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Sommes remboursées et procédures

Remboursement admissible

Chaque projet peut se voir rembourser au plus 250 heures par trimestre.

Subvention ordinaire

Le financement ordinaire que nous offrons subventionne le salaire des étudiants à hauteur de 5 $ l'heure. La subvention maximale par trimestre est de 1 250 $ (250 heures à 5 $ l'heure).

Subvention de l'Association des étudiants de 1er cycle de la Faculté des arts (AUS)

Un financement supplémentaire est disponible grâce aux postes de travail-études axés sur la carrière qui peuvent être créés à la Faculté des arts dans la foulée du référendum mené par l'AUS. Ce financement permet au programme Travail-études de subventionner à raison de 10 $ l'heure certains postes de recherche comblés par des étudiants de 1er cycle à la Faculté des arts. La subvention maximale s'élève dans ce cas à 2 500 $ par trimestre (250 heures à 10 $ l'heure).

Veuillez noter que ce financement supplémentaire n'est PAS suffisant pour être offert à raison de 10 $ l'heure à tous les postes créés à la Faculté des arts. Ces fonds seront donc répartis entre les superviseurs de projet participants. Veuillez lire attentivement votre avis d'acceptation où le montant de la subvention accordée par trimestre à votre projet sera indiqué

Subvention de l'Association des étudiants de 1er cycle de la Faculté des sciences (SUS)

Un financement supplémentaire est disponible grâce aux postes de travail-études axés sur la carrière qui peuvent être créés à la Faculté des sciences dans la foulée du référendum mené par la SUS. Ce financement permet au programme Travail-études de subventionner à raison de 10 $ l'heure certains postes de recherche comblés par des étudiants de 1er cycle à la Faculté des sciences. La subvention maximale s'élève dans ce cas à 2 500 $ par trimestre (250 heures à 10 $ l'heure).

Veuillez noter que ce financement supplémentaire n'est PAS suffisant pour être offert à raison de 10 $ l'heure à tous les postes créés à la Faculté des sciences. Ces fonds seront donc répartis entre les superviseurs de projet participants. Veuillez lire attentivement votre avis d'acceptation où le montant de la subvention accordée par trimestre à votre projet sera indiqué


Procédures de paie

Une fois que vous avez engagé un étudiant, il vous incombe de le faire inscrire sur la liste de paie de McGill. Il est de votre responsabilité de comptabiliser les heures de travail de l'étudiant chaque semaine et de veiller à ne pas dépasser l'allocation trimestrielle accordée à votre projet. Vous devez soumettre toutes les deux semaines un rapport des heures travaillées au responsable de la présentation de demandes de paie occasionnelle. Il n'est pas acceptable de payer d'avance les étudiants pour des heures non travaillées ou de leur verser leur salaire sous forme de montants forfaitaires.

Voici la procédure à respecter :

  • il faut remplir une fiche de renseignements personnels pour les étudiants qui n'ont encore jamais été inscrits sur la liste de paie de McGill;
  • il faut veiller à ce que les étudiants soient payés toutes les deux semaines, au taux horaire autorisé par les conventions collectives;
  • en utilisant « POPS 6.5 » les traitements des demandes de paie «non-académiques», et «académiques» sont disponible. Il faut sélectionner l'option « Work Study » dans le menu déroulant « Government Program » et entrer votre numéro « Work Study Project » à 5 chiffres (sans espace ni lettre) dans le champ « Ref. »

Jusqu'à nouvel ordre, POPS 6.5 est la méthode à suivre pour le traitement des demandes de paie visant des étudiants du programme Travail-études. Les formulaires d'embauche ne sont pas acceptés.


Toucher les remboursements

Les subventions sont versées aux départements grâce aux dossiers de paie des étudiants du programme Travail-études. Ce processus repose sur le paiement toutes les deux semaines du salaire des étudiants et à la consignation sur les rapports de paie d'informations les identifiant clairement. Les remboursements sont traités régulièrement; les fonds sont transférés au moyen d'une entrée de journal au FOAPAL auquel le salaire de l'étudiant est payé. Vous serez avisé chaque fois qu'un remboursement sera crédité à votre FOAPAL. Tout écart doit être immédiatement signalé au Service des bourses et d'aide financière aux étudiants.

Consultez la section Garantir le traitement de remboursements (ci-dessous) pour des informations sur le traitement et la correction des dossiers de paie des étudiants du programme Travail-études.

Échéances des remboursements

  • Aucun remboursement ne sera effectué après le 31 janvier pour des projets du trimestre d'automne.
  • Aucun remboursement ne sera effectué après le 31 mai pour des projets du trimestre d'hiver.
  • Aucun remboursement ne sera effectué après le 30 septembre pour des projets du trimestre d'été.   

Garantir le traitement de remboursements

Le formulaire PYAPOPS est reproduit ci-dessous. Ce formulaire peut servir à vérifier toutes les demandes qui ont été soumises par le responsable de la liste de paie.

