La Gestion de l'effectif étudiant relève du Vice-principal exécutif suppléant (vie étudiante et acquisition de connaissances).
La Gestion de l'effectif étudiant est un service important et diversifié qui englobe une vaste gamme d'objectifs. Mentionnons les suivants :
Service aux étudiants potentiels et actuels
- Préconiser un service de qualité constant et répondre rapidement sur Internet, par courriel, au téléphone et en personne aux étudiants potentiels, aux candidats, aux étudiants actuels, aux diplômés, aux conseillers des cégeps et des écoles secondaires ainsi qu'aux parents.
- Faire visiter le campus aux familles de passage.
Admissions et recrutement
- Élaborer et mettre en ouvre un plan de recrutement et d'admissions continu à l'intention des facultés de premier cycle pour lesquelles la Gestion de l'effectif étudiant assume cette responsabilité, qui soit en harmonie avec les objectifs de la haute direction et des facultés.
- Faire concorder les procédures d'admissions avec les normes internes ainsi qu'avec les normes nationales et internationales.
Gestion des dossiers
- Protéger l'intégrité des relevés de notes et des diplômes de McGill.
- Coordonner et promouvoir des pratiques exemplaires pour les étudiants potentiels, les candidats et les processus des dossiers d’étudiants (cours, inscriptions, examens)
- Protéger l'intégrité des relevés de notes et des diplômes de McGill.
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- à l'intérieur de la Gestion de l'effectif étudiant et
- entre les différents services du campus, en particulier d'autres unités d'admissions, le Service des comptes étudiants, le Bureau des études supérieures, l'École d'éducation permanente et les services des affaires étudiantes des facultés.
- Veiller à ce que le système d'information sur les étudiants, ainsi que les développements et les mises a niveau futurs, restent continuellement conformes à nos méthodes de travail ainsi qu'aux priorités des facultés et de l'administration centrale.
Établissement de rapports
- Transmettre des rapports réguliers au Ministère et à la CREPUQ sur les statistiques des admissions, des inscriptions et des diplômes à l'appui du financement de l'université et d'autres responsabilités.
- Élaborer et planifier en temps opportun des rapports opérationnels et de gestion clés sur les admissions et les dossiers des étudiants.
- Promouvoir une bonne connaissance et l'utilisation constante de l'entrepôt de données des étudiants sur tout le campus.
Relations externes
- Représenter McGill à l'échelle locale, nationale et internationale auprès d'étudiants potentiels, du public, des médias et du gouvernement.
- Appuyer le rayonnement international de McGill en ce qui concerne des contrats d'échange avec d'autres universités et organismes.
Source : Rapport annuel de la Gestion de l'effectif étudiant, soumis au Bureau du vice-principal exécutif et au vice-principal (affaires universitaires), septembre 2003; révisé le 20 janvier 2006; révisé octobre 2006