Sur cette page: Assistance technique | Droits d’accès et autorisations | Ouverture de session | Comités de protection des animaux et administrateurs locaux | Hébergement partagé | Espèces et souches | Modèles | Définitions | Problèmes connus | Foire aux questions
Le logiciel de gestion des animaux (AMS) est le système centralisé de l’Université McGill pour la surveillance éthique et la gestion opérationnelle de la recherche sur les animaux à McGill et dans ses instituts affiliés. Il regroupe, au sein d’un même environnement, le dépôt et l’examen des protocoles d’utilisation des animaux, les flux de travail des comités, la gestion des accès des utilisateurs et la validation des formations, ainsi que les activités des installations, ce qui permet d’assurer le respect des politiques de l’Université et des normes canadiennes.
Le logiciel AMS est utilisé par les chercheurs principaux, le personnel de recherche, les équipes des animaleries et les membres des comités de protection des animaux. Il prend en charge la rédaction et les modifications de protocoles, les examens annuels, la gestion des autorisations fondées sur les rôles, la commande d’animaux et la coordination des installations, ainsi que les ententes d’hébergement partagé entre les sites.
L’accès au logiciel AMS dépend du site (sélectionnez votre affiliation principale) :
- Université McGill (ams.research.mcgill.ca/mcgill)
- Le Neuro (MNI) (ams.research.mcgill.ca/mni)
- Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (ams.research.mcgill.ca/rimuhc)
- Institut universitaire en santé mentale Douglas (ams.research.mcgill.ca/douglas)
- Institut Lady-Davis de l’Hôpital général juif (ams.research.mcgill.ca/jghldi)
- Hôpital Shriners (ams.research.mcgill.ca/shriners)
Assistance technique
Pour poser une question d’ordre général ou obtenir des conseils, veuillez communiquer avec votre administrateur local, premier point de contact pour tout ce qui touche aux droits d’accès au logiciel AMS.
En cas de problèmes complexes ou d’enjeux touchant l’ensemble du système, communiquez avec le ams [at] mcgill.ca (service d’assistance) qui coordonne aussi les mises à jour avec les administrateurs locaux, au besoin.
Droits d’accès et autorisations
Ajout d’un utilisateur
Pour les nouveaux utilisateurs du logiciel AMS, la personne responsable doit remplir le formulaire de demande d’accès. Une personne ne peut pas soumettre une demande d’accès pour elle-même :
- Le chercheur principal soumet les demandes pour le personnel de recherche.
- Le gestionnaire ou le superviseur soumet les demandes pour le personnel des animaleries.
- Le coordonnateur du comité de protection des animaux soumet les demandes pour les membres du comité.
Attribution ou modification des droits d’accès
Pour attribuer ou modifier un rôle (p. ex., chercheur, rédacteur-vérificateur de protocole, membre du comité), communiquez avec votre administrateur local, qui vérifiera les autorisations requises avant d’attribuer les droits d’accès.
Demandes relatives aux espèces ou aux procédures
Pour ajouter une souche ou une procédure aux données maîtresses du logiciel AMS, soumettez un formulaire de demande relative aux données maîtresses d’AMS.
Ouverture de session
Étape 1 — Accéder à la page du site
Accédez à la page du logiciel AMS pour votre site .
Étape 2 — Ouvrir une session avec votre adresse courriel professionnelle
Utilisez votre adresse courriel @mcgill.ca (ou celle de votre lieu de travail) et votre mot de passe. N’utilisez pas de nom d’utilisateur raccourci comme dans Darwin. Si l’ouverture de session échoue, essayez votre adresse @mail.mcgill.ca, si vous en avez une.
Étape 3 — Au besoin, suivez les étapes pour créer un compte Azure
Si vous avez déjà utilisé Darwin, cherchez un courriel d’invitation envoyé par l’Université McGill (vérifiez votre dossier de courrier indésirable). Suivez les étapes pour créer votre compte Azure et confirmer vos droits d’accès. McGill n’accède pas à vos données personnelles.
Captures d’écran : Exemple de courriel d’invitation et de demande d’autorisation (pour la mise en contexte) :
Étape 4 — En cas de problème
Vous éprouvez toujours des problèmes? Communiquez avec le ams [at] mcgill.ca (service d’assistance) en indiquant l’adresse courriel ou le nom d’utilisateur que vous avez employé.
