Principes généraux
Les médias sociaux de l’Université McGill doivent refléter les valeurs, la mission et l’engagement de l’Université à l’égard d’une communication respectueuse, exacte et inclusive. Les personnes qui gèrent les comptes officiels doivent faire preuve de jugement, protéger la confidentialité et s’assurer que le contenu respecte les priorités de l’Université.
Les comptes officiels de l’Université ont pour but d’informer, d’inspirer et de créer des liens avec divers publics, tout en préservant la réputation de l’Université McGill en tant qu’établissement fiable et crédible.
Ces attentes s’appliquent à toute personne publiant un article au nom d’une unité, y compris le personnel, les stagiaires et les membres de la communauté étudiante.
Principes essentiels :
• Communiquer avec précision et clarté
• Appliquer les principes de respect, de bonne entente et d’inclusion
• Protéger la vie privée et les informations sensibles
• Garantir l’accessibilité et la cohérence visuelle
• Rester en phase avec l’orientation générale de McGill en matière de communication
• Refléter l’identité de marque de McGill de manière cohérente en ce qui a trait au ton, aux images et aux messages
Conduite et ton approprié
Le ton utilisé par l’Université McGill sur ses médias sociaux reflète son engagement à l’égard d’une communication centrée sur l’humain, de l’excellence académique, de l’accessibilité et de relations de qualité avec la communauté. Notre voix est professionnelle, mais aussi informée, accessible et fondée sur l’exactitude et le respect. Notre contenu doit mettre en avant les personnes, les idées et les découvertes qui façonnent McGill, de la vie étudiante et des initiatives sur le campus aux réalisations en recherche et aux retombées sur la communauté.
Lors d’interactions avec le public :
• répondre de manière réfléchie et éviter les échanges conflictuels;
• corriger les informations erronées de manière polie et transparente;
• éviter les opinions personnelles, les réactions émotionnelles ou les commentaires sur des questions politiques ou sociales sensibles;
• répondre aux questions avec professionnalisme et sérieux;
• transmettre les demandes complexes ou sensibles à l’unité appropriée ou au Service des communications et des relations institutionnelles.
Cette approche garantit que la présence numérique de McGill reste crédible, inclusive et axée sur la communauté, tout en favorisant la confiance et une participation constructive sur toutes les plateformes.
Création de comptes, gouvernance et alignement stratégique
Afin d’assurer la cohérence, une gouvernance judicieuse et une communication efficace avec le public dans l’ensemble de l’écosystème numérique de McGill, la création d’un nouveau compte de média social doit faire l’objet d’une consultation préalable et de l’approbation officielle de l’équipe des médias sociaux du service Communications et relations institutionnelles.
Avant de lancer, de nommer ou de réactiver un compte sur une plateforme, les facultés, départements et unités doivent obtenir une autorisation écrite.
L’Université se réserve le droit :
• d’approuver ou de refuser la création de nouveaux comptes;
• de recommander une consolidation ou une intégration dans des canaux existants;
• d’établir les exigences en matière de dénomination, d’image de marque et de pertinence des plateformes;
• d’examiner et de vérifier des comptes existants, et de recommander leur consolidation ou leur désactivation, s’il y a lieu.
Ce modèle de gouvernance permet d’éviter les doublons, la fragmentation et les risques pour la réputation, tout en garantissant que la présence numérique de McGill reste stratégique, durable et conforme aux priorités institutionnelles.
Les unités qui exploitent des comptes sans autorisation pourraient devoir déplacer, modifier, fusionner ou désactiver le canal.
Évaluation avant une demande de création de compte
Avant de soumettre une demande de création d’un nouveau compte sur les médias sociaux, les unités doivent déterminer si un compte indépendant est nécessaire, viable et justifié d’un point de vue stratégique.
Les unités doivent se poser les questions suivantes :
•Y a-t-il un public clairement défini qui se distingue du public des comptes de McGill existants?
• L’unité compte-t-elle un professionnel responsable des communications ou des médias sociaux et chargé de la création, de la publication, de l’analyse et de la modération du contenu?
• Y a-t-il des ressources suffisantes pour publier régulièrement et maintenir la qualité tout au long de l’année?
• Peut-on s’appuyer sur un compte facultaire ou un compte connexe déjà bien implanté à McGill pour rejoindre un public existant?
Il ne faut pas créer de nouveaux comptes uniquement pour des campagnes événementielles, à court terme ou à retombées limitées.
Liens vers les politiques et les lignes directrices connexes
Les responsables de médias sociaux doivent respecter les politiques universitaires régissant la communication numérique, le respect de la vie privée, l’utilisation de la marque et le code de conduite. Documents pertinents :
• Politique sur l’utilisation responsable des ressources en technologie de l’information de l’Université McGill
• Politique sur l’utilisation du nom, du logo et des autres marques de commerce de l’Université McGill
https://www.mcgill.ca/secretariat/files/secretariat/policy_university_name_logo_trademarks_0.pdf• Lignes directrices de l’Université McGill concernant l’utilisation des images générées par l’IA
