Directives sur les réunions, les activités para-universitaires et les événements : automne 2021 et hiver 2022

Les présentes directives remplacent les Directives sur les réunions, les activités para-universitaires et les événements : été et début de l’automne 2021.

Aperçu

  • Depuis le 1er septembre, on utilise le passeport vaccinal pour réserver l’accès à certaines activités aux personnes pleinement vaccinées.
  • Bien que la santé publique autorise la reprise de certains événements et de certaines activités para-universitaires, nous ne pourrons pas lever entièrement les restrictions en raison d’un manque de ressources, ces dernières devant être consacrées en priorité à la mission d’enseignement et de recherche de l’Université. Nous encourageons toujours la tenue d’événements et d’activités para-universitaires virtuelles.
  • Comme les campus ont toujours une capacité d’accueil limitée, l’Université déconseille la tenue d’activités qui attireraient de nombreux visiteurs externes ainsi que d’activités purement sociales. De même, les activités qui attirent beaucoup de gens ou qui sont propices aux rassemblements informels sont à éviter (p. ex., présentations dans des lieux hautement fréquentés, grands rassemblements de personnel, etc.). Il ne faut pas oublier que les activités virtuelles sont à privilégier.
  • La situation entourant la COVID occupe beaucoup de ressources; par conséquent, les ressources générales sont toujours limitées. Il faut donc établir des priorités parmi les activités, en privilégiant les activités d’enrichissement destinées aux étudiants.
  • C’est donc dans ce cadre que s’appliquent les définitions suivantes :
    • Réunion : Regroupement de personnes planifié et organisé s’inscrivant dans les activités normales (habituelles) d’enseignement, d’apprentissage, de recherche ou de travail.
    • Activité para-universitaire : Activité organisée pour les étudiants, qui vient s’ajouter à leurs cours ou à leurs activités de recherche; il peut s’agir d’une activité d’enrichissement liée ou non à un cours ou à la recherche, d’une activité sociale, etc.
    • Événement : Regroupement de personnes planifié et organisé ne s’inscrivant pas dans les activités normales d’enseignement, d’apprentissage, de recherche ou de travail; il s’agit, en d’autres termes, d’occasions spéciales ou uniques.
    • Activité organisée par l’Université : Activité qui s’inscrit dans les activités de l’Université ou qui fait appel aux ressources de l’Université. Bon nombre d’associations facultaires et d’associations étudiantes sont des organisations tierces; les activités qu’elles proposent hors campus ne sont donc pas considérées comme étant organisées par l’Université.
Type d’activité Passeport vaccinal exigé?

Réunion

Non
Activité para-universitaire Oui
Événement Oui, sauf si l’événement fait partie du programme d’un cours
  • Dans ce cadre, les activités para-universitaires et les événements tenus dans des lieux et mobilisant des ressources qui relèvent de la faculté ou de l’unité (et ne nécessitant aucun soutien ni service de coordination général) peuvent être autorisés par le doyen ou le chef de l’unité, ou par son délégué. Il convient de suivre la filière de notification habituelle (directeur de l’immeuble, Service de sécurité, Service des bâtiments, etc.).
  • Nous invitons les facultés et les unités à établir leurs priorités d’affectation des ressources en prévision des réunions, des activités para-universitaires et des événements. Il est préférable que ce travail se fasse à l’échelon de la faculté ou de l’unité, chacune ayant ses propres priorités. Les activités virtuelles sont à privilégier.
  • Parmi les activités nécessitant des services généraux (soutien, coordination ou ressources), notons la réservation de salles et les activités extérieures. Aucune activité extérieure sur le campus n’est autorisée sans recours aux services généraux.
  • Les directives gouvernementales et les mesures de prévention de l’Université doivent être suivies à la lettre pendant toute activité organisée par l’Université, qu’elle se tienne sur le campus ou ailleurs.
    • L’entité ayant approuvé l’activité (le doyen de la faculté/chef de l’unité ou son délégué, ou le Centre des opérations d’urgence [COU]/la vice-principale adjointe, campus Macdonald) doit s’assurer que le plan établi permet le respect des directives de la santé publique et de l’Université, notamment en ce qui a trait à la distanciation et au port du masque.
    • Pour toutes les activités en présentiel où les gens mangeront ou boiront, il faut éviter les services de type buffet, où les ustensiles sont manipulés par de nombreuses personnes, et privilégier les repas individuels, comme les boîtes repas. De plus, toutes les directives du gouvernement du Québec sur l’aménagement des places assises et la distanciation doivent être respectées; on les trouve dans les directives relatives aux paliers d’alerte.
    • S’ils font appel à un traiteur de l’extérieur, les organisateurs doivent respecter le processus de parrainage d’un visiteur. Quant à l’ensemble des activités intérieures ou extérieures où de la nourriture est servie, il faut prendre des dispositions avec special.events [at] mcgill.ca pour le compostage. Des frais s’appliquent.
    • Lorsque le passeport vaccinal est exigé (voir le tableau ci-dessus), l’organisateur doit s’assurer que les participants possèdent un passeport vaccinal et refuser l’accès à ceux qui n’en ont pas.
    • Il appartient à l’organisateur de l’activité de veiller au bon déroulement et au respect du plan approuvé. L’unité de l’organisateur devient, par défaut, le « parrain » de l’activité.
    • Si l’activité ou l’événement se déroule en dehors des heures d’ouverture de l’immeuble (événement intérieur) ou après 15 h (événement extérieur), un employé du Service des bâtiments (conciergerie ou entretien) doit être sur place du début à la fin de l’événement. Des frais de nettoyage, établis en fonction de la surface en pieds carrés occupée, seront facturés. Si l’activité exige un resserrement de la sécurité, des frais pourraient s’appliquer.
    • Après avoir approuvé l’activité hors campus, informer le COU de sa tenue, à emergency.mgmt [at] mcgill.ca.
  • Ces directives seront en vigueur pendant les sessions d’automne et d’hiver, jusqu’à ce que le passage à la phase « Levée de la distanciation » ou des changements importants aux consignes du gouvernement nécessitent une mise à jour.

