Dossiers des étudiants

Dossiers des étudiants

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Afin d’assurer la bonne tenue des dossiers des étudiants de l’Université, il vous incombe de :

  • mettre à jour vos coordonnées dans Minerva. Si vous n’avez pas d’accès à Internet, vous pouvez apporterles changements nécessaires en envoyant une demande dûment signée aux Services aux clients
  • vous assurer de l’exactitude de votre dossier. Pour tout changement à votre dossier étudiant nécessitant la vérification de documents officiels (c.-à- d. : changement de nom ou de citoyenneté, correction de la date de naissance, etc.), vous devez vous présenter en personne;
  • activer votre boîte courriel de McGill et vérifier fréquemment le contenu de votre messagerie puisque c’est le moyen de communication officiel de l’Université avec les étudiants. Si vous transférez le courriel de McGill à une autre messagerie électronique, veuillez vous assurer que l’autre compte est valide et actif.

 

REMARQUE: Si votre adresse postale est invalide ou incomplète, votre courrier en provenance de
l’Université sera retenu jusqu’à ce que l’adresse soit mise à jour.

Nom officiel

Vous êtes inscrit à l’Université sous votre nom officiel. Il s’agit de celui qui apparaîtra sur vos factures électroniques, vos reçus fiscaux, votre diplôme ou certificat et votre relevé de notes officiel. Il est aussi utilisé par le gouvernement du Québec pour générer un code permanent.

 

Pour tout renseignement relatif au nom officiel de l’étudiant, veuillez consulter les Règlements de l’Université.

 

Vous devriez vérifier l’exactitude de votre nom dans les dossiers de l’Université sur Minerva. Vous ne pouvez pas changer votre nom à votre dossier dans Minerva, mais vous pouvez apporter des corrections liées à la mise en forme.

Accès au dossier

Il vous appartient de désigner les personnes qui peuvent accéder à votre dossier. Les formulaires de vérification de l’étudiant, les factures et toute autre correspondance vous sont envoyés directement. En vertu des lois provinciales, les renseignements personnels, y compris les relevés de notes, ne sont divulgués aux membres de votre famille, aux répondants ou à toute autre partie qu’avec votre autorisation signée.

 

Nonobstant ce qui précède, l’Université divulguera sur demande certains renseignements personnels aux demandeurs mentionnés ci-dessous, à moins que vous ne vous y opposiez officiellement en signant les documents disponibles au Point de service:

 

  • les associations étudiantes reconnues par l’Université McGill;
  • l’Association des diplômés de McGill;
  • les écoles ou collèges que l’étudiant a fréquentés;
  • les autorités concernées par le financement externe ou interne des frais;
  • les organismes ou ordres professionnels (p. ex., ingénieurs, dentistes).