Après avoir ouvert une session, sélectionnez « AUP » pour afficher les protocoles approuvés. Remarques :
- Les noms des anciens gestionnaires de Darwin sont ajoutés à chaque protocole. Pour les modifications ou les renouvellements urgents, communiquez avec le ams [at] mcgill.ca (service d’assistance).
- Ne renouvelez aucun protocole ayant fait l’objet d’une prolongation dont la date d’expiration initiale était antérieure au 3 mai sans avoir reçu d’instructions supplémentaires (pour en savoir plus sur la prolongation, consultez le nom de fichier du protocole).
Examen annuel prévu le 1er juin 2025 : Le chercheur principal doit soumettre un examen annuel avant le 1er juin.
- Cliquez sur la ligne du numéro de protocole pour afficher les documents en retrait.
- Si vous voyez un examen annuel, ouvrez le document. Sinon, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document du protocole approuvé, sélectionnez « Annual Review », puis remplissez le document.
- Dans le formulaire, cliquez sur l’onglet « Annual Review » à gauche pour afficher les questions et les consignes.
- Pour en savoir plus, consultez les vidéos explicatives et la foire aux questions.
- Vous pouvez modifier n’importe quelle section du protocole dans l’examen annuel; les modifications sont mises en évidence pour les réviseurs.
Une copie en format PDF de la dernière version approuvée dans Darwin, s’il y a lieu, sera jointe au fichier dans AMS.
Comités de protection des animaux et administrateurs locaux
Pour connaître les rôles d’utilisateurs et les autorisations accordées, communiquez avec votre administrateur local. Les coordonnateurs du comité de protection des animaux prennent en charge les dépôts, les modifications et les examens de protocoles par le comité.
Université McGill (campus A et B du centre-ville et campus Macdonald)
Administrateur local (droits d’accès au logiciel AMS): ams [at] mcgill.ca (Service d’assistance)
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d’utilisation des animaux) : animalethics.review [at] mcgill.ca (Agent d’éthique)
Nouveaux chercheurs (accueil) : animal.qa [at] mcgill.ca (Équipe-conseil en assistance qualité)
Animaleries (commandes, facturation, activités) : Service d’assistance pour les membres du CMARC
Le Neuro
Administrateur local (droits d’accès au logiciel AMS) : ams [at] mcgill.ca (Service d’assistance)
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d’utilisation des animaux) : acc.mni [at] mcgill.ca (Comité de protection des animaux – Neuro)
Animaleries (commandes, facturation, activités) : gaudia.guerra [at] mcgill.ca (Activités des animaleries – Neuro)
Institut Lady-Davis (Hôpital général juif Sir Mortimer B. Davis)
Administrateur local (droits d’accès au logiciel AMS) : LDI_FACC [at] ladydavis.ca (Comité de protection des animaux)
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d’utilisation des animaux) : LDI_FACC [at] ladydavis.ca (Comité de protection des animaux – Institut Lady-Davis)
Animaleries (commandes, facturation, activités) : yvhans.chery [at] ladydavis.ca (Activités liées aux animaux – Institut Lady-Davis)
Institut universitaire en santé mentale Douglas
Administrateur local (droits d’accès au logiciel AMS) : guylaine.gadoury.comtl [at] ssss.gouv.qc.ca (Comité de protection des animaux – Institut Douglas)
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d’utilisation des animaux) : guylaine.gadoury.comtl [at] ssss.gouv.qc.ca (Comité de protection des animaux – Institut Douglas)
Animaleries (commandes, facturation, activités) : guylaine.gadoury.comtl [at] ssss.gouv.qc.ca (Activités liées aux animaux – Institut Douglas)
Institut de recherche du CUSM (site Glen et Hôpital général de Montréal)
Administrateur local (droits d’accès au logiciel AMS) : ard.training [at] muhc.mcgill.ca (Institut de recherche du CUSM (formation, Division des ressources animalières))
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d’utilisation des animaux) : facc.admin [at] muhc.mcgill.ca (Administration du comité de protection des animaux (CUSM))
Animaleries (commandes, facturation, activités) : RI.AMS [at] muhc.mcgill.ca (RI AMS (CUSM))
Hôpitaux Shriners pour enfants
Administrateur local (droits d’accès au logiciel AMS) : ard.training [at] muhc.mcgill.ca (Institut de recherche du CUSM (formation, Division des ressources animalières))
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d’utilisation des animaux) : facc.admin [at] muhc.mcgill.ca (Administration du comité de protection des animaux (CUSM))
Animaleries (commandes, facturation, activités) : messer [at] shriners.mcgill.ca (Activités liées aux animaux – Hôpital Shriners)
Hébergement partagé
L’hébergement partagé désigne l’hébergement ou l’utilisation d’animaux dans un autre site que celui pour lequel l’autorisation a été délivrée.
