Politique d’archivage du Web

1. Préambule

Comme les ressources en ligne changent fréquemment, les risques de perte de contenu sont réels. Pourtant, une grande quantité d’information scientifique, culturelle et administrative importante n’est publiée que sur le Web. Au cours des dix dernières années, un nombre croissant de bibliothèques universitaires ont mis en place des programmes d’archivage du Web pour préserver les ressources éphémères ayant une valeur scientifique. Les Bibliothèques de McGill peuvent se joindre au mouvement en archivant le contenu en ligne pertinent pour les activités de recherche, d’enseignement et d’apprentissage de l’Université.

2. Objet

Les Bibliothèques récoltent et conservent des contenus Web afin de soutenir les activités d’enseignement et de recherche à l’Université, et de garantir l’accès continu de la communauté mcgilloise et du grand public aux ressources en ligne qui risquent de disparaître. Le présent document régit les pratiques d’archivage du Web des Bibliothèques dans une optique d’atteinte des objectifs du programme d’archivage du Web.

3. Application

La présente politique s’applique au contenu en ligne admissible à l’archivage, ainsi qu’au contenu ayant déjà été archivé par les Bibliothèques.

4. Définitions

• Indexation : Opération effectuée par un logiciel automatisé (robot d’indexation) pour répertorier les documents en ligne à des fins d’archivage.
• Robot d’indexation/outil de récolte (Web) : Logiciel qui parcourt Internet et enregistre des pages Web.
• Consentement implicite ou explicite : Approche relative à l’autorisation d’indexation de sites appartenant à des entités externes, adoptée par l’organisme qui recueille les données. Dans le cadre d’une approche de consentement explicite, le contenu n’est indexé et archivé que si le propriétaire du site Web en donne explicitement l’autorisation. Dans le cadre d’un modèle de consentement implicite, le contenu est archivé par défaut, sauf si le propriétaire demande son exclusion. Cette demande d’exclusion peut être faite rétroactivement, après l’indexation du contenu.
• URL de départ : URL principale qui est indexée. La plupart des robots d’indexation suivent les liens de l’URL de départ pour trouver d’autres pages à indexer.
• Archives Web : Copies du contenu en ligne récoltées à des fins de conservation et d’accès permanents.
• Archivage du Web : Processus consistant à rassembler, stocker et conserver du contenu en ligne, et à le rendre accessible pour des recherches futures.

5. Contenu de la Politique

5.1 Portée de la récolte et priorités

Seul le contenu en ligne ouvertement et librement accessible est admissible à l’archivage du Web. Le contenu soumis à des restrictions, par exemple le contenu qui n’est pas accessible sans une authentification ou un paiement, ne peut pas être archivé.

Lorsqu’elles évaluent la pertinence de l’archivage de contenu en ligne, les Bibliothèques tiennent compte des critères suivants :

• Les documents sont-ils pertinents pour les activités d’enseignement et de recherche des membres de la communauté mcgilloise?
• Les documents portent-ils sur l’histoire de l’Université McGill?
• Les documents correspondent-ils à nos priorités actuelles en matière de gestion des collections? Les documents correspondent-ils aux priorités stratégiques des Bibliothèques?
• Les documents enrichissent-ils des dons versés aux collections spéciales des Bibliothèques?
• Les documents risquent-ils d’être perdus ou supprimés? Il peut notamment s’agir de documents importants pour la communauté mcgilloise, ou liés à des circonstances limitées dans le temps, comme des mouvements sociaux ou politiques et des événements d’actualité.
• Les documents comblent-ils certaines lacunes dans des projets d’archivage d’organisations partenaires, des projets d’archivage nationaux ou régionaux, etc.?

5.2 Acquisition

Des efforts raisonnables sont déployés pour préserver l’apparence et la fonctionnalité d’origine d’un site Web, mais, dans certains cas, le robot d’indexation peut ne pas être en mesure de préserver la forme exacte du site.

