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Soumission 2011

Pour une copie complète des présentations, veuillez contacter lydia [dot] martone [at] mcgill [dot] ca (Lydia Martone).

Évaluation de cours efficace et efficiente en ligne

Obligatoires à l’Université McGill depuis 1992, les évaluations de cours représentaient un lourd fardeau logistique pour les services d’enseignement et les unités centrales de traitement de données. À l’automne 2003, McGill a lancé un projet novateur pour mettre en place un processus complet en ligne, le premier et le seul au Canada. Toutes les phases du processus d’évaluation de cours sont disponibles en ligne : l’administration des questionnaires, la collecte et l’analyse des données, les rapports aux enseignants, administrateurs et étudiants. Le système Mercury d’évaluation de cours a été développé à l’interne dans Banner, le système de renseignements sur les étudiants de McGill. À l’automne 2006, Mercury est devenu le système officiel pour toutes les évaluations de cours. Durant l’année scolaire 2009-2010, plus de 29 000 étudiants individuels ont eu accès à Mercury pour évaluer plus de 4800 cours donnés par plus de 2500 enseignants.

Le système en ligne Mercury présente plusieurs avantages à toutes les étapes du processus, notamment dans :

1)    la préparation et l’administration des questionnaires :

  • minimum de tâches répétitives pour l’administration;
  • accès facile à de nombreux formulaires et options linguistiques pour différents cours;
  • élimine l’utilisation d’environ 480 000 feuilles de papier chaque année seulement pour la collecte de données;
  • facilite la mise à jour par les administrateurs des affectations des enseignants et des assistants à l’enseignement;

2)    la collecte et l’analyse des données :

  • assure la confidentialité des réponses et surtout des commentaires;  
  • assure l’accès aux évaluations, réservé aux étudiants inscrits;
  • fournit des rapports contenant des renseignements communs à tous les cours et unités, ainsi que des options pour l’analyse subséquente;
  • permet aux étudiants de remplir les questionnaires au moment qui leur convient, ce qui leur évite la « surcharge d’évaluations » et leur permet de répondre de façon plus réfléchie;

3)     établissement des rapports et accès :

  • met les résultats en ligne à la disposition des enseignants presque immédiatement après la remise des notes;
  • assure un accès sécurisé aux résultats pour les membres du corps enseignant, l’administration scolaire et les étudiants;
  • offre de formats de rapports adaptables;
  • prend en charge les permissions des enseignants pour l’accès des étudiants aux résultats.

La mise en place du système d’évaluation de cours en ligne à McGill a entraîné une transformation du processus d’évaluation de cours. Le processus administratif a été restructuré et simplifié pour le rendre plus souple et efficace tout en améliorant la qualité des données. Il s’agit d’une innovation durable et économiquement viable.

 


Versement électronique 

Le nombre de versements aux étudiants a augmenté ces dernières années.  Une des raisons réside dans les modifications apportées au système d’aide financière versée directement au compte de l’étudiant, ainsi que le changement de fréquence des versements de l’aide du gouvernement américain durant l’année. Auparavant, un commis avait la responsabilité de gérer plus de 6500 paiements par année. Les étudiants remplissaient une demande sur papier pour obtenir le versement, ainsi qu’une demande séparée de dépôt direct qui était remise en personne, par télécopie ou par courrier. Les demandes souvent incomplètes exigeaient un suivi coûteux en temps et en argent par courriel ou par téléphone. Plus de la moitié des demandes nécessitaient l’émission d’un chèque papier.

En octobre 2009, une nouvelle fonctionnalité a été mise en place pour permettre aux étudiants de demander leurs versements au moyen d’un libre-service sur Internet (MINERVA). Le formulaire en ligne est sensible au contexte et certains éléments sont validés de manière interactive au fur et à mesure que l’étudiant navigue dans le formulaire. Ce formulaire affiche l’adresse de courrier active et permet à l’étudiant de mettre à jour ses coordonnées. De plus, les étudiants peuvent accéder au formulaire de dépôt direct pour y entrer les données bancaires et accélérer la réception du versement.