Des modifications peuvent être apportées aux champs Gov Prg et/ou Gov Prg ID seulement si le champ WS Status au bas de l'écran n'affiche pas les mentions RP (Reimbursement Processed) ou A value in Hrs App ET un statut WS ZP (zéro heure restante pour le projet - pour un trimestre donné).

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Tenir le registre des dates et heures de travail de l'étudiant

Il est important de noter les dates des périodes de paie, car les dates de travail-études peuvent différer des dates de la liste de paie.

La période de paie doit :

  • s'insérer dans la fourchette de dates approuvées indiquée dans l'avis d'acceptation du projet de Travail-études envoyé à l'employeur ET dans la période de travail indiquée dans la liste des étudiants acceptés/refusés.

En ce qui concerne les dates de fin d'emploi :

  • TOUS les emplois d'automne doivent prendre fin au plus tard le 2 janvier 2016.
  • TOUS les emplois d'hiver doivent prendre fin au plus tard le 30 avril 2016.
  • TOUS les emplois d'été doivent prendre fin au plus tard le 27 août 2016.

Aucun remboursement ne pourra être effectué si la période de paie de l'étudiant s'étend au-delà de la date de fin d'emploi approuvée pour un trimestre donné.

Vous pourrez devoir fractionner la paie de l'étudiant en deux demandes pour mener à bien le processus (voir l'exemple fourni ci-dessous).

Heures autorisées pour un projet de travail-études

Tous les projets sont autorisés pour un nombre donné d'heures par trimestre. Il est important de tenir compte de ces heures, car le remboursement ne peut être effectué que si l'on peut appliquer le nombre exact d'heures.

Exemple :

Un projet est autorisé pour 225 heures au trimestre d'automne. L'étudiant a travaillé 18 heures par semaine. À la 12e semaine, l'étudiant a travaillé 216 heures. À la période de paie suivante, si la demande de paie concerne plus de 9 heures (225 heures autorisées moins 216 heures effectuées), le remboursement ne pourra pas être traité.

Vous devez soumettre un dossier de paie assorti des indicateurs « Work Study » pour 9 heures et une demande de paie distincte sans ces indicateurs pour le reste des heures travaillées par l'étudiant.

Apporter des modifications dans PYAPOPS

Pour apporter des modifications dans PYAPOPS, veuillez enfoncer la touche F7 ou cliquer sur l'icône pour exécuter une requête. Entrez  « T » dans la case Status et tabulez jusqu'à la case McGill Id, où vous devez entrer le numéro matricule de l'étudiant dont vous voulez vérifier ou modifier des données.

Si l'indication 'RP' (Reimbursement Processed) ne figure pas sous « WS Status », OU si aucune valeur ne figure sous &« Hrs App » ET QUE l'indication ZP  (Zero Hours Reimaining on Project) ne figure pas sous « WS Status » pour un projet donné, vous pouvez :

  • entrer ou supprimer 'W' sous Gov Prg (l'indication « W » doit y figurer pour que vous puissiez entrer un numéro matricule de projet dans le champs suivant)
  • corriger ou entrer le numéro matricule de projet sous Gov Prg ID (5 chiffres, sans symboles ni texte).

Vous pouvez supprimer un dossier du processus de remboursement en supprimant les données dans les deux champs Gov Prg ID et Gov Prg.

Liste des codes de statut travail-études dans PYAPOPS

CP

Le numéro de projet T.-É. a été annulé : aucun remboursement ne peut être effectué.

DP

Date de paie du projet T.-É. : la date de début ou de fin n'est pas comprise dans la période autorisée par trimestre.

DS

Date de paie de l'étudiant : la date de début ou de fin n'est pas comprise dans la période autorisée par trimestre.

EP

Le numéro de projet T.-É. a expiré : le maximum d'heures de T.-É. à rembourser a été atteint.

ES

Cette indication a été entrée par le Service d'aide financière : elle sera appliquée aux dossiers de paie qui ont été soumis par erreur.

IF

Le FOAPAL n'est plus actif : cette indication résulte de la validation de fonds FTMFUND

IP

Le numéro de projet T.-É. n'est actuellement pas actif pour des remboursements

IS

Le numéro matricule de l'étudiant ne figure pas dans la liste d'étudiants approuvée

MA

L'autorisation de travail-études a été soumise pour un trimestre différent, par exemple, l'étudiant figurant sur la liste pour le trimestre d'automne continue à travailler au trimestre d'hiver.

NA

Notre bureau n'a reçu aucun formulaire d'affectation de travail-études liant l'étudiant à un emploi

NP

Le numéro de projet T.-É. n'est pas valide

NS

Le numéro matricule de l'étudiant ne figure pas dans Banner SIS et Work Study

RP

Toutes les heures du dossier de paie ont été utilisées aux fins des remboursements

SI

Association des dates approuvées de l'étudiant et de la date approuvée du projet : la période de paie chevauche deux trimestres

ZP

Le nombre d'heures autorisées pour le numéro de projet T.-É. ont été remboursées : des heures peuvent aussi figurer dans le champ « Hrs App ».