- Site d’attache : Site pour lequel le protocole a été approuvé.
- Site d’accueil : Site où les animaux sont hébergés ou utilisés, autre que le site d’attache.
- Sites : Université McGill (MCGL-), Le Neuro (MNI-), Institut Lady-Davis (JGH-), Institut Douglas (DOUG-), Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (MUHC-), Hôpital Shriners (SHRN-).
Pour organiser un hébergement partagé, communiquez avec l’administrateur local du site d’accueil et fournissez-lui les renseignements suivants :
- Nom du chercheur principal, numéro du protocole, code du projet (compte)
- Espèce et souche
- Quantité, sexe, âge, poids, autres précisions
- Nom du fournisseur et numéro de référence (s’il y a lieu)
- Personne responsable de la commande, animalerie
Espèces et souches
Les listes d’espèces et de souches ont été rationalisées : certaines redondances ont été éliminées et le module sur la reproduction a été optimisé. La nomenclature des espèces correspond maintenant à celle qui est utilisée dans le formulaire d’utilisation des animaux d’expérimentation du Conseil canadien de protection des animaux (CCPA).
- Les variantes redondantes de souches ont été supprimées (différences liées aux majuscules et minuscules ou à l’usage du trait de soulignement).
- La mention du génotype a été retirée des noms de souches. Les gènes et les génotypes sont désormais gérés séparément (voir ci-dessous).
Ressources de référence : JAX, MGI, RGD, IMSR.
En cas de nom de souche manquant ou différent de celui qui figure dans votre protocole, consultez le tableau de correspondance suivant :
Liste des souches pour les rédacteurs-vérificateurs de protocole
Pour ajouter une souche
- Suivre les directives de l’International Committee on Standardized Genetic Nomenclature for Mice
- Soumettre le formulaire de demande relative aux données maîtresses d’AMS
Génotypes
Les génotypes sont gérés séparément et sont principalement utilisés dans le module sur la reproduction. Vous pouvez préciser les caractéristiques génotypiques lors d’une demande d’ajout d’une souche et dans le champ « Additional Specification » du formulaire de commande.
Modèles
Liste de souches pour la section sur les espèces du protocole d’utilisation des animaux – Modèle
Liste des dangers pour la section sur les dangers du protocole d’utilisation des animaux – Modèle
Définitions
Approbation du Bureau de déontologie animale : Approbation administrative finale délivrée par le Bureau de déontologie animale après l’examen du comité de protection des animaux, l’approbation du président du comité et du conseiller en formation, et la vérification du respect des exigences (quorum, évaluation par les pairs, continuité du numéro de protocole, etc.).
Examen annuel : Mise à jour annuelle exigée chaque année du cycle de quatre ans. L’onglet de l’examen annuel s’affiche et comporte des questions auxquelles il faut répondre
Pièce jointe : Téléversez des documents à partir d’un protocole au moyen du bouton « Attachments », puis cliquez sur « Apply to document ». Une icône de trombone indique la présence de pièces jointes.
Catalog ou Catalog (NG) : Listes maîtresses répertoriant les options possibles pour les utilisateurs. Privilégiez Catalog (NG) si cette option est offerte.
Check-out et Check-in : Commandes utilisées pour modifier des documents en mode protégé. Cliquez sur « Check-out » dans le menu déroulant « Action » pour modifier un document, puis sur « Save & Check-in » lorsque vous avez terminé.
