Rencontrez Julie Lane, la force administrative derrière le programme postdoctoral de résidence de médecine de famille

Par : Yasmine Elmir

Julie Lane, administratrice de l’enseignement postdoctoral au Département de médecine de famille , est un élément clé de l’équipe du Département depuis 2006. « Il me semble que je suis une des dernières employées du Département qui a eu l’occasion de travailler dans notre “ancienne maison” à l’intersection de l’avenue des Pins et Robert-Bourassa », explique Julie. Elle est entrée aux services aux étudiants au Bureau du doyen à la vie étudiante peu après avoir obtenu un baccalauréat en communication et études culturelles de l’Université Concordia en 2005. Cette expérience a éveillé sa passion et son intérêt pour les programmes d’études, le développement pédagogique et la coordination d’événements. « J’ai été attirée par le Département de médecine de famille à cause de l’opportunité qui m’était offerte à l’époque. Je n’avais pas d’expérience en enseignement et administration de la médecine. La médecine universitaire et clinique n’était pas un sujet dont on discutait chez moi, alors pour moi c’était une belle occasion de m’engager dans un domaine bien au-delà de ma zone de confort », se souvient-elle. « J’ai accepté avec grand plaisir le poste dans le département et je ne l’ai jamais regretté. »

Julie a rejoint l’équipe du programme postdoctoral de résidence en tant que coordinatrice en 2008. Elle est devenue administratrice de l’enseignement postdoctoral en 2017. Ses responsabilités principales consistent à soutenir la Dre Fanny Hersson-Edery, directrice du programme postdoctoral de résidence, dans la gestion quotidienne du programme. Elle s’occupe notamment du recrutement et de la sélection des résidents (CARMS), de la gestion de l’agrément, des affaires des résidents et du développement de projets spéciaux. Sa plus grande responsabilité est de veiller à ce que l’équipe fournisse un soutien, une orientation et des conseils continus et de qualité aux directeurs des sites d’enseignement, aux administrateurs et aux résidents des unités. « Ce que j’aime le plus du Département et de l’équipe du programme postdoctoral, c’est que nous sommes vraiment une famille soudée. Après tout, le mot “famille” est dans le nom de notre département! J’ai le privilège de travailler avec des cliniciens, des administrateurs et des résidents très inspirants », dit Julie. « Il faut une équipe et même un petit village de personnes dévouées pour offrir continuellement un programme de résidence basé sur les compétences à plus de 200 résidents dans neuf unités d’enseignement partout au Québec. »

Au fil des ans, Julie a dû s’adapter à de nombreux changements, mais elle n’avait jamais anticipé les défis que la pandémie de COVID-19 a apportés à son équipe. « Nous avons dû apprendre rapidement à nous réorganiser et à fonctionner à distance. Cela signifiait s’adapter rapidement à l’enseignement en ligne. Le Dr Carlin, directeur adjoint au programme d’études, et notre équipe ont dû déterminer en peu de temps comment faire passer notre matériel pédagogique sur une plateforme en ligne et le rendre accessible à nos résidents », partage-t-elle. « En outre, les équipes des unités ont dû passer à la télémédecine, ce qui a apporté d’autres éléments inconnus liés à la gestion des patients et à la supervision des résidents. »

La pandémie a également entraîné l’annulation de nombreuses expériences cliniques. Les résidents ont dû être redéployés dans différents stages très rapidement. L’équipe administrative a donc dû faire des pieds et des mains pour réassigner les résidents qui étaient en cours de formation tout en essayant d’organiser l’horaire des nouveaux résidents qui commençaient en juillet 2020. Les équipes devaient également fournir aux résidents le calendrier de redéploiement sur une base mensuelle, ce qui compliquait encore plus la gestion du calendrier de formation. Il fallait de plus veiller à ce que les résidents continuent à recevoir les expériences cliniques nécessaires pour obtenir leur diplôme de médecine de famille.

Au cours de la dernière année, les plus grandes priorités de Julie étaient de s’assurer que les unités d’enseignement et les résidents recevaient le soutien et les conseils nécessaires pour survivre à l’année. « Être disponibles pour guider nos équipes à travers ce qui a été l’année la plus difficile et la plus épuisante de l’histoire de notre programme était certainement en haut de notre liste de priorités. Les solutions que nous avons appliquées sont issues d’essais et d’erreurs », explique Julie. « Nous nous sommes adaptés aux problèmes à mesure qu’ils se présentaient. L’une des premières solutions que nous avons mises en œuvre a été d’établir des réunions hebdomadaires de l’équipe centrale postdoctorale. Ces réunions ont permis aux membres de l’équipe de se soutenir mutuellement pendant que nous déterminions la direction à prendre en tant que programme. Les stratégies de communication sont devenues la clé de notre survie. Lorsque nous avons réalisé que nos réunions s’avéraient utiles pour notre petite équipe, nous avons décidé d’appliquer cette initiative à l’ensemble du programme et avons commencé à organiser une série hebdomadaire appelée PG Panel Hour. »

L’équipe postdoctorale a rapidement réfléchi aux moyens d’adapter le recrutement à un format en ligne. Ils ont produit 11 vidéos documentaires présentant toutes les unités d’enseignement de la médecine de famille et un aperçu du programme postdoctoral de résidence. « L’idée de présenter notre événement de recrutement en ligne semblait non seulement peu pratique et peu attrayante, mais aussi presque impossible à mettre en œuvre », relate Julie. « Tout au long de l’été, l’équipe s’est efforcée de présenter notre idée à nos unités et de recruter des directeurs de site, des administrateurs et des résidents pour qu’ils participent à nos vidéos. On nous a rappelé à plusieurs reprises que nous étions en pleine pandémie mondiale et que la probabilité de réussite de ce projet semblait douteuse. Malgré cette période irréaliste pour produire des vidéos promotionnelles, les membres de notre équipe ont offert leur soutien et nous avons continué à aller de l’avant avec notre équipe de tournage parce que nous croyions vraiment à ce projet. »

« Avant la pandémie, je pensais que notre équipe postdoctorale était résiliente. Rien ne nous faisait peur. Je pensais que nous avions tout vu », ajoute Julie. « Cependant, maintenant que nous avons survécu à la pandémie et que nous avons réussi à maintenir notre programme de résidence en vie et à offrir un programme axé sur les compétences à plus de 200 résidents, je crois qu’on peut dire sans se tromper que nous avons une équipe de guerriers! Go McGill! Je suis extrêmement fière de voir à quel point nous sommes forts et résilients en médecine de famille. Malgré les défis et les difficultés que nous avons rencontrés, notre leadership et notre dévouement envers notre spécialité et nos résidents nous ont permis d’arriver là où nous sommes aujourd’hui. Nous souhaitons la bienvenue à notre nouvelle cohorte de résidents et sommes prêts à commencer une nouvelle année! »