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Soumission 2009

Patrouilleur des relations communautaires

En raison des récents événements au Collège Dawson et au Virginia Polytechnic Institute, personne ne considère désormais les établissements d’enseignement comme des zones complètement sûres et protégées; les membres de la collectivité de McGill sont maintenant plus soucieux de leur sécurité.

Bien que nous ayons amélioré la sécurité durant la nuit sur le Campus, grâce à des mesures de sécurité comme l’installation de lecteurs de cartes et systèmes d’alarme, il nous fallait augmenter la sécurité durant le jour alors que les étudiants, les enseignants et le personnel sont présents en plus grand nombre. Le poste de patrouilleur des Relations communautaires a été créé pour répondre à ce besoin particulier. Un agent de sécurité en uniforme patrouille désormais le Campus exclusivement pour visiter les bureaux d’accueil, les comptoirs d’admission, les bibliothèques et autres endroits où le personnel de première ligne est continuellement en contact avec la grande collectivité de McGill et le public en général. Son unique fonction est d’établir et de maintenir un contact quotidien avec les membres de la collectivité universitaire et de fournir une voie de communication ouverte pour les questions et inquiétudes relatives à la sécurité.

Les effets de cette initiative se sont immédiatement faits sentir. Alors qu’habituellement les membres de la collectivité de McGill ne rencontraient le personnel de sécurité que lorsqu’il se produisait un incident, ils connaissent maintenant par son nom le patrouilleur des Relations communautaires, et d’après les commentaires positifs que nous avons reçus, tous apprécient sa présence. L’été, la présence du patrouilleur est particulièrement prisée le vendredi alors que le personnel est réduit.

Le patrouilleur des Relations communautaires est un élément important de la campagne de sensibilisation du public visant chaque jour à mettre la sécurité au premier plan à McGill. En étant sensibilisés et mieux informés au sujet de la sécurité, non seulement les étudiants, les enseignants et le personnel se sentent-ils plus en sécurité, ils sont aussi mieux préparés à faire face à une situation d’urgence, si improbable soit-elle.

Le patrouilleur des Relations communautaires marche toute la journée. Vous ne le verrez pas traverser le Campus en bicyclette ou au volant d’une voiture. Vous le verrez plutôt s’arrêter à votre porte et vous demander avec un sourire : « Comment ça va? ». M. Mateo Salazar, patrouilleur des Relations communautaires, a bien résumé la situation dans un article du McGill Reporter du 6 décembre 2007 : « Au début, quand j’arrivais dans un bureau, tout le monde me demandait “Il y a un problème?”, mais maintenant quand ils me voient, ils savent qu’il n’y a pas de problème. »


Projet de soumission électronique des thèses

Le projet de soumission électronique des thèses représente maintenant une alternative pour les étudiants au moment de déposer les copies finales corrigées de leur thèse. Au lieu d’imprimer deux copies pour envoi aux Bibliothèques de McGill, à ProQuest, et à Bibliothèque et Archives Canada, les étudiants se connectent à Minerva (interface Web pour le système central des données de McGill) et téléchargent leur thèse. Leurs superviseurs peuvent soit approuver ou refuser la thèse électronique sur Minerva. Lorsqu’une thèse électronique est approuvée, elle est soumise à une vérification finale par les Études supérieures et postdoctorales. Trois fois par année, (trois semaines après l’approbation des étudiants diplômés par le Sénat), toutes les thèses approuvées par Études supérieures et postdoctorales sont transférées aux Bibliothèques de McGill et sont immédiatement disponibles sur le site Web eScholarship@McGill (dépositaire institutionnel). Les Bibliothèques de McGill envoient aussi ces thèses électroniques à ProQuest, qui les diffuse sur son site Web et les transfère éventuellement à Bibliothèque et Archives Canada.

Le projet touche de près les trois groupes intéressés : les étudiants, le corps professoral et l’administration de l’Université McGill. Il bénéficie autant aux individus qu’à l’Université toute entière. Les étudiants ne sont plus astreints à présenter leur thèse en noir et blanc (les versions imprimées doivent être en noir et blanc). Il en résulte une qualité grandement améliorée de la présentation par l’ajout d’images, de graphiques et de tableaux désormais en couleurs. Comme il n’est pas nécessaire de soumettre des copies imprimées, les étudiants font des économies substantielles. Les enseignants quant à eux, ne sont plus obligés de fixer des rencontres avec leurs étudiants pour réviser la version finale de leur thèse, avant de la soumettre aux Études supérieures et postdoctorales. L’administration de l’Université réalise aussi des économies en raison de la réduction significative de la quantité de travail et de ressources humaines nécessaires à la vérification et au traitement des thèses électroniques. Dans l’ensemble, il y a des effets positifs pour l’environnement, la mobilité et la diffusion. Comme les étudiants n’ont plus à imprimer deux copies, on économise beaucoup de papier (environ 300 pièces par étudiant à la maîtrise et 750 pièces par étudiant au doctorat). Pour l’Université, le fait de ne pas avoir de copies imprimées de ces thèses signifie des réductions importantes de coûts d’entreposage et d’expédition. Comme les étudiants, les enseignants et le personnel de l’Université sont très mobiles, les thèses électroniques peuvent être traitées partout dans le monde et à toute heure du jour grâce à l’accès Internet haute vitesse. Enfin, tout le monde est gagnant lorsque la recherche des étudiants est accessible au public beaucoup plus rapidement que dans le cas des copies imprimées.


