Directives sur les réunions, les activités parauniversitaires et les événements : été et début de l’automne 2021

Le 6 août, le gouvernement a annoncé que les activités parauniversitaires, y compris les sports, ne seraient accessibles qu’aux étudiants « adéquatement vaccinés ». Nous mettrons à jour ces directives à mesure que nous en saurons davantage à ce sujet.

Aperçu

  • Bien que la santé publique autorise la reprise de certains événements et certaines activités parauniversitaires, nous ne pourrons pas lever entièrement les restrictions en raison d’un manque de ressources, ces dernières devant être consacrées en priorité à la mission d’enseignement et de recherche de l’Université.
     
  • C’est donc dans ce cadre que s’appliquent les définitions suivantes :
    • Réunion : Regroupement de personnes planifié et organisé s’inscrivant dans les activités normales (habituelles) d’enseignement, d’apprentissage, de recherche ou de travail.
    • Activité parauniversitaire : Activité organisée pour les étudiants, qui vient s’ajouter à leurs cours ou à leurs activités de recherche; il peut s’agir d’une activité d’enrichissement liée ou non à un cours ou à la recherche, d’une activité sociale, etc.
    • Événement : Regroupement de personnes planifié et organisé ne s’inscrivant pas dans les activités normales d’enseignement, d’apprentissage, de recherche ou de travail; il s’agit, en d’autres termes, d’occasions spéciales ou uniques.
       
  • Dans ce cadre, les activités parauniversitaires et les événements tenus dans des lieux et mobilisant des ressources qui relèvent de la faculté ou de l’unité (et ne nécessitant aucun soutien ni service de coordination général) peuvent être autorisés par le doyen/chef de l’unité ou par son délégué. Il convient de suivre la filière de notification habituelle (directeur de l’immeuble, Service de sécurité, Service des bâtiments, etc.).
     
  • Nous invitons les facultés et les unités à établir leurs priorités d’affectation des ressources en prévision des réunions, des activités parauniversitaires et des événements. Il est préférable que ce travail se fasse à l’échelon de la faculté ou de l’unité, chacune ayant ses propres priorités.
     
  • Parmi les activités nécessitant des services généraux (soutien, coordination ou ressources), notons la réservation de salles et les activités extérieures.
     
  • Les directives gouvernementales et les mesures de prévention de l’Université doivent être suivies à la lettre pendant toute activité organisée par l’Université, qu’elle se tienne sur le campus ou ailleurs.
    • L’entité ayant approuvé l’activité (le doyen de la faculté/chef de l’unité ou son délégué, ou le Centre des opérations d’urgence [COU]) doit s’assurer que le plan établi permet le respect des directives de la santé publique et de l’Université, notamment en ce qui a trait à la distanciation et au port du masque.
       
    • Il appartient à l’organisateur de l’activité de veiller au bon déroulement et au respect du plan approuvé.
       
  • Le présent cadre sera en vigueur pendant tout l’été et jusqu’au début de la phase « levée de la distanciation », à l’automne 2021.
     
  • Le présent cadre remplace les directives Framework for Extracurricular Activities & Events over Preparation Phase (i.e. summer 2021) et Faculty Approvals for in-person academic-related student activities prior to the start of the Fall 2021 term, distribuées le 11 juin 2021.
Type d’activité Consignes

Réunions

  • Permises, dans les locaux de la faculté ou de l’unité
  • Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur
Activités parauniversitaires – À l’intérieur, dans des locaux et mobilisant uniquement des ressources de la faculté ou de l’unité
  • Permises, sous réserve de l’approbation du doyen/chef de l’unité
  • Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur

Activités parauniversitaires – À l’intérieur, mobilisant des ressources générales

