Politique sur les absences et les congés

NOM DE LA POLITIQUE

POLITIQUE SUR LES ABSENCES ET LES CONGÉS

APPROBATION PAR Comité du programme MDCM
DATE D'APPROBATION 27 février 2017
DERNIÈRE MISE À JOUR 27 janvier 2020
GROUPES CONCERNÉS Étudiants, résidents enseignants, corps professoral 
BUT Politique générale sur les absences et les congés du programme MDCM

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Foire aux questions

Remarque : Cette FAQ répond aux questions courantes des étudiants concernant la Politique sur les absences et les congés, mais ne se substitue pas à cette dernière. Veuillez consulter le document pdf ci-dessus pour vous familiariser avec tous les aspects de la politique.

  1. Pourquoi toutes les activités des volets TPC et Externat sont-elles obligatoires, mais non celles du volet FFMMD?
    La politique vise toutes les activités d’apprentissage du cursus MDCM, y compris les cours magistraux du volet FFMMD, car le Comité du programme MDCM est d’avis qu’elles vous aideront à atteindre les objectifs du cours, du volet et du programme. Certaines séances d’apprentissage du volet FFMMD et toutes celles des volets TPC et Externat exigent votre participation active et ne sont pas enregistrées. Ces séances sont obligatoires parce que rien ne peut remplacer le fait d’être présent et de participer. Les présences ne seront pas nécessairement prises à toutes les séances obligatoires, mais lorsqu’elles le sont, une absence non autorisée par le Bureau des ÉMPC est consignée comme manquement aux règles de comportement (voir le Règlement de promotion, point 11).
     
  2. Ma demande d’autorisation d’absence a été approuvée. Que dois-je faire maintenant?
    Une fois votre demande approuvée, vous devez faire suivre l’approbation à l’administrateur du cours (ELMF) ou à l’administrateur et au directeur du site (TPC et Externat) dans les 48 heures (voir la procédure de demande d’autorisation d’absence pour les absences de courte durée, point 5). Si l’absence tombe durant l’externat, vous devez aussi faire une demande d’accommodement pour éviter d’être de garde ce jour-là, si votre activité se prolonge le soir ou la fin de semaine. Si vous n’en faites pas la demande, vous pourriez être mis à l’horaire pour une activité clinique de soir ou de fin de semaine.

