement, une table tactile) :

Exposition hébergée à l’aide d’un logiciel d’affichage dynamique numérique et diffusée sur des appareils à écran tactile dédiés à certains emplacements dans les bibliothèques. Ce genre d’exposition est accessible uniquement à l’endroit désigné dans une bibliothèque.

Les expositions numériques sont considérées comme des expositions majeures et se distinguent des collections numériques, des index numériques ou des aides à la recherche numériques par l’inclusion de contenus basés sur des recherches universitaires significatives.

4.3 Présentoir :

Exposition ou aménagement à plus petite échelle de livres, d’œuvres d’art ou d’autres objets de la collection des Bibliothèques. Ces expositions mettent généralement en vedette des objets qui ne sont pas des sources primaires, qui ne nécessitent pas de recherches approfondies et qui ne sont pas considérés comme des contributions scientifiques. Les présentoirs sont hors du champ d’application de cette politique.

4.4 Commissaire d’exposition :

La ou le commissaire d’exposition, comme un auteur pour son œuvre, dirige la conception de l’exposition et en assure la cohérence thématique. Une exposition peut parfois être sous la responsabilité de plusieurs commissaires, alors appelés des co-commissaires.

5. Contenu de la politique

5.1 Objectif des expositions des Bibliothèques de McGill et lignes directrices

Les Bibliothèques de McGill se dotent d’un programme d’expositions pluriannuel dans le but d’offrir au public un accès à leurs collections rares et spéciales, y compris leurs œuvres d’art et leurs archives. Ce programme d’expositions s’applique à tous les espaces et à toutes les plateformes numériques et vise à mettre en évidence les sources primaires des Bibliothèques de McGill. Les expositions des Bibliothèques s’alignent sur les thèmes de recherche stratégiques de l’Université et s’inspirent des enjeux actuels et des opportunités des diverses communautés qu’elles desservent.

Par l’entremise de leur programme d’expositions, les Bibliothèques de McGill se donnent comme mission :

• faire connaître et apprécier des chercheurs, des étudiants et du public leurs collections uniques ;
• élargir les horizons des étudiants en leur présentant des contenus et des collections qui dépassent le cadre de leurs programmes d’études ;
• promouvoir la création d’expositions par les membres de la communauté universitaire ;
• offrir une programmation culturelle aux membres de la communauté McGilloise et au public en créant des espaces accessibles, inclusifs et accueillants ;
• accroître et diversifier le public cible des fonds exceptionnels des Bibliothèques de McGill.

5.2 Équité, diversité, inclusion et accessibilité

Toutes nos expositions sont ouvertes au grand public et gratuitement.

Le programme d’expositions des Bibliothèques de McGill encourage la représentativité dans les expositions. Les Bibliothèques choisissent des façons de présenter leurs collections en évitant toute forme d’exploitation ou de préjudice, dans le cadre d’un dialogue et d’une collaboration avec les membres des communautés marginalisées ou vulnérables.

Les expositions sont présentées en anglais et en français, avec la possibilité d’ajouter d’autres langues, comme des langues autochtones ou la langue d’origine des documents exposés.

Les expositions sont conçues pour réduire les barrières et améliorer l’accès physique et intellectuel pour un public diversifié. Le programme d’expositions s’efforce de présenter les informations sous plus d’une forme (p. ex., textuelle, audio, tactile, visuelle) et adhère aux principes de la conception universelle de l’apprentissage.

Les expositions sur le Web doivent respecter le Standard sur l’accessibilité des sites Web du gouvernement du Québec (SGQRI 008 2.0).

5.3 Commissaires d’exposition

Les Bibliothèques de McGill accueillent les propositions de membres de la communauté universitaire, et n’acceptent aucune proposition de personnes ou d’organisations qui n’en font pas partie. Lorsqu’une ou un commissaire n’est pas membre du personnel des Bibliothèques, un facilitateur interne est souvent désigné, en concertation avec la ou le bibliothécaire en chef du service concerné, pour travailler en collaboration avec cette personne. Tous les commissaires sont désignés à titre de concepteurs d’exposition.