  • Approbation du COU requise; priorité aux activités d’enrichissement destinées aux étudiants
  • Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur
  • Aucun autre type d’activité permis pour l’instant
Activités parauniversitaires – Hors campus
  • Autorisées, sous réserve de l’approbation du doyen/chef de l’unité
  • Ne s’applique qu’aux activités organisées par l’Université
Événements – À l’intérieur, dans des locaux et mobilisant uniquement des ressources de la faculté ou de l’unité
  • Permis, sous réserve de l’approbation du doyen/chef de l’unité
  • Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur
Événements – Accueil de l’automne – À l’intérieur ou à l’extérieur, mobilisant des ressources générales
  • Approbation du COU requise
  • Nombre de participants : selon l’espace disponible et les règles de distanciation en vigueur
Événements – À l’extérieur, sur le campus
  • Non permis, sauf pour la semaine d’accueil de l’automne
Événements – Semaine d’intégration, sur le campus
  • Non permis

Événements – Semaine d’intégration, hors campus

  • N’entrent pas dans le présent cadre, puisqu’ils relèvent de tiers

Événements – Organisés par McGill, hors campus

  • Permis, sous réserve de l’approbation du doyen/chef de l’unité

 

Directives sur les réunions, les activités parauniversitaires et les événements – Été et début de l’automne 2021

Réunions

  • Une réunion est un regroupement de personnes planifié et organisé s’inscrivant dans les activités normales (habituelles) d’enseignement, d’apprentissage, de recherche ou de travail.
  • La réunion est planifiée à l’échelon de la faculté ou de l’unité, se tient dans les locaux de cette dernière et ne mobilise pas de ressources générales.
  • On doit s’en tenir au nombre de participants pouvant occuper le local dans le respect des règles de distanciation. Toutes les autres directives gouvernementales et mesures de prévention de l’Université doivent être suivies à la lettre.
  • Font partie de la présente catégorie les regroupements d’étudiants qu’organisent les Services aux étudiants dans le cadre de leurs affaires courantes.

Activités parauniversitaires

  • Une activité parauniversitaire est organisée pour les étudiants et vient s’ajouter à leurs cours ou à leurs activités de recherche; il peut s’agir d’une activité d’enrichissement liée ou non à un cours ou à la recherche, d’une activité sociale, etc.
  • On doit s’en tenir au nombre de participants pouvant occuper le local dans le respect des règles de distanciation. Toutes les autres directives gouvernementales et mesures de prévention de l’Université doivent être suivies à la lettre.

Activités parauniversitaires – À l’intérieur, dans des locaux et mobilisant uniquement des ressources de la faculté ou de l’unité

  • Les activités intérieures tenues dans des locaux et mobilisant uniquement des ressources relevant de la faculté ou de l’unité peuvent être approuvées par le doyen/chef de l’unité.
  • Il convient de suivre la filière de notification habituelle (directeur de l’immeuble, Service de sécurité, etc.).

Activités parauniversitaires – À l’intérieur, mobilisant des ressources générales

  • Ces activités doivent être approuvées par le COU. Les activités d’enrichissement à l’intention des étudiants seront jugées prioritaires. La demande doit comporter l’information suivante : brève description de l’activité et de ses objectifs, brève justification expliquant l’importance de la présence sur place des participants, nombre approximatif de participants (étudiants et employés compris) ainsi que date et heure envisagées. Faire parvenir la demande à emergency.mgmt [at] mcgill.ca.
  • Si le COU approuve la tenue de l’activité à l’intérieur, la réservation d’une salle est obligatoire aux fins de coordination.
  • Si l’activité intérieure se déroule en dehors des heures d’ouverture de l’immeuble, un employé du Service des bâtiments (conciergerie ou entretien) doit être sur place du début à la fin de l’activité. Des frais de nettoyage, établis en fonction de la surface en pieds carrés occupée, seront facturés. Si l’activité exige un resserrement de la sécurité, des frais pourraient s’appliquer.

