Directives : Événements sur le campus

Révisé le 15 février 2021

Conformément aux directives du gouvernement, nous avons annulé toutes les activités prévues sur le campus jusqu'à nouvel ordre. Consultez notre site Web pour connaître l’état de la situation sur le campus.
 

Préambule

  • Les activités redémarrent graduellement sur le campus en prévision de la session d’automne 2020, mais la priorité de l’Université McGill demeure de préserver un milieu sûr et sécuritaire pour l’ensemble de sa communauté et de ses visiteurs. En raison de la pandémie, elle a décidé de procéder à une reprise par paliers de la tenue d’événements.
  • Un événement s’entend d’un rassemblement de personnes planifié et organisé, autre que les activités habituelles d’enseignement, de formation, de recherche ou de nature professionnelle.
     

Énoncé de principes

  • La santé et la sécurité des McGillois sont la priorité.
  • La reprise des événements sur le campus doit se dérouler dans le respect des exigences des autorités de santé publique et conformément aux directives gouvernementales.
  • Tout événement organisé sur le campus doit préalablement avoir été approuvé par le Centre des opérations d’urgence (COU), tout au moins durant la période de la reprise graduelle des activités.
  • Les événements doivent se dérouler dans le respect des principes et des mesures de prévention énoncés dans les Directives : Prévention de la propagation de la COVID-19 sur le campus, notamment :
    • la mise en garde des participants, qui sont responsables de prendre connaissance de l’ensemble des mesures de prévention en vigueur à l’Université McGill et de les respecter;
    • la mise en garde des participants, qui doivent répondre à un questionnaire de vérification avant de se rendre sur les lieux de l’événement et savoir qu’ils se verront refuser l’accès s’ils ont répondu « oui » à l’une des questions;
    • le maintien d’une distance de deux mètres entre les personnes tout au long de l’événement;
    • l’hygiène des mains;
    • le port du masque : le port du masque de procédure est obligatoire à l’entrée et lors des déplacements dans les immeubles de l’Université, mais il est également recommandé de porter un masque ou un couvre-visage dans le cadre d’activités extérieures où il est difficile de maintenir une distance de deux mètres entre les personnes.
  • Nous donnons la priorité aux événements axés sur le bien-être des étudiants et des membres du personnel.
  • Les participants devront se préinscrire aux activités aux fins de contrôle de l’affluence.
  • L’alcool est interdit jusqu’à nouvel ordre lors des événements étudiants.
  • On doit éviter le partage de matériel ou d’articles dans toute la mesure du possible.
  • Les participants peuvent apporter leur propre nourriture à condition de manger en respectant une distance de deux mètres entre eux. Il est interdit de servir, de préparer ou de partager de la nourriture lors des activités, et ce, jusqu’à nouvel ordre.
  • Aucun événement externe (qui n’est pas organisé par l’Université ou par l’une de ses associations étudiantes reconnues) n’est autorisé jusqu’à nouvel ordre.
  • La Semaine d’accueil et les activités connexes ne pourront pas se tenir en présentiel à l’automne 2020.
  • Les organisateurs sont responsables :
    • de dresser une description des mesures de sécurité envisagées pour l’événement;
    • de s’assurer que l’ensemble des mesures de prévention est observé;
    • de s’assurer que tous les participants sont informés des mesures de prévention en vigueur, notamment de la marche à suivre s’ils ressentent des symptômes de la COVID‑19;
    • de gérer la préinscription des participants et de tenir un registre de toutes les personnes qui ont pris part à l’événement, lequel pourra leur être réclamé dans le cas où il faudrait procéder à une recherche de contacts;
    • de connaître la marche à suivre si un participant ressent des symptômes de la COVID‑19 lors de l’événement (voir plus bas).
  • Au moins un ambassadeur de la sécurité face à la COVID-19 doit être affecté à chaque événement. Cette personne doit :
  • La santé publique, c’est l’affaire de tous; nous devons, ensemble, veiller à la santé et à la sécurité de la communauté mcgilloise. Conformément au Système de responsabilité interne de McGill, tous les McGillois, peu importe leur titre ou leurs fonctions, doivent respecter les consignes de santé et de sécurité, et veiller au maintien d’un milieu sécuritaire sur le campus.
  • Les membres de la communauté mcgilloise qui prennent part à l’événement doivent respecter l’ensemble des consignes de sécurité, sans quoi ils s’exposent à des mesures disciplinaires.
  • Les prochaines étapes de la reprise sont sujettes à l’évaluation des présentes directives ainsi qu’à tout changement de cap des directives gouvernementales, ce qui pourrait notamment provoquer l’annulation de tous les événements.
     

