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Un nouveau système d'auto-inscription

Avec plus de 200 patients par jour, la clinique de radio-oncologie du CUSM est fort achalandée. Le RCR a entrepris des sondages standardisées et des groupes de discussion pour recueillir les commentaires des patients. Il était clair que le processus d'inscription pourrait bénéficier d'une révision. Les données démontraient que près de trois quarts des patients trouvaient que le système de numéro sur ticket de papier était peu pratique, et que l'attente pour accéder à la réception était trop longue.

Une équipe du RCR a donc élaboré un projet pilote en vue de faciliter le processus d’inscription à la clinique, de réduire le temps d’attente et d’améliorer la confidentialité du processus.

La première étape du projet, mis en place l'été dernier, a consisté en l’installation d’un écran géant dans la salle des médecins afin qu’ils puissent connaître la durée d’attente des patients et suivre leurs déplacements dans la clinique. 

Cet automne, trois guichets d’inscription libre-service ont été installés. Le patient pourra y faire lire le code-barre de sa carte d’assurance maladie, ce qui préviendra immédiatement l’équipe de soins de l’arrivée du patient. 

De plus, les préposés à l’inscription pourront plus rapidement répondre aux questions des patients puisqu’ils n’auront plus à aider ces derniers à remplir des formulaires et à régler les détails de leur rendez-vous.

Le temps d'attente au comptoir de réception a chuté de 10 minutes par patient à 2 minutes. Et plus de 80 pour cent des patients qui ont leur rendez-vous à l'unité utilisent ce nouveau système. 

Eileen*, qui reçoit un traitement de chimiothérapie pour un cancer du sein, estime que ce système améliore grandement les choses. « C’est beaucoup plus pratique, dit-elle. Vous n’avez qu’à passer votre carte devant le lecteur numérique et tout le monde, oncologue, techniciens, préposés sait instantanément que vous êtes arrivée. L’écran vous indique même si votre rendez-vous est retardé. »

Les résultats du projet pilote mené au CUSM serviront dans l’installation de guichets libre-service à l’HGJ et au CHSM.

*Seul le prénom de la patiente est utilisé pour préserver son anonymité. 

 

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