Directive from Vice-Principal, Administration and Finance

New directive regarding airfare bookings on operating funds | Nouvelles consignes relatives aux frais de vol payés à même les fonds de fonctionnement

Sent: Wed 11/30/2016 10:04 AM by MRO McGill Staff to All McGill Staff

La version française suit la version anglaise.

Message sent on behalf of Morty Yalovsky, Interim Vice-Principal, Administration and Finance.

Ce message vous est transmis au nom de Morty Yalovsky, vice-principal par intérim, administration et finances.

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Dear colleagues,

I would like to introduce and ask for your adherence to the Travel Regulation which is based on the Expense Reimbursement Policy and input from the community.   

Vision Travel in Montreal has been selected and contracted as the University’s Travel Management Company through the public tendering process according to the Act Respecting Contracting by Public Bodies (Act C-65.1).

As part of a gradual rollout, starting December 5, 2016, all units reporting to the Office of the Vice-Principal, Administration and Finance will be required to use Vision Travel for all new airfare bookings.

Please note that airfares purchased prior to December 5, 2016 will not be affected.

Other areas will be added to the gradual roll-out in the following weeks and months.

Travel spend using research and contract Funds (2F and 2M) is not required to use this service provider, although all McGill travelers are encouraged to do so. Vision Travel offers personal service by a travel consultant as well as an online booking tool (VisionLink).

The payment methods for airfare purchases will continue, for the time being, to be the same as current practice.

Gloria Bachar, Travel Program Manager, will be communicating the details of the booking process to you. In the meantime, please do not hesitate to send your inquiries to Feedback.

I thank you for your collaboration throughout this transition period.

Chers et chères collègues,

Je vous informe par la présente de l’entrée en vigueur du « Travel Regulation », édicté en vertu de la « Expense Reimbursement Policy » et reflétant les observations de la communauté mcgilloise.

Au terme d’un processus d’appel d’offres mené conformément aux dispositions de la Loi sur les contrats des organismes publics (loi C-65.1), l’Université a retenu les services de « Vision Travel », agence de gestion de voyages de Montréal.

Ainsi, à compter du 5 décembre 2016, les unités relevant du Bureau du vice-principal, administration et finances, devront faire toutes leurs réservations de vol auprès de « Vision Travel ».

Veuillez noter que ces nouvelles dispositions ne s’appliquent pas aux réservations faites avant le 5 décembre 2016.

Les autres unités s’ajouteront graduellement au fil des semaines et des mois à venir.

Si les frais de déplacement sont portés à un fonds de recherche ou à un fonds contractuel (2F et 2M), le recours à ce fournisseur n’est pas obligatoire; nous recommandons néanmoins cette agence à toutes les personnes voyageant pour le compte de l’Université McGill. « Vision Travel » propose les services personnalisés d’un conseiller en voyages ainsi qu’un outil de réservation en ligne (VisionLink).

Pour l’instant, les modes de paiement des frais de vol demeurent les mêmes.

Gloria Bachar, Chef, Programme de gestion des voyages, vous transmettra de plus amples renseignements sur le processus de réservation. Si vous avez des questions d’ici là, n’hésitez pas à nous écrire.

Je vous remercie de votre collaboration pendant la période de transition.