5.4 Comité du programme d’expositions et processus d’approbation

Un comité du programme d’expositions, composé de membres de toutes les Bibliothèques de McGill, est responsable du contrôle et de l’application de la présente politique ainsi que de toutes les directives et procédures qui en découlent.

Le comité du programme d’expositions est une instance décisionnelle dans le choix des programmes présentés dans les Bibliothèques de McGill. Ce comité applique les principes directeurs énoncés à l’article 5.1 de la politique lors de l’examen des propositions, tout en tenant compte des facteurs de logistique et d’emplacement.

La doyenne des bibliothèques et titulaire de la chaire Trenholme a pour mission d’approuver le programme d’expositions, en s’appuyant sur les recommandations du comité.

Toutes les expositions approuvées et ajoutées au programme d’expositions des Bibliothèques seront régies par un protocole d’entente qui définira les responsabilités et les fonctions des commissaires.

5.5 Propositions d’exposition

Toutes les expositions doivent être approuvées avant d’être ajoutées au programme d’expositions. Elles sont généralement planifiées deux à trois ans à l’avance. Toute personne qui souhaite concevoir et proposer une exposition est invitée à s’entretenir avec son supérieur et la présidence du comité du programme d’expositions avant de rédiger le projet officiel qui sera soumis à l’examen. La proposition doit être concise, présenter un budget provisoire et expliquer pourquoi cette exposition devrait être organisée par les Bibliothèques de McGill ou avoir lieu dans nos installations.

Des directives détaillées sur la façon de présenter une proposition peuvent être obtenues auprès du comité du programme d’expositions. Les propositions incomplètes seront retournées à leur auteur.

5.6 Emplacement des expositions

Les Bibliothèques de McGill maintiennent des espaces d’exposition dans toutes leurs installations, dans des zones accessibles aux membres de la communauté McGilloise et au grand public, ainsi que sur leur site web. Pour les aider à rédiger leur proposition, les commissaires peuvent consulter un inventaire des espaces et des équipements disponibles. Les présentoirs et les équipements dans les bibliothèques peuvent être utilisés à d’autres fins et sont donc accessibles en fonction de leur disponibilité.

Pour exposer des documents ou tout autre matériel dans des emplacements des Bibliothèques de McGill, il est essentiel de consulter les bibliothécaires en chef responsables de ces espaces et de l’équipement. La décision repose sur plusieurs facteurs, tels que la disponibilité des ressources, la pertinence de l’exposition pour la bibliothèque, les autres activités prévues et les disponibilités du personnel.

5.7 Durée des expositions

Toutes les expositions présentées par les Bibliothèques de McGill sont temporaires et ont une durée moyenne de trois à six mois. Les expositions sur le web des Bibliothèques de McGill seront hébergées sur leurs serveurs web pendant au moins cinq ans. Après ce délai, les Bibliothèques pourront archiver et retirer les expositions, et supprimer les contenus de leurs serveurs. L’article 5.16 « Documentation et archivage » présente plus de détails sur l’accès aux expositions en ligne après leur retrait.

La programmation des expositions de grande envergure peut être sujette à changement en raison de circonstances imprévues.

5.8 Contenus des expositions

5.8.1 Sélection des contenus et manipulation

Le contenu des expositions doit provenir principalement des collections d’une bibliothèque, mais il est permis d’y intégrer des éléments provenant d’autres sources si cela s’avère pertinent. Le nombre d’objets exposés sera déterminé notamment en fonction des contraintes physiques de l’équipement et de l’espace disponible. À noter que certains objets peuvent être jugés trop fragiles ou précieux pour être intégrés à une exposition ou numérisés. Les décisions à ce sujet seront prises en consultation avec nos spécialistes techniques. La stabilité des objets de la collection, le mobilier d’exposition, les coûts associés aux droits d’auteur et la sécurité de l’environnement d’exposition seront également pris en compte avant l’approbation finale. Les Bibliothèques de McGill se réservent le droit de refuser d’exposer un objet.

