Procedure Regarding the Handling of Complaints Received During Certain Acquisition Processes

In accordance with an Act respecting contracting by public bodies, the University has issued a procedure for handling complaints. This procedure covers all complaints received by the University in connection with the award or attribution of a contract, as well as during the process of certification of goods and qualification of enterprises.

 

The procedure is not the appropriate recourse for requests for information or clarification, nor for initial requests to modify tendering documents, requests for which the University's processes already provide specific methods. These requests are therefore excluded from the scope of this procedure, at first instance. In particular, the methods of request for clarification prescribed by the existing processes make it possible to obtain responses and actions from the University within shorter delays than this procedure, which obliges the plaintiff and the University to wait for the certain deadlines.

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En vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics, l’Université s’est doté d’une procédure portant sur le traitement des plaintes. L’Université ne donnera suite à aucune plainte qui ne suit pas cette procédure.

Cette procédure vise toutes les plaintes reçues par l’Université dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat, ainsi que durant le processus d’homologation de biens et de qualification d’entreprises.

 

La procédure n’est pas le recours approprié pour les demandes d’information ou de clarification, ainsi que les demandes initiales de modification des documents d’appels d’offre, demandes pour lesquelles les processus de l’Université prévoient déjà des méthodes précises. Ces demandes sont donc exclues de la portée de cette procédure, en première instance. Notamment, les méthodes de demande de clarification prescrites par les processus existants permettent d’obtenir des réponses et des actions de l’Université dans des délais plus courts que cette procédure, qui oblige le plaignant et l’Université à attendre l’écoulement de certains délais.


Submitting a Complaint

To submit a complaint please go to the procédure de traitement des plaintes reçues dans le cadre de certain processus d'acquisition [Partie II, section 2.1] document, listed below to select the form.  


Resource & Documentation

Procédure de traitement des plaintes reçues dans le cadre de certain processus d'acquisition