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Assurance automobile

Chaque année, toutes les unités doivent mettre à jour leur liste de conducteurs et la soumettre au Service de gestion des risques et assurances, pour que les dossiers soient actualisés.

Ce qui est couvert

Tous les véhicules appartenant à l’Université McGill (achetés ou loués à long terme) doivent être couverts par la police d’assurance automobile de l’Université et porter une vignette autorisée par l’Université. Parmi les véhicules présentement couverts par cette police, il y a des automobiles, des tracteurs, des remorques, des motoneiges et des fourgonnettes. Ces véhicules sont assurés contre :

• le feu
• le vol
• les dommages directs (vandalisme, etc.)
• la responsabilité civile
• la collision (véhicules de 10 ans ou moins)

Les unités doivent assumer les coûts d’assurance des véhicules immatriculés à leur nom. Les véhicules personnels utilisés pour les affaires de McGill ne sont pas couverts par la police d’assurance automobile de l’Université, mais plutôt par la police d’assurance personnelle du propriétaire du véhicule.

Ce qui n’est pas couvert

Exclusions existantes :

• les objets personnels quels qu’ils soient
• les véhicules personnels utilisés pour les affaires de McGill
• la conduite avec facultés affaiblies
• les conducteurs non autorisés

Biens en transit

Les articles utilisés dans le cadre de travaux de recherche peuvent être assurés comme biens en transit, au moyen du Formulaire de demande d’assurance de biens divers ou en communiquant avec supportrisk [dot] insurance [at] mcgill [dot] ca (Gestion des risques et assurances) au 514-398-6251. Des franchises s’appliquent dans tous les cas de sinistres.

Signalement d’un accident

On peut signaler un accident à l’aide du Constat amiable d’un accident d’automobile, ou par téléphone, fax, courriel ou courrier interunités, selon le degré d’urgence. Le signalement d’un accident est expliqué en détail dans les politiques et procédures d’achat de McGill (McGill Purchasing Policies and Procedures Guidelines Regarding McGill Vehicles), veuillez consulter ce document pour des directives particulières concernant le signalement d’un accident d’automobile. Voici toutefois un résumé des principales directives.

• Les accidents suivants doivent être signalés à la police sans exception :  
• les accidents où il y a blessure corporelle et/ou décès;
• les délits de fuite : attendre le rapport de police avant de déplacer notre véhicule;
• tous les accidents impliquant un véhicule de McGill en dehors de la province de Québec.

• Tous les autres accidents sont couverts par le régime provincial d’assurance sans égard à la responsabilité. Les règlements affectent l’Université comme suit :
• il faut remplir en détail le Constat amiable d’un accident d’automobile, suite à tout accident sur le territoire de la province de Québec, avec ou sans la collaboration de l’autre partie;
• une franchise de 1000 $ est imposée dans le cas d’un accident dont la responsabilité est attribuée à McGill. Gestion des risques et assurances exige deux devis de réparation avant d’approuver les réparations;
• après l’intervention d’un expert en sinistres, les réparations sont payées par les assureurs dans le cas d’un accident dont la  responsabilité n’est pas attribuée à McGill. Les prix négociés sont considérés comme des coûts fixes dans tous les cas;
• les véhicules non sécuritaires, ou dont le pare-brise ou les serrures sont endommagés, peuvent être remorqués ou conduits à un garage au choix. Contacter Gestion des risques et assurances au 514-398-6251 pour des renseignements supplémentaires au besoin.

Les factures originales doivent être payées par l’unité concernée qui envoie ensuite une copie des factures et une preuve comptable de paiement à Gestion des risques et assurances.

La réparation des pare-brise doit être faite conformément aux politiques et procédures d’achat de McGill concernant les véhicules (McGill Purchasing Policies and Procedures Guidelines Regarding McGill Vehicles) mises en place par le Service des achats dans le cadre de leur programme de gestion du parc automobile, afin de tirer profit des escomptes disponibles. Les accidents doivent toujours être signalés à Gestion des risques et assurances. Les unités payent d’abord les factures et en envoient ensuite une copie au Service de gestion des risques et assurances avec la preuve du paiement (copie d’écran du système Banner), pour obtenir le remboursement.

Mises à jour

L’achat ou la location de nouveaux véhicules se fait conformément aux politiques et procédures d’achat de McGill (McGill Purchasing Policies and Procedures Guidelines Regarding McGill Vehicles) établies le 3 août 1994. On y mentionne que la copie des approbations signées doit être envoyée à Gestion des risques et assurances avant la livraison, afin d’obtenir le certificat d’assurance requis pour l’immatriculation du véhicule par la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ). Les ajouts, substitutions et suppressions de véhicules doivent aussi être signalés à Gestion des risques et assurances par le coordonnateur du parc automobile, au moyen du Formulaire d’information pour l’assurance automobile.

Au printemps de chaque année, les coordonnateurs de parc automobile reçoivent une liste des véhicules sous leur responsabilité ainsi qu’une liste des conducteurs autorisés pour ces véhicules. Ces listes doivent être révisées, corrigées au besoin, approuvées et ensuite remises à Gestion des risques et assurances, qui peut ainsi fournir des renseignements exacts à notre assureur. Une information erronée peut entraîner des pertes non assurées et avoir une incidence sur le coût des primes pour la prochaine année d’assurance.

Toute personne qui utilise un véhicule appartenant à l’Université doit obligatoirement aider le coordonnateur du parc automobile à fournir des renseignements exacts à Gestion des risques et assurances.

 Infractions

Toute contravention émise à l’égard d’un véhicule de l’Université McGill doit être payée immédiatement par le conducteur du véhicule. Non seulement les paiements en retard donnent-ils lieu à des pénalités supplémentaires, ils représentent aussi un inconvénient pour les autres unités. Comme nous partageons tous le même numéro d’immatriculation de parc automobile, des véhicules d’unités tout-à-fait innocentes ont été mis à la fourrière en raison de contraventions impayées par les responsables des infractions. Aidez-nous à éviter les inconvénients provoqués par les paiements en retard.

Assurance et immatriculation des véhicules

L’immatriculation initiale et les renouvellements sont des fonctions décentralisées. Chaque unité désigne un coordonnateur de parc automobile pour s’occuper de cette tâche. Encore une fois, les retards ou les renseignements inexacts peuvent entraîner des inconvénients pour les autres unités puisque la SAAQ a attribué un numéro unique au parc automobile de McGill. Le défaut de renouveler l’immatriculation ou d’aviser la SAAQ de la vente ou la mise au rancart de véhicules peut nuire aux autres unités. Veuillez aviser la SAAQ de tout changement ou annulation d’immatriculation.

Sécurité

L’Université tient à ce que tous les véhicules appartenant à McGill soient conduits de façon sécuritaire et entretenus conformément aux directives des politiques et procédures d’achat de McGill. Tout employé qui conduit un véhicule de l’Université a la responsabilité de prévenir les accidents. Les conducteurs de véhicules de l’Université doivent donc respecter tous les règlements de la circulation et agir de façon responsable en tout temps.

 

Faire parvenir toute demande d’information à :

supportrisk [dot] insurance [at] mcgill [dot] ca (Support), ou
janice [dot] mcgraw [at] mcgill [dot] ca (Janice McGraw), directrice adjointe