Maintenant, les étudiants fournissent des renseignements plus complets sur le motif de leur versement.  Si le motif est relié à un prêt du gouvernement des États-Unis, alors le paiement est marqué comme prioritaire et placé en file d’attente pour traitement. Au moment de la mise en ligne du formulaire à l’intention des étudiants, une page de gestion des versements a été lancée à l’usage du personnel. Ce formulaire permet au personnel de visionner les files d’attente pour l’approbation hiérarchique (selon la valeur monétaire du paiement et la priorité), et d’ajouter des commentaires qui peuvent être réservés au personnel seulement, ou être vus par l’étudiant (Phase II – avril 2010). 

Le nouveau système en ligne a entraîné une réduction de 62 % des chèques de papier. Les étudiants reçoivent leur dépôt direct dans les deux jours suivant l’approbation, et ils peuvent suivre en ligne l’état d’avancement de leur versement, ce qui diminue les demandes d’information à ce propos. Le processus sans papier a augmenté la rapidité et l’efficacité des approbations et comprend des contrôles vérifiables avec trois niveaux d’approbation selon la valeur monétaire. Cet aspect est particulièrement avantageux, puisqu’il y a plus de paiements en raison de l’augmentation du nombre accru de versements de prêts et bourses des États-Unis.

 


En ligne sur le Web plutôt qu’en file d’attente

Dans la chaleur du mois d’août chaque année, les étudiants faisaient la file à l’extérieur des bureaux du Service à la clientèle situés dans le Complexe sportif de McGill, pour s’inscrire aux divers services que nous offrons (acheter une carte de membre pour le gymnase, s’inscrire à un cours de conditionnement physique, former une équipe universitaire, louer un casier). Auparavant, durant plus de deux semaines, la file s’étirait du Service à la clientèle le long du corridor jusqu’au bureau d’accueil principal, dans l’attente de rencontrer un de nos six préposés au service à la clientèle. Les temps d’attente étaient longs et notre système vieillissant de point de vente était lent, fastidieux et désuet.

Face à l’inévitable prise d’assaut, nous étions toujours confrontés au même problème; pas assez d’espace et de stations de travail pour répondre aux multiples demandes des étudiants qui veulent tous obtenir nos services au cours des trois premières semaines de l’année scolaire.

Nous savions que l’inscription en ligne était la réponse au problème, mais il nous était difficile de trouver une solution qui intègre notre base de données des étudiants et du personnel de McGill dans un progiciel d’inscription conçu pour répondre chaque jour aux besoins particuliers d’une organisation de loisirs en milieu universitaire. Pour compliquer le tout, il nous fallait un produit clé en main à prix abordable, qui pourrait s’adapter aux innovations technologiques futures.

Le progiciel devait être hébergé sur place et être fourni avec un programme comptable incluant les fonctions de point de vente, de transactions bancaires, d’interface Comptes clients/Grand livre général avec Banner (notre système de TI), de contrôle d’inventaire et un module d’adhésion capable de télécharger la base de données des étudiants et du personnel de McGill.

Le Service des sports a demandé l’aide de l’équipe des Ressources et systèmes informatiques de McGill pour définir nos besoins technologiques particuliers, passer en revue les solutions existantes dans des établissements semblables ainsi que les divers fournisseurs, et nous assister dans la mise en place du progiciel. Il a fallu 18 mois pour réaliser le projet, y compris la migration des données des réseaux et des serveurs, la comptabilité électronique et l’adaptation des points de vente, la conversion des données, les modifications apportées aux pratiques commerciales en place, une formation poussée du personnel et un important travail de saisie de données.

Le progiciel a été mis en oeuvre à temps pour la période d’inscription de l’automne 2009. 

 

Le Projet d’écologisation de McGill

Le Projet d’écologisation de McGill est une initiative à plusieurs niveaux, menée par l’Université McGill en collaboration avec la Ville de Montréal, afin d’améliorer la qualité de vie sur le campus du centre-ville de McGill. Le projet incluait :

  • la création de zones favorisant les piétons sur le campus inférieur ainsi que sur une portion de la rue McTavish, avec l’ajout de bacs à plantes, de bancs, de supports à vélos, etc.;
  • l'élimination de la majorité des espaces de stationnement et la réduction de la circulation automobile dans ces secteurs en limitant les heures de service et de livraison;
  • la reconstruction de grandes terrasses pavées et la création d’une nouvelle place publique pour améliorer les espaces verts et favoriser l'interaction sociale et les activités communautaires;
  • la création d'une nouvelle piste cyclable sur la rue Université afin de dérouter le trafic en transit du campus et en même temps relier le réseau de piste cyclable existant de la Ville de Montréal.