Activités

Type

Approbation

Passeport vaccinal

Observations

Réunions

Permises, dans les locaux de la faculté ou de l’unité

Unité

Non

Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur

 

Dans la plupart des secteurs, la présence de membres du personnel est toujours restreinte et il n’est pas recommandé d’inviter plus de gens uniquement pour une réunion, d’autant plus que les réunions virtuelles sont possibles.

Activités para-universitaires

À l’intérieur, dans des locaux et mobilisant uniquement des ressources de la faculté ou de l’unité

Doyen/chef de l’unité

Oui

Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur

 

Il convient de suivre la filière de notification habituelle (directeur de l’immeuble, Service de sécurité, etc.).

À l’intérieur, mobilisant des ressources générales

Autorité centrale*

Oui

Priorité aux activités d’enrichissement destinées aux étudiants

 

Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur

 

Une fois l’approbation préliminaire obtenue, la réservation d’une salle est obligatoire aux fins de coordination.

À l’extérieur, sur le campus

Autorité centrale*

Oui

Une fois l’approbation préliminaire obtenue, la présentation d’une demande d’organisation d’un événement extérieur est obligatoire aux fins de coordination.

Hors campus

Doyen/chef de l’unité

Oui

Des exigences supplémentaires relatives au passeport vaccinal peuvent s’appliquer pour les activités hors campus.

Événements

À l’intérieur, dans des locaux et mobilisant uniquement des ressources de la faculté ou de l’unité

Doyen/chef de l’unité

Oui, sauf pour les activités d’apprentissage et d’enseignement

Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur

À l’intérieur, mobilisant des ressources générales

 

Autorité centrale*

Oui, sauf pour les activités d’apprentissage et d’enseignement

Une fois l’approbation préliminaire obtenue, la réservation d’une salle est obligatoire aux fins de coordination.

À l’extérieur, sur le campus

Autorité centrale*

Oui, sauf pour les activités d’apprentissage et d’enseignement

Une fois l’approbation préliminaire obtenue, la présentation d’une demande d’organisation d’un événement extérieur est obligatoire aux fins de coordination.

Hors campus

Doyen/chef de l’unité

Oui, sauf pour les activités d’apprentissage et d’enseignement

Des exigences supplémentaires relatives au passeport vaccinal peuvent s’appliquer pour les activités hors campus.

*« Autorité centrale » fait référence au COU, sauf pour les activités se déroulant sur le campus Macdonald, où c’est la vice-principale (campus Macdonald) qui joue le rôle d’autorité centrale aux fins d’approbation. La demande doit comporter l’information suivante : brève description de l’activité et de ses objectifs, brève justification expliquant l’importance de la présence sur place des participants, nombre approximatif de participants (étudiants et employés compris) ainsi que date et heure envisagées. Faire parvenir la demande à emergency.mgmt [at] mcgill.ca.

Directives relatives aux associations étudiantes et à leurs activités

  • Les activités organisées par des associations étudiantes et des associations étudiantes facultaires officielles, qui sont des entités distinctes de l’Université, ne sont pas considérées comme étant organisées par l’Université. Si ces associations souhaitent tenir un événement dans des lieux appartenant à l’Université, les processus d’approbation susmentionnés s’appliquent. (Par conséquent, les associations facultaires doivent obtenir l’approbation du doyen concerné [ou de son délégué] et les associations centrales [SSMU et PGSS, par exemple] doivent obtenir celle du COU.) La priorité est accordée aux activités d’enrichissement destinées aux étudiants.
  • Toutefois, il existe également des associations étudiantes de département ou d’unité, qui sont généralement des associations informelles. Ces associations peuvent discuter des propositions d’activités à l’échelon du département ou de l’unité et demander des approbations finales pour des activités à l’intérieur (sans mobilisation des ressources générales) à l’échelon de la faculté. Les activités para-universitaires nécessitant des ressources générales ne seront pas approuvées. Les activités para-universitaires hors campus organisées par ces associations ne sont pas considérées comme étant organisées par l’Université et ne sont pas visées par les processus d’approbation de l’Université.
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