Les médias sociaux de l’Université McGill doivent favoriser un dialogue constructif, respectueux et constructif. Les relations avec le public doivent renforcer la confiance, démontrer la transparence et créer un lien entre le public et les membres de la communauté de l’Université, leurs recherches et leurs histoires.
Les unités soucieuses d’entretenir de bonnes relations avec le public doivent répondre de manière réfléchie, apporter des précisions au besoin et faire connaître les ressources disponibles. Elles doivent rester à l’écoute du public et éviter les échanges conflictuels ou spéculatifs.
Contenu pertinent et stratégique
Un bon contenu est exact, accessible, visuellement attrayant et conforme à l’image de marque de McGill. Il apporte au public une valeur ajoutée et des informations pertinentes, et il peut devenir une source d’inspiration.
Que doit-on publier, quelles sont les meilleures pratiques en matière de publication?
Parmi les contenus efficaces qui correspondent à la mission de McGill, il y a :
• les témoignages d’étudiants et d’étudiantes, leurs réalisations et leurs expériences sur le campus;
• les résultats de recherche expliqués de manière claire et accessible;
• les actualités sur le corps professoral et les programmes;
• les projets communautaires, les partenariats et les initiatives en développement durable;
• les événements ouverts à la communauté de McGill ou de Montréal;
• les coulisses qui montrent le processus et les retombées d’une initiative, de même que les participants;
• des rappels saisonniers ou informatifs (collation des grades, admissions, dates limites importantes).
Où peut-on trouver des idées de contenu fiables?
• Le McGill Reporter
• La salle de presse de McGill
• Les bulletins d’information des facultés
• Les annonces des Services aux étudiants
• Le calendrier des événements sur le campus
Les unités peuvent consulter ces sources pour savoir ce qui se passe à l’Université et assurer la cohérence des messages.
À éviter
• Le contenu faisant la promotion d’opinions personnelles ou politiques
• Les publications contenant des informations non vérifiées, des affirmations floues ou des spéculations
• Les images ou les vidéos de mauvaise qualité (sombres, instables, pixélisées)
• Les éléments graphiques contenant du texte trop long potentiellement illisible sur les appareils mobiles
• Les tendances virales sans lien avec la mission de McGill
• L’utilisation excessive d’émojis, de mots-clics ou d’un langage informel qui ne correspond pas à l’image de l’Université
Lignes directrices pour la planification
• Créer un plan ou un calendrier de contenu mensuel.
• Trouver un équilibre entre les publications informatives, attrayantes et axées sur la communauté.
• Viser une publication régulière en fonction des capacités (par exemple, de deux à trois fois par semaine).
• Réserver certaines publications pour des mises à jour ponctuelles, des faits marquants en recherche ou des actualités.
• Éviter les longues périodes sans publication; les comptes inactifs donnent une mauvaise image de l’unité et de l’Université.
Exactitude
Le contenu partagé sur les comptes officiels de l’Université McGill doit être exact, clair et vérifiable. Les responsables des médias sociaux doivent s’assurer que les informations sont à jour et factuellement exactes avant leur publication. En cas d’erreur, les responsables doivent apporter des corrections rapidement et de manière transparente.
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Les sources des images, des légendes, des données, des citations et des déclarations doivent être approuvées et fiables.
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Il faut éviter les spéculations et les informations non confirmées, en particulier en ce qui concerne la recherche, les décisions institutionnelles ou les questions touchant la sécurité de la population étudiante ou du public.
Respect et confidentialité
Le contenu partagé sur les médias sociaux doit respecter la vie privée, la dignité et la sécurité des personnes et de la communauté mcgilloise dans son ensemble. Les informations confidentielles ou sensibles ne doivent jamais être publiées, et les images ou les vidéos où des personnes peuvent être identifiées ne doivent être partagées qu’après l’obtention du consentement approprié.
Consignes :
• Protéger les renseignements personnels et éviter de divulguer des informations internes ou sensibles.
• Obtenir le consentement des personnes pouvant être identifiées dans des images ou des enregistrements à publier. Utiliser ce formulaire de consentement pour consigner les autorisations.
• Utiliser un langage inclusif et respectueux qui reflète la diversité de la communauté mcgilloise.
Nous pourrons ainsi maintenir la confiance, protéger la vie privée et démontrer l’engagement de l’Université à l’égard de communications respectueuses et responsables.
Protocoles en cas d’urgence et de crise
En cas d’urgence, nos communications doivent être précises et cohérentes. Les mises à jour officielles proviennent des canaux centraux de McGill, et toutes les facultés et unités doivent suivre les procédures établies afin de garantir la clarté des informations transmises et d’éviter toute désinformation.
En situation de crise :
• suspendre la publication de tout contenu programmé ou planifié;
• ne partager que les messages vérifiés provenant des comptes centraux de McGill;
• éviter de publier des déclarations, des interprétations ou des commentaires indépendants;
• corriger rapidement et de manière visible toute publication inexacte;
• informer le Service des communications et des relations institutionnelles si des informations préoccupantes ou non vérifiées apparaissent en ligne.