La fréquence de l’indexation dépend de la fréquence et de la pertinence des mises à jour des pages Web à indexer. L’outil peut indexer des pages une seule fois, ou à intervalles réguliers pour enregistrer les modifications apportées au contenu au fil du temps.

Si le propriétaire d’un site Web n’impose pas de restriction, le contenu archivé est rendu public par l’entremise de la plateforme de découverte des collections de contenu Web archivé des Bibliothèques. À la demande du propriétaire d’un site Web, les Bibliothèques peuvent restreindre l’accès aux documents archivés dans leur plateforme. Un utilisateur doit alors demander une autorisation s’il souhaite les consulter.

Les Bibliothèques sélectionnent le contenu pour l’archivage de manière proactive, en fonction des besoins de gestion de la collection, ou en réponse aux demandes de membres de la communauté mcgilloise. Le contenu archivé de manière proactive par les Bibliothèques est approuvé par le Comité de gestion des collections conformément aux critères énoncés à la section 5.1, Portée de la récolte et priorités. En outre, les Bibliothèques accueillent favorablement les propositions de projets d’archivage du Web émanant de bibliothécaires ou de membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de l’Université McGill, ainsi que de partenaires externes. Les propositions de services d’archivage du Web sont évaluées par le membre du personnel, désigné par les Bibliothèques, responsable des activités d’archivage du Web, selon les critères énoncés à la section 5.1.

5.3 Métadonnées et recherche

Afin de faciliter la recherche, il est de mise d’ajouter une description du contenu archivé au niveau de la collection et de l’URL de départ dans la principale plateforme d’archivage du Web des Bibliothèques. Chaque collection et chaque URL de départ doit être accompagnée au minimum des métadonnées suivantes : titre, description, auteur ou auteure, langue et date d’indexation.

Les collections principales constituées par les Bibliothèques doivent être cataloguées au niveau de la collection et être accessibles au moyen de la plateforme de recherche des Bibliothèques.

5.4 Autorisation et droits d’auteur

Les Bibliothèques utilisent une approche de consentement implicite pour l’archivage du Web, estimant que la publication de contenu sur Internet sans restriction technologique constitue un consentement implicite à l’indexation du site. En général, si un site comporte des mesures de protection technologiques restreignant l’indexation, les Bibliothèques n’indexent pas son contenu sans en avoir obtenu l’autorisation.

À la demande du propriétaire d’un site Web, les Bibliothèques évaluent les demandes de suppression de contenu Web archivé, dans la mesure où la plateforme d’archivage permet cette suppression. Tout tiers souhaitant qu’un contenu soit supprimé doit en faire la demande par l’entremise du propriétaire du site. Les Bibliothèques ne prennent en considération que les demandes de suppression émanant des propriétaires de sites ou des titulaires de droits concernés.

Les Bibliothèques de McGill ne revendiquent aucun droit de propriété sur leurs collections de contenu Web archivé. Les droits de propriété sont conservés par les propriétaires mentionnés sur le site Web pendant toute la durée du droit d’auteur. Les Bibliothèques ne peuvent autoriser l’utilisation de documents créés ou détenus par des tiers.

5.5 Conservation

Les Bibliothèques conservent une copie de sauvegarde de toutes les données récoltées par ses services d’archivage. Si une solution infonuagique est utilisée comme principal outil d’archivage du Web, des sauvegardes manuelles sont effectuées une fois par année et enregistrées conformément aux pratiques des Bibliothèques en matière de conservation numérique.

6. Reddition de comptes

Le programme d’archivage du Web des Bibliothèques de McGill est supervisé par le Comité de gestion des collections. La personne désignée par les Bibliothèques pour superviser les services d’archivage rend compte chaque année des activités du programme au Comité de gestion des collections.

7. Approbation des procédures

Le Comité de gestion des collections a le pouvoir d’approuver toute procédure ou ligne directrice relative à la présente politique.

8. Révision

La présente politique doit être révisée tous les cinq ans, ou plus fréquemment s’il y a lieu.

Historique du document

Approbation du Conseil des Bibliothèques : 20 janvier 2025