5.8.2 Description

Une note d’intention préparée par le commissaire doit présenter chaque exposition, et tous les éléments exposés doivent faire l’objet d’une description individuelle comprenant la référence précise et complète ainsi que des informations sur l’emplacement. La création de ce contenu est la responsabilité des commissaires.

5.8.3 Titulaire du droit d’auteur de l’exposition

Le droit d’auteur de l’exposition, y compris la conception et le contenu créé par le conservateur, est régi par la politique sur le droit d’auteur de McGill.

5.9 Installation et transport

Toute personne qui participe à l’installation d’éléments d’une collection dans le cadre d’une exposition doit avoir reçu une formation adéquate sur les normes de soin et de manipulation des collections. Les prêts d’autres établissements peuvent nécessiter des services professionnels de manipulation d’œuvres d’art.

5.10 Prêts internes à McGill

Bien que la mission première du programme d’expositions soit de mettre en valeur les collections des Bibliothèques de McGill, les commissaires d’exposition peuvent proposer d’emprunter des objets provenant d’autres collections de l’Université McGill, comme celle du Musée Redpath. Toutes les œuvres proposées doivent être en bon état. Les commissaires sont encouragés à entreprendre les démarches d’emprunt auprès d’autres collections. Les Bibliothèques sont cependant responsables de l’accord de prêt formel.

5.11 Prêts par des établissements ou collections hors de McGill

Les œuvres proposées provenant d’autres établissements ou de collections privées doivent être en bon état. Les protocoles habituels concernant l’expédition, l’assurance (dont l’emprunteur est responsable, soit McGill) et la manipulation adéquate doivent être respectés. Les commissaires sont encouragés à entreprendre les démarches d’emprunt auprès d’autres collections. Les Bibliothèques sont cependant responsables de l’accord de prêt formel.

5.12 Droit d’auteur des œuvres

Les sources et les déclarations de droits doivent être mentionnées pour chaque élément d’une exposition, qu’elle soit physique ou virtuelle, incluant ceux qui ne sont pas protégés par le droit d’auteur.

Les documents sur lesquels McGill détient des droits d’auteur et que les Bibliothèques de McGill ont numérisés en vue de les inclure dans une exposition virtuelle sont habituellement assujettis à une licence CC-BY (Creative Commons Attribution). Des exceptions peuvent être accordées si elles ont été préalablement discutées.

5.13 Sécurité et assurance

Tous les objets d’une exposition doivent être présentés dans des vitrines verrouillées ou solidement fixés sur des murs. Les expositions sont couvertes par la politique de gestion des risques et d’assurance de McGill. Les objets empruntés à l’extérieur des Bibliothèques de McGill pour des expositions sont également couverts par les politiques de McGill depuis leur départ des locaux du prêteur jusqu’à leur retour, comme le stipule l’accord de prêt.

5.14 Promotion et diffusion

Les Bibliothèques de McGill accordent une grande importance à la promotion afin de communiquer efficacement nos événements à l’ensemble de la communauté universitaire et au grand public. Les activités de promotion peuvent faire appel à diverses méthodes de communication, y compris des affiches, des publications sur les réseaux sociaux, du contenu web, des panneaux d’affichage dynamique, des communiqués de presse et des infolettres. Les événements des Bibliothèques de McGill peuvent aussi être communiqués à la communauté universitaire et au grand public par nos partenaires, selon le cas. Tous les supports publicitaires doivent inclure le logo des Bibliothèques de McGill, et être créés en consultation avec les commissaires d’exposition. Le contenu du matériel de promotion (comme le titre, l’emplacement, la date et la description de l’exposition et le nom des commissaires), y compris le texte à inclure sur les affiches de l’exposition, doit être communiqué au moins deux mois avant la date de début de l’exposition au Bureau des communications des Bibliothèques afin de prévoir suffisamment de temps pour sa traduction et pour la conception graphique et l’impression. Les Bibliothèques superviseront la traduction afin que tout le contenu promotionnel soit disponible en français et en anglais.