Événements extérieurs restreints (25 personnes ou moins)

  • Objectif : permettre aux membres de la communauté mcgilloise de se réunir en personne de façon sécuritaire afin d’atténuer l’isolement social.
  • Les activités à petite échelle (25 personnes ou moins) peuvent être autorisées.
    • Sur le campus du centre-ville, en raison de l’achalandage, la fontaine des Trois Nus et le côté est du terrain inférieur sont les lieux de prédilection pour la tenue d’événements.
    • Sur le campus Macdonald, le terrain de rugby McEwen est considéré comme l’emplacement privilégié.
  • Les événements extérieurs doivent se tenir du lundi au vendredi, entre 8 h et 17 h.
  • Une activité à petite échelle s’entend d’une activité qui ne nécessite aucune ressource supplémentaire de l’Université, à part pour :
    • la collecte des déchets après l’événement, et
    • l’installation de distributeurs de désinfectant pour les mains amovibles (aux frais de l’organisateur).
  • Des affiches rappelant aux participants les mesures de prévention doivent être disposées bien en vue sur le site de l’événement extérieur. Le périmètre de l’emplacement doit également être sécurisé à l’aide d’une corde aux fins de contrôle des entrées et sorties.
  • L’installation de tentes ou de toute autre infrastructure est interdite – l’événement doit nécessiter le moins d’interventions possible.
  • L’activité devra être annulée en cas de mauvais temps. Il convient donc d’élaborer un plan de secours pour offrir l’événement en ligne.
  • Dans le contexte de la reprise graduelle des activités, le nombre d’événements autorisés par jour sera limité et dépendra du type, de la durée et de l’envergure des événements en question.
  • L’accès aux toilettes lors d’activités extérieures n’est pas garanti, puisqu’il faut détenir une carte d’accès pour entrer dans les immeubles. 
     

Processus d’approbation pour la tenue d’événements extérieurs

Le processus d’approbation comporte deux étapes et a pour objectif d’éviter aux organisateurs de consacrer du temps à la planification d’un événement qui ne correspondrait pas aux principes et aux priorités énoncés précédemment.
 

Étape 1

  • L’organisateur doit remplir le formulaire File Demande initiale pour la tenue d’un événement extérieur afin de fournir une brève description de l’activité envisagée.
  • Le sous-comité des événements du COU évaluera la description et communiquera sa décision – approbation provisoire ou refus – dans un délai de cinq (5) jours ouvrables.
     

Étape 2

  • Une fois l’approbation provisoire obtenue, les organisateurs peuvent commencer à planifier l’événement et doivent soumettre un plan exhaustif au COU pour évaluation et approbation. Ce plan doit comprendre :
    • les renseignements relatifs au demandeur;
    • une description détaillée de l’activité envisagée;
    • la date, l’heure et l’emplacement souhaités;
    • le public cible et le nombre maximal de participants;
    • une description détaillée des mesures de sécurité envisagées et les modalités prévues pour :
      • la préinscription des participants;
      • l’inscription des participants à leur arrivée sur les lieux;
      • le contrôle de l’accès aux installations;
      • le maintien d’une distance de deux mètres entre les personnes;
      • le lavage des mains;
      • l’affichage des mesures de prévention;
      • la sélection des ambassadeurs de la sécurité – indiquer le nombre d’ambassadeurs et leur nom;
      • la communication aux participants des mesures de sécurité en place – notamment le questionnaire de vérification – et de leur obligation de les suivre (fournir une ébauche du message qui leur sera envoyé).
         

Événements intérieurs

  • Aucun événement intérieur ne sera autorisé jusqu’à nouvel ordre. Le COU étudie cependant la question dans l’espoir de pouvoir autoriser ce type d’événements.
     

Événements hors campus

  • Avant d’organiser un événement de l’Université McGill à l’extérieur du campus, prière de communiquer avec le COU à emergency.mgmt [at] mcgill.ca pour discuter de sa planification.
     

Que faire si un participant ressent des symptômes de la COVID‑19?

Les Directives : Prévention de la propagation de la COVID-19 sur le campus font état des consignes à suivre lorsqu’un participant ressent des symptômes de la COVID-19. En outre :

  • les organisateurs de l’événement doivent être en mesure de distribuer des masques de procédure au cas où un participant ressentirait des symptômes de la COVID‑19;
  • dans le cadre d’événements extérieurs, il convient de fournir à la personne malade un masque de procédure (ou chirurgical), de la mettre à l’écart et de l’inviter à composer le 877 644-4545 pour obtenir des consignes;
  • dès lors qu’ils ont été avisés qu’un participant présente des symptômes de la COVID‑19, les organisateurs doivent mettre fin à l’événement sur-le-champ. Il convient de demander aux autres participants de demeurer à l’affût de l’apparition de symptômes et de composer le 1 877‑644‑4545, s’il y a lieu.
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