Activités parauniversitaires – Hors campus

  • Ces activités doivent être approuvées par le doyen/chef de l’unité.
  • Comme les directives sanitaires régissant les activités publiques et extérieures changent régulièrement, la faculté ou l’unité doit s’assurer que l’activité satisfait aux consignes en vigueur avant de l’approuver.
  • Après avoir approuvé l’activité hors campus, informer le COU de sa tenue, à emergency.mgmt [at] mcgill.ca.

Événements

  • Un événement est un regroupement de personnes planifié et organisé ne s’inscrivant pas dans les activités normales d’enseignement, d’apprentissage, de recherche ou de travail. Ce sont donc des occasions spéciales ou uniques.

Événements – À l’intérieur, dans des locaux et mobilisant uniquement des ressources de la faculté ou de l’unité

  • Les événements intérieurs tenus dans des locaux et mobilisant uniquement des ressources relevant de la faculté ou de l’unité peuvent être approuvés par le doyen/chef de l’unité.

Événements – Accueil de l’automne – À l’intérieur ou à l’extérieur, mobilisant des ressources générales

  • Les événements d’accueil relèvent de l’équipe du programme ou de la faculté. Comme ils ont pour but de présenter aux étudiants leur programme d’étude et le personnel qui les guidera dans leur parcours (conseillers, directeurs de programme ou de département, etc.) ainsi que de leur donner un aperçu des attentes pour la session, le COU autorise le recours aux ressources générales.
  • La demande doit comporter l’information suivante : brève description de l’activité et de ses objectifs, brève justification expliquant l’importance de la présence sur place des participants, nombre approximatif de participants (étudiants et employés compris) ainsi que date et heure envisagées. Faire parvenir la demande à emergency.mgmt [at] mcgill.ca () au plus tard le 22 juillet 2021. Les demandes seront étudiées par ordre d’arrivée, mais aucune ne sera prise en considération passé le 22 juillet. Pour faciliter la réservation des locaux et la coordination, prière d’envoyer la demande le plus rapidement possible.
  • Si le COU approuve la tenue de l’événement à l’intérieur, la réservation d’une salle est obligatoire aux fins de coordination.
  • Si le COU approuve la tenue de l’événement à l’extérieur, la présentation d’une demande d’organisation d’un événement extérieur est obligatoire aux fins de coordination.
  • Si l’événement se déroule en dehors des heures d’ouverture de l’immeuble (événement intérieur) ou après 15 h (événement extérieur), un employé du Service des bâtiments (conciergerie ou entretien) doit être sur place du début à la fin de l’événement. Des frais de nettoyage, établis en fonction de la surface en pieds carrés occupée, seront facturés. Si l’activité exige un resserrement de la sécurité, des frais pourraient s’appliquer.

Événements – À l’extérieur, sur le campus

  • Comme tous les événements extérieurs officiels tenus sur le campus doivent être approuvés par les autorités universitaires et appuyés par les services de soutien généraux, l’organisation de ce type d’événement est interdite jusqu’à nouvel ordre.
Événements – Semaine d’intégration, sur le campus
  • Les événements de la semaine d’intégration (frosh) sont organisés par les étudiants.
  • Le doyen à la vie étudiante collabore avec les associations étudiantes à l’élaboration d’un processus d’approbation afin que certains événements d’intégration puissent se tenir sur le campus à la fin de septembre ou plus tard pendant la session d’automne.
Événements – Semaine d’intégration, hors campus
  • Les événements de la semaine d’intégration (frosh) sont organisés par les étudiants.
  • Ils n’entrent pas dans le présent cadre, puisqu’ils relèvent de tiers.
Événements – Organisés par McGill, hors campus
  • Ces événements doivent être approuvés par le doyen/chef de l’unité.
  • Note : Comme les directives sanitaires régissant les activités publiques et extérieures changent régulièrement, la faculté ou l’unité doit s’assurer que l’événement hors campus satisfait aux consignes en vigueur avant de l’approuver.
  • Après avoir approuvé l’événement hors campus, informer le COU de sa tenue, à emergency.mgmt [at] mcgill.ca.
Back to top