Les événements spéciaux, les activités et les programmes pédagogiques, imaginés dans le but d’engager le public et d’optimiser l’impact de l’exposition, doivent être planifiés en collaboration avec l’équipe responsable des événements et de la promotion des Bibliothèques de McGill et avec les autres parties intéressées. Le Bureau des communications doit aussi en être informé six mois avant la date de début de l’exposition. Les Bibliothèques ne sont pas tenues d’ajouter une exposition à sa programmation ni de la financer.

5.15 Ressources et financement externe

Les Bibliothèques de McGill n’octroient pas de financement ni de subvention pour commissaires, à moins qu’une entente n’ait été conclue pour une exposition en particulier.

Pour les commissaires qui dépendent d’un financement externe (tel qu’une subvention ou une bourse) pour monter une exposition, l’approbation de celle-ci peut être conditionnelle à la confirmation du financement. La confirmation doit être communiquée aux Bibliothèques au moins douze mois avant la date de début de l’exposition. Si le commissaire ne confirme pas les dates de l’exposition ou si aucune demande de report n’est effectuée, l’exposition sera annulée et une nouvelle proposition devra être soumise. L’obtention d’un financement d’une agence externe (p. ex., le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada) ne constitue pas une garantie que la proposition d’exposition sera acceptée.

5.16 Documentation et archivage

Les Bibliothèques de McGill conservent un registre public de toutes les expositions, de leurs descriptions et de leurs commissaires. Les Bibliothèques documentent le plan global de l’exposition en prenant des photos de l’espace d’exposition. Celles-ci permettent de visualiser la configuration spatiale et les méthodes d’affichage utilisées. Les Bibliothèques conservent la proposition d’exposition ainsi que tous les accords de prêt associés à l’exposition, les contrats d’exploitation de droits d’auteur, les commentaires, les notes de sécurité et de conservation et les autres documents de planification.

Les Bibliothèques de McGill ne financent habituellement pas la création de catalogues d’exposition. Si un catalogue d’exposition est prévu, il est essentiel de fournir des informations sur son contenu et sa source de financement dans la proposition.

Les Bibliothèques ne reprennent pas possession du matériel et des supports publicitaires (tels que les affiches, les panneaux ou les étiquettes) lors du démontage de l’exposition. Ces éléments peuvent être conservés par les commissaires, mais ils doivent être récupérés rapidement puisque les Bibliothèques ne les entreposeront pas indéfiniment.

Les expositions web, y compris les fichiers originaux sont archivées conformément aux meilleures pratiques de préservation numérique et au programme d’archivage web des Bibliothèques de McGill. Les versions archivées des expositions en ligne des Bibliothèques de McGill seront rendues publiques sur la plateforme principale d’archivage web des Bibliothèques.

En ce qui concerne les expositions sur écran tactile, qui font appel à un logiciel propriétaire, nous conserverons une copie des fichiers de l’exposition, conformément aux meilleures pratiques en matière de préservation numérique des Bibliothèques, puisque l’enregistrement des fichiers originaux ne permet pas de garantir un accès permanent au contenu.

5.17 Commentaires

Les Bibliothèques de McGill sont déterminées à créer un environnement équitable et inclusif pour tout le monde sur les campus de l’université. Les Bibliothèques de McGill adhèrent également au principe de la liberté universitaire, qui protège notamment la liberté de recherche, la création artistique libre, ainsi que la liberté de pensée et d’expression. Les commentaires sur le contenu d’une exposition doivent être adressés par écrit à la doyenne des bibliothèques et titulaire de la chaire Trenholme.

6. Rapports

La présidence du comité du programme d’expositions doit soumettre un rapport annuel à la doyenne des bibliothèques et titulaire de la chaire Trenholme.

7. Autorité d’approuver les procédures

La doyenne des bibliothèques et titulaire de la Chaire Trenholme détient le pouvoir d’établir et d’approuver toute directive ou procédure liée à la politique.

8. Révision

La présente politique sera révisée tous les cinq ans, ou plus tôt si nécessaire.

Historique des versions

Recommandée par le Cabinet des Bibliothèques : 18 mars 2025

Approuvée par le Conseil des Bibliothèques : 7 avril 2025

Mise à jour : S.O.