Mon milieu de travail

Responsable

  • Yves Beauchamp, vice-principal (administration et finances)

Brève description

Cette priorité vise à faire de McGill une véritable organisation apprenante. L’initiative « Mon milieu de travail » a pour objectif de faciliter la transition vers une nouvelle culture en matière de travail administratif à McGill : embrasser le changement et favoriser l’apprentissage continu, susciter et encourager les nouvelles façons de faire les choses, et encourager les employés à utiliser leur savoir et leur expertise pour faire de McGill une université plus souple et plus efficace.


Objectifs à long terme

  • Habiliter les employés à reconnaître les occasions permettant d’accroître l’efficience des processus, de les simplifier et de les améliorer.
  • Mieux harmoniser nos ressources à nos besoins et à nos priorités.
  • Déterminer les mesures permettant de nous assurer que l’embauche du personnel administratif soit effectuée de façon stratégique.
  • Utiliser les outils technologiques pour accroître l’efficience de nos activités.
  • Continuer d’offrir à nos employés une formation appropriée à leur poste, et créer plus de moyens pour qu’ils puissent apprendre les uns des autres.
  • Favoriser une culture qui adopte les changements et accueille les nouvelles idées.

Projets

  • Assurer la formation et le perfectionnement de tous les employés et gestionnaires.
  • Partager l’information et les meilleures pratiques.
  • Accroître l’autonomie et la souplesse dans les méthodes de travail et les processus de prise de décisions.
  • Appuyer les employés pour la mise en place des nouveaux processus, ainsi que l’amélioration des services et des autres procédures administratives.
  • Tout en respectant les enveloppes budgétaires existantes, encourager et soutenir les gestionnaires dans la planification des besoins relatifs aux effectifs ainsi qu’à la formation et au perfectionnement, et dans la mise en place d’un processus efficace de gestion du rendement.

Jalons clés (mise à jour : juillet 2017)

Note : Les mises à jour ainsi que les nouveaux jalons apparaissent en gras. Les mises à jour seront publiées deux fois par année.

Date Jalon Mise à jour

Été 2014

Lancement du processus Mon milieu de travail pour toutes les unités relevant des vice-principaux Administration et finances et Communications et relations externes

Étape conclue.
Hiver 2014-2015

Analyse des commentaires d’employés de la première vague d’unités à l’égard de l’Enquête sur la santé et élaboration de plans d’action visant à résoudre les défis mis au jour par les employés.

Étape conclue.
Hiver 2014-2015

Mobilisation de la communauté mcgilloise en vue de l’élaboration d’un plan institutionnel visant à faire de McGill une université apprenante.

Conclusion des plans d’action préliminaire
Printemps-été 2015

Analyse des commentaires provenant de l’Enquête sur la santé et élaboration de plans d’action pour la deuxième vague d’unités.

Étape conclue.
Printemps-été 2015

Réception des plans finaux de la première et de la deuxième vague d’unités, préparés avec l’aide du groupe de travail chargé de l’initiative Mon milieu de travail.

Étape conclue.
Printemps-été 2015

Lancement de nouvelles initiatives d’engagement communautaire et déploiement de consultations, au besoin.

Étape conclue.

Printemps-été 2015

Mise en œuvre des plans d’action pour les unités de la première et de la deuxième vagues, avec le soutien du groupe de travail chargé de l’initiative Mon milieu de travail.

Étape conclue

Printemps-été 2015

Lancement de l’initiative Mon milieu de travail pour les unités de la troisième vague.

Révision. Le processus est désormais axé sur les projets plutôt que sur les unités, dans le but de s’attaquer aux projets qui émanent des quatre coins de l’Université, et ce, à tous les niveaux.

Printemps-été 2015

Analyse des commentaires provenant de l’Enquête sur la santé et élaboration de plans d’action pour la troisième vague d’unités.

Révision. Le processus est désormais axé sur les projets plutôt que sur les unités.
Printemps-été 2015

Suivi auprès des unités de la première et de la deuxième vague afin d’évaluer les progrès réalisés au chapitre des plans d’action et d’apporter le soutien nécessaire, au besoin.

Étape conclue.
Printemps-été 2015

Réalisation de l’enquête Organisation apprenante

Étape conclue. Au total, 2 754 membres du personnel administratif et de soutien de l’Université ont été interrogés sur la perception qu’ils ont de l’Université en tant qu’organisation apprenante. Un taux de réponse de 45,5 % a été enregistré, reflétant l’importance des questions soulevées.