    Si vous avez obtenu une autorisation d’absence pour une journée où il n’y a finalement pas d’activité d’apprentissage obligatoire, vous devez en aviser le Bureau des ÉMPC pour éviter que cette journée soit comptabilisée dans votre banque de congés au plus tard 7 jours après l’absence.
  3. Quels sont les motifs les plus courants pour refuser une demande d’autorisation d’absence?
    La plupart des demandes d’autorisation d’absence sont approuvées. Il y a 3 motifs de refus courants : a) le délai de demande n’a pas été respecté, b) l’étudiant a déjà épuisé sa banque de congés pour l’année, c) l’absence amènerait l’étudiant à manquer plus de 25 % des exigences d’un cours.
    1. Si vous soumettez une demande après la date limite en raison d’un congé de maladie ou d’une urgence personnelle ou médicale et que votre demande est refusée, veuillez contacter la vice-doyenne adjointe aux affaires étudiantes. Il est rare que des exceptions soient accordées pour des événements prévus d’avance, comme des conférences. Une exception n’est envisagée que si vous donnez une communication à une conférence et avez reçu l’avis d’acceptation de votre résumé moins de 42 jours avant l’événement. Dans un tel cas, vous devez soumettre votre demande d’autorisation d’absence dans les 72 heures après avoir été avisé de l’acceptation du résumé.
    2. Une fois vos banques de congés mobiles et de congés pour raisons personnelles épuisée pour l’année, il est impossible d’en ajouter. Il faut donc planifier avec soin. Il est impossible d’ajouter d’autres congés parce que les absences du programme s’additionnent rapidement. Plus vous vous absentez, plus vous ratez des activités d’apprentissage, et plus il devient difficile d’atteindre les objectifs du programme MDCM.
    3. Manquer plus de 25 % des exigences d’un cours mène à une mention « incomplet » (voir le Règlement de promotion, point 10). Toute absence qui conduirait à une telle situation ne sera pas autorisée.
  4. Comment dois-je faire pour soumettre une demande en retard ou demander qu’une exception me soit accordée?
    Toutes les demandes d’autorisation d’absence sont soumises de la même façon : dans le formulaire de demande d’autorisation de congés et d’absences. Si votre demande est conforme à la politique, elle pourra être approuvée par le Bureau des ÉMPC. Si elle n’est pas conforme, elle sera refusée. En cas de circonstances exceptionnelles, vous devez discuter de votre situation avec la vice-doyenne adjointe, Affaires étudiantes ou la vice-doyenne, ÉMPC (voir les principes spécifiques aux absences de courte durée). Si vous estimez que votre demande a été refusée injustement, contactez la vice-doyenne adjointe, Affaires étudiantes, si la demande est de nature personnelle, ou la vice-doyenne, ÉMPC, si la demande est de nature académique (voir la procédure de demande d’autorisation d’absence pour les absences de courte durée, point 4).
  5. Pourquoi le délai est-il de 42 jours pour la majorité les congés mobiles et les congés pour raisons personnelles? Pourquoi les délais sont-ils différents pour les autres catégories d’absences?
    Les activités d’apprentissage du programme MDCM sont planifiées avec soin. Lorsque vous manquez une partie du cursus, votre absence ne touche pas que vous – elle peut nuire à vos pairs au laboratoire et dans les activités en petit groupe, aux patients qui comptent sur vous, à votre équipe clinique qui doit répartir les soins différemment si vous vous absentez, aux enseignants qui ont préparé le cours en fonction d’un nombre précis d’étudiants. Le Comité du programme MDCM a décidé à l’unanimité qu’un préavis de 42 jours était nécessaire pour accommoder les absences dans les cours, ce pour quoi le délai a été fixé à 42 jours. Dans le cas des rendez-vous avec le Bureau de l’aide financière aux étudiants, l’expérience nous a appris que les rendez-vous sont souvent confirmés seulement 7 jours à l’avance – nous avons donc fixé le délai à 7 jours pour vous éviter de devoir demander une exception pour vous occuper de vos prêts étudiants. De la même façon, nous savons que même si beaucoup de rendez-vous médicaux sont pris longtemps d’avance, il arrive qu’on n’ait le rendez-vous qu’une semaine d’avance – nous avons donc fixé ce délai à 7 jours pour que le Bureau des ÉMPC puisse autoriser automatiquement la plupart des demandes sans que vous ayez à demander une exception à la vice-doyenne adjointe aux affaires étudiantes. En fixant ces délais différents selon le type d’absence, le programme MDCM compte sur votre honnêteté et votre intégrité et vous demande de soumettre vos demandes dans les délais correspondant à la demande. 
  6. Pourquoi les étudiants doivent-ils respecter toutes ces règles alors que les délais sont plus flexibles pour la Faculté, par exemple lorsqu’elle modifie l’horaire des étudiants?
    Certains horaires dépendent du Bureau des ÉMPC, et d’autres sont préparés par les bureaux d’enseignement des différents cours et hôpitaux, particulièrement en milieu clinique. Dans tous les cas, les changements de dernière minute à l’horaire ne doivent avoir lieu que dans des cas exceptionnels, comme une maladie ou une urgence familiale, une modification de l’horaire clinique sur laquelle le superviseur n’a aucun contrôle. Si vous éprouvez des problèmes en raison de changements de dernière minute apportés à votre horaire, vous devriez en informer l’administrateur et/ou le directeur du volet.

 

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