Closed : Ne pas utiliser cette fonction, elle met fin à l’ensemble du fichier de protocole.
Compare version : Commande utilisée pour afficher les différences entre les versions (bordures jaunes autour des sections modifiées, texte ajouté en vert, texte supprimé en rouge et barré).
Membre désigné : Réviseur sélectionné par le coordonnateur du comité de protection des animaux (membre du comité ou représentant concerné).
Disapproved : Statut de flux de travail utilisé pour annuler un protocole ou une modification.
Expiration : Fin de la période de validité du protocole de quatre ans.
ACC Administrative Review : Statut d’un protocole en attente d’une décision du comité de protection des animaux.
Filtres : Options permettant de n’afficher que certains documents (par exemple, « In Progress », « In Use »).
Waiting for my DM Review et Waiting for my Signature : Statut d’un protocole en attente d’une action d’un réviseur, du président du comité ou d’un conseiller en formation.
For PI Revision : Statut d’un protocole envoyé par le comité de protection des animaux au chercheur principal pour révision.
In Progress et In Use : Filtres prédéfinis pour les protocoles en cours de rédaction ou d’examen (In Progress) et pour les protocoles actuellement approuvés (In Use).
Administrateur local : Personne-ressource d’un site, qui modifie les paramètres et accorde les autorisations.
Autorisations : Droits d’accès (p. ex. comité, chercheur principal).
Document du protocole : Document unique (protocole, modification ou examen annuel).
Fichier de protocole : Dossier contenant tous les documents relatifs à un protocole; la duplication lance un nouveau cycle de 4 ans.
Publish (examens) : Le bouton « + Publish » est utilisé pour publier le premier commentaire d’une section et ouvrir le fil de discussion.
Statut : Étape du flux de travail (menu déroulant « Workflow ») : Draft, Initiated, Approved, Amendment, Annual Review, For ACC Administrative Review, For PI Revision, Expired, For Signature, For ACO Approval, Terminated, etc.
Version : État d’un protocole après chaque examen annuel et chaque modification.
Flux de travail : Parcours d’un protocole, de l’ébauche jusqu’à l’approbation finale, guidé par le comité de protection des animaux ou son président, les réviseurs, le chercheur principal, l’équipe-conseil en formation et le Bureau de déontologie animale.
Problèmes connus
Fenêtres contextuelles : Le logiciel utilise des fenêtres contextuelles. Si vous cliquez et que rien ne se produit, il est probable que votre navigateur ait bloqué la fenêtre contextuelle. Autorisez les fenêtres contextuelles pour le site AMS dans votre navigateur.
J’ai dupliqué un protocole, mais je ne le vois pas. Où est-il?
Il suffit de changer de filtre : vous le trouverez en utilisant le filtre « In Progress » (et non « In Use »).
Comment puis-je renouveler entièrement un protocole qui arrive à expiration?
Il n’existe pas de formulaire de renouvellement complet. Dupliquez le fichier du protocole (statut « In Progress »), faites-le passer au statut « In Use », mettez à jour, entrez l’ancien numéro sous « Project Continuance » et soumettez le protocole.
Mes changements effectués dans une fenêtre contextuelle ne s’affichent pas dans le protocole. Pourquoi?
Dans la plupart des fenêtres contextuelles, il faut cliquer sur « Apply » (p. ex., « Apply current selection » ou « Apply to protocol ») pour que les changements s’affichent dans le formulaire principal. .
Que signifie la flèche rouge ou verte sur la page d’accueil du protocole?
La flèche rouge indique qu’un protocole a été emprunté (« Check-out »). Cliquez sur l’icône d’engrenage et de crayon (paramètres) pour savoir qui l’a emprunté (« Checked out by »). La flèche verte indique que vous l’avez emprunté.
Où puis-je trouver mon certificat (lettre d’approbation annuelle)?
Il est joint au fichier de protocole. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône de trombone, sélectionnez « Edit Attachment » et téléchargez le certificat.
Comment puis-je annuler une modification ou un examen annuel?
Demandez au coordonnateur du comité de protection des animaux de faire passer le statut du protocole à « For PI Revision », puis sélectionnez « Withdrawn » dans le menu déroulant « Workflow ».