Catalogue des services

L’Université McGill avaient plusieurs sites Web disparates sur les technologies de l’information (TI), contenant des listes partielles de services, des milliers de notes, d’instructions et d’articles de référence. Par conséquent, les utilisateurs devaient naviguer dans les nombreux sites Web des départements, trouver des renseignements de référence dans un site, des instructions pour l’accès à l’information dans un autre et des renseignements complémentaires dans un troisième site. En proie à la confusion, les utilisateurs se trouvaient emmêlés comme dans une toile d’araignée de pages incomplètes qui se chevauchaient.

Il est apparu de plus en plus clair qu’il fallait une seule voix collective pour les TI afin de communiquer efficacement avec les utilisateurs dans leur propre langage à l’aide d’une interface unique : un guichet virtuel unique.

L’équipe du projet Services de TI de première ligne a créé un index ou « catalogue des services » dans une page Web unifiée (http://www.francais.mcgill.ca/it) afin de rassembler tous les services de TI dans un format facile à accéder et à naviguer. Cette équipe a travaillé en étroite collaboration avec les fournisseurs de services de TI de l’Université et un groupe de consultation formé d’utilisateurs, afin de clarifier et mettre au point les services et catégories.

L’équipe a utilisé Talisma, un logiciel de série, pour bâtir la Base de connaissances contenant la description des services, et le système d’édition Web de McGill pour présenter le catalogue sur une page Web unifiée sur les TI.

Au lieu d’une liste statique de services, les utilisateurs ont maintenant accès à de nouvelles fonctions d’activation des descriptions de services. D’un clic, ils peuvent savoir immédiatement s’ils sont admissibles à un service, demander ce service, et/ou recevoir une assistance en ligne. Les liens rattachés aux articles de la Base de connaissances fournissent des renseignements sur la marche à suivre et les références, ainsi que la formation connexe. Le résultat obtenu est un service grandement amélioré qui exige beaucoup moins de temps et d’efforts de l’utilisateur.

Ce catalogue est devenu la pierre angulaire des opérations de TI et une vitrine pour les services de TI offerts à toute la collectivité de McGill : les étudiants, le corps professoral, le personnel, les anciens étudiants, les chercheurs et les organismes affiliés. Il a eu des effets positifs sur la structure de notre Base de connaissances, les ententes de niveau de service et le système de ticket d’assistance informatique. Il a aussi favorisé la collaboration et amélioré le flux des travaux entre tous les services de TI de McGill, tout particulièrement les services de TI de première ligne qui assistent les utilisateurs.

Parmi les autres avantages du projet, il y a une productivité accrue et une réduction appréciable des coûts.


myFuture

Le Projet des services de placement et myFuture est un système central en ligne partagé par quatre bureaux de placement et stages à McGill. Bien qu’il s’agisse d’un système partagé, chaque bureau conserve sa marque distinctive et ses méthodes de travail. Comparé aux anciens systèmes, celui-ci permet une démarche plus simple, complète et unifiée aux étudiants, bureaux de placement et employeurs.

Présentement, myFuture fonctionne au bureau de placement central – le Service de planification de carrière de McGill - et dans les bureaux de placement/stages de trois facultés : Génie, Gestion et Droit. Dans l’avenir, le système pourrait être installé dans d’autres bureaux de placement, stages ou programmes coopératifs à McGill.

Le noyau du nouveau système est un logiciel prêt-à-utiliser de Symplicity Corporation (http://www.symplicity.com/sec/spotlight) que le Bureau de gestion de projet de McGill a adapté avec le concours du Service de planification de carrière, pour l’intégrer aux méthodes de travail et systèmes de McGill. Toutefois, au lieu d’utiliser le serveur de Symplicity situé ailleurs au Canada pour héberger le logiciel, le chef des services d’information de McGill a décidé que le serveur de McGill hébergerait le programme pour garantir le plus haut niveau de sécurité des données.

Les commentaires reçus des étudiants, des employeurs et du personnel des centres de placement de McGill sont extrêmement positifs. En général, myFuture a simplifié les processus et ajouté plusieurs avantages. Les principaux objectifs suivants ont été atteints :

  • mise en place d’une interface système et de procédés compatibles reliant différents bureaux de placement et stages;
  • maintien d’une base de données partagée de dossiers d’étudiants, dossiers d’employeurs et avis d’emplois vacants pour tous les bureaux de placement;
  • intégration avec le nom d’utilisateur et mot de passe de McGill;
  • intégration avec la procédure unique d’ouverture de session de myMcGill;
  • intégration des dossiers d’étudiants avec la base de données du système Banner.

De plus, la collaboration entre les différents centres de placement a entraîné certaines améliorations imprévues, y compris des gains au plan de la productivité dus à l’élimination du double emploi et à l’amélioration des communications, ce qui signifie un meilleur service aux étudiants.

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