Printemps-été 2015

Direction de groupes de discussion au cours de la période estivale.

Étape conclue. En réponse à plus de 400 commentaires soumis par les participants à l’enquête, l’équipe responsable de la division Mon milieu de travail a créé cinq groupes de discussion sur les questions clés soulevées dans l’enquête. Ces discussions avaient comme objectif de mieux comprendre et de prouver le bien-fondé des perceptions mises de l’avant dans l’enquête. Les groupes de discussion étaient organisés selon les thèmes suivants :

  • leadership et structure organisationnelle;
  • gestion du rendement;
  • qualité et service à la clientèle; et
  • innovation, autonomisation et risque.
Hiver 2016

Consultation auprès de chefs d’unité aux quatre coins de McGill afin de cibler des occasions potentielles à l’égard de l’initiative Mon milieu de travail.

Étape conclue. L’initiative Mon milieu de travail a mis sur pied 10 nouveaux projets de phase II afin de donner suite aux résultats de la consultation et des discussions tenues au cours de la période estivale. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ces projets, cliquez ici.

Hiver 2016

Réalisation d’un examen exhaustif de l’état d’avancement des travaux, vastes consultations auprès de la communauté mcgilloise et identification de nouvelles pistes potentielles de création de valeur.

Étape conclue. Une mise à jour sur l’état d’avancement de tous les projets de phase I et sur tous les nouveaux projets de phase II se trouve ici.

Hiver 2016

Établissement d’une date limite de lancement d’une deuxième enquête Organisation apprenante afin de mesurer les progrès.

Mise à jour. La date limite de lancement de la deuxième enquête Organisation apprenante a été fixée à janvier 2017 (trois mois plus tôt que prévu).

Printemps-été 2016

Poursuite de la mise en œuvre des projets de phase I et de phase II, et publication régulière de mises à jour sur le site Web de l’initiative Mon milieu de travail.

En cours.

Été 2016

Organisation de séances de discussion avec les membres de la communauté mcgilloise sur la culture de travail et le développement conjoint.

Étape conclue.

Automne 2016

Élaboration, en collaboration avec le Service de développement organisationnel, d’un modèle de programme de formation et de perfectionnement professionnel sur les techniques d’encadrement à l’intention des employés qui occupent un poste de niveau M et exercent des fonctions d’encadrement

Le cursus est terminé.

Automne 2016

Analyse de l’efficacité du programme Mon milieu de travail avec un spécialiste en comportement organisationnel de la Faculté de gestion Desautels

Étape conclue – Le rapport de cette analyse ainsi que les mesures proposées ont été soumis à la haute direction en décembre 2016 aux fins d’approbation. Le tout a été approuvé en janvier 2017.

Hiver 2017

Lancement du programme de formation et de perfectionnement professionnel sur les techniques d’encadrement sous l’appellation Cercles d’apprentissage sur les techniques d’encadrement

Étape conclue – Le programme a été lancé en janvier 2017, et la phase 1 a pris fin en juin.

Hiver 2017

Réalisation du sondage Organisation apprenante et comparaison des résultats à ceux de 2015

Étape conclue – Les résultats se sont améliorés pour 24 des 25 questions, ce qui indique que le programme Mon milieu de travail donne des résultats quantifiables.

Printemps 2017

Synthèse de la phase I du programme pilote Cercles d’apprentissage, évaluation des résultats et prise en compte de ces derniers pour la planification d’une phase 2 bonifiée, lancée à l’automne 2017

La phase 1 est terminée. Nous évaluons les résultats et planifions la phase 2.

Printemps-été 2017

Présentation du programme Mon milieu de travail lors du Forum sur le leadership universitaire, plus précisément de la mission de cette équipe et des résultats du sondage, afin de resserrer les liens avec les sphères académiques de l’Université et d’aller chercher de judicieux conseils en prévision des initiatives à venir

Étape conclue – La présentation du 30 mars a suscité beaucoup d’intérêt, donné lieu à des propositions fort constructives et éveillé le désir de faire une plus grande place au programme Mon milieu de travail dans diverses sphères académiques.

Été 2017

Élaboration d’un plan en vue d’un hébergement plus permanent des projets pilotes Mon milieu de travail menés à bonne fin pour assurer la préservation de ces précieux acquis (Programme de mentorat du personnel, La boîte à idées, Programme d’accompagnement, etc.)

En cours

Automne 2017

Lancement de la phase 2 du programme pilote Cercles d’apprentissage, qui ciblera un groupe de superviseurs plus vaste

Planification en cours