Le développement responsable s’inscrit au cœur des activités d’acquisition des Services de l’approvisionnement pour ce projet phare.
Il est fort à propos que les Services de l’approvisionnement aient fait du développement responsable un principe directeur de leurs activités pour le projet Nouveau Vic. En effet, ce dernier réunira des scientifiques faisant de la recherche sur une panoplie de sujets liés au développement responsable et des experts de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques publiques.
« L’approvisionnement responsable, c’est l’intégration de pratiques d’achat responsables à chaque étape », explique Uga Barone, conseillère principale des Services de l’approvisionnement pour le projet Nouveau Vic. Les Services de l’approvisionnement ont collaboré pour garantir que les appels d’offres concordent avec les objectifs d’approvisionnement responsable de l’Université McGill, qui consistent, entre autres, à encourager les fournisseurs à adopter des pratiques écologiques. Cette démarche va au-delà de la simple obtention de certifications comme LEED Or et WELL. De plus, les Services de l’approvisionnement ont joué un rôle essentiel pour garantir que le développement responsable demeure un critère d’évaluation crucial lorsqu’on fait appel à des comités de sélection (regroupant des parties prenantes pour l’évaluation et le choix de fournisseurs) pour attribuer un contrat, conformément à l’engagement de l’Université en matière de développement responsable.
Plus généralement, les Services de l’approvisionnement ont veillé à ce que les activités d’approvisionnement soient en adéquation avec les principes fondamentaux d’intégrité et de responsabilité de la Politique d’approvisionnement responsable de l’Université.
« Notre rôle est d’établir des ponts entre l’expertise en approvisionnement et la réalisation des projets en nous assurant que le processus d’approvisionnement s’appuie sur une vision stratégique et offre une valeur ajoutée, tout en respectant l’équité », souligne Uga Barone.
Des stratégies proactives pour surmonter les difficultés en approvisionnement
Les vastes chantiers comportent leur part de complexités, et le projet Nouveau Vic ne fait pas exception à la règle. L’une des difficultés les plus grandes auxquelles les Services de l’approvisionnement se sont heurtés est le dépôt d’offres dépassant le budget approuvé; par ailleurs, il y a parfois eu une participation insuffisante des soumissionnaires.
Leur solution a été d’adopter une stratégie de concertation préalable, qui a mené à des échanges fructueux avec les soumissionnaires potentiels avant la publication officielle de l’appel d’offres.
« Cette stratégie nous a aidés à évaluer les conditions du marché et la capacité des soumissionnaires avant d’entamer la phase officielle d’appel d’offres, explique Uga Barone. En cernant en amont les risques et possibilités, nous garantissons que le processus d’appel d’offres final se fonde sur des attentes plus réalistes et plus claires des deux côtés (soumissionnaires et McGill) afin d’aboutir à des offres plus pertinentes. »
Ces discussions préliminaires, qui portaient sur les tendances du marché, les considérations budgétaires et les gains potentiels, se sont avérées précieuses. En peaufinant le cahier des charges, les plans, les échéances et la répartition des risques grâce aux commentaires reçus, les Services de l’approvisionnement ont pu attiser la concurrence et obtenir des offres plus en phase avec les réalités financières et opérationnelles du projet.
Un projet de cette envergure nécessite également une coordination harmonieuse entre les divers services et les parties prenantes de l’Université. C’est ainsi que les Services de l’approvisionnement ont collaboré étroitement avec le Service des affaires juridiques pour garantir la clarté et la conformité des contrats, l’unité Gestion des installations et Services auxiliaires afin d’inclure des exigences contractuelles soutenant à la fois l’exécution du projet et les besoins opérationnels à long terme, et le Service des technologies de l’information pour intégrer efficacement les exigences technologiques dans les contrats.
En intégrant le développement responsable aux contrats, en consultant préalablement les soumissionnaires et en veillant à l’équité et à la transparence du processus de sélection, les Services de l’approvisionnement ont contribué à un modèle compatible avec les objectifs de développement responsable à long terme de l’Université.
Un modèle pour les futures acquisitions de l’Université
Le cas du projet Nouveau Vic a mis en lumière l’importance de l’approvisionnement stratégique pour les initiatives complexes de grande envergure. La gestion consciencieuse des risques liés à l’approvisionnement, la concertation préalable avec les fournisseurs et la collaboration étroite entre les unités de l’Université ont permis aux Services de l’approvisionnement de mieux surmonter les difficultés, de satisfaire aux exigences de conformité et de réaliser des gains d’efficience.
Uga Barone revient sur son expérience et souligne l’importance des relations dans le processus d’approvisionnement.
« Il est crucial d’établir des liens solides, fondés sur la transparence. Que ce soit avec les parties prenantes internes ou les fournisseurs externes, la confiance et la collaboration sont les clés de la réussite. Ces éléments étant maintenant en place, le meilleur reste à venir pour ce projet », déclare-t-elle.
Le Nouveau Vic est en cours de construction sur le site de l’ancien Hôpital Royal Victoria. Sa phase actuelle de construction se poursuivra jusqu’à la fin de 2028, et l’installation des premiers occupants est prévue pour 2029.