Ce projet touchait aussi de nombreux aspects de l’environnement, y compris la promotion de la biodiversité, la réduction de l’effet d’îlot thermique, la réduction des émissions de CO2 des véhicules et la réduction de la consommation d’énergie.

Le campus de McGill est le plus grand espace vert au coeur du centre-ville de Montréal, dont profitent la collectivité de McGill et des milliers de Montréalais qui vivent et travaillent à proximité. Avec ce projet d’écologisation, McGill rend le campus plus durable sur le plan de l’environnement tout en faisant la promotion d’un mode de vie plus sain auprès des milliers de visiteurs et d’étudiants qui se rendent sur le campus chaque jour et qui adoptent de plus en plus ces concepts pour les appliquer dans leur vie.

Ce projet exigeait des changements radicaux au campus et à son organisation. Il a donné lieu à une expérience de gestion du changement et a exigé beaucoup de détermination, un effort concerté, des consultations et une planification préalable ainsi qu’un investissement énorme en temps et en ressources. Un important groupe de travail multidisciplinaire continue de coordonner les nombreux groupes d’intérêt et d’usagers et de superviser les changements.

Finalement, le projet est plus que la somme de ses composantes. Il a eu un effet transformateur sur l’Université en rassemblant les unités d’administration et d’enseignement, les groupes étudiants, les résidents locaux et les organismes municipaux. L’initiative a donné naissance à un nouveau modèle de collaboration entre de nombreux intervenants; elle a amélioré la communication et les relations entre les unités de l’Université et témoigne du pouvoir remarquable de la collaboration. 

 


Groupe de travail sur les espaces d’enseignement et d’apprentissage : Amélioration du processus décisionnel pour la rénovation des salles de cours

Sur notre campus vieux de 190 ans, plusieurs salles de cours ne reflétaient pas l’état actuel de nos connaissances sur l’apprentissage. En 2006, le vice-principal exécutif a créé le Groupe de travail sur les espaces d’enseignement et d’apprentissage pour allouer des fonds aux projets de rénovation de salles de cours en fonction de principes pédagogiques éprouvés. Tout en rénovant les salles de cours de façon à soutenir les étudiants dans leurs efforts d’apprentissage, les personnes qui ont collaboré à ces modifications novatrices sur tout le campus ont amélioré la qualité des services et la gestion des ressources financières et matérielles, pour plus d’efficacité et d’efficience.

Leadership partagé : les coprésidents du groupe de travail représentent le domaine pédagogique (directrice, Services d’enseignement et apprentissage) et la planification du campus (directeur, Planification des campus et des espaces).

Transparence dans l’établissement des priorités : le Groupe de travail sur les espaces d’enseignement et d’apprentissage regroupe quarante représentants de toutes les facultés, associations étudiantes et unités de services, y compris des gestionnaires de projet de Gestion et développement des installations, des architectes, du personnel des Services d’inscription, des Services de TI, des conseillers pédagogiques et des représentants de la Bibliothèque. Ce groupe décide chaque année quelles salles de cours seront rénovées. Cette façon de faire stimule le sentiment d’appartenance à la communauté tout en répondant aux besoins en ce qui a trait aux salles de cours et en assurant une saine gestion des ressources de l’Université. 

Financement ciblé et coordonné : un fonds central a été établi pour remplacer l’ancienne formule de financement fragmenté pour les rénovations et les améliorations dans le domaine des TI. Seules les salles de cours visées par le programme central sont admissibles au financement. Le projet a entraîné un changement de mentalité alors qu’auparavant les facultés protégeaient farouchement leur financement et leurs salles de cours, elles partagent maintenant les ressources pour concrétiser une vision d’ensemble à l’Université et la doter de salles de cours qui stimulent l’apprentissage chez les étudiants.

Ce processus transformateur a tellement bien réussi, qu’il a été élargi pour inclure les laboratoires d’enseignement de l’Université et a déjà eu un effet de levier pour le financement de plusieurs rénovations majeures comprenant d’importantes innovations au plan pédagogique. Les composantes de ce modèle et le processus décisionnel portant sur les espaces d’enseignement et d’apprentissage sont facilement transférables à d’autres établissements.