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Life Sciences Library – Consultation News, Next Steps and Cruess-Boyer Report

Published: 20 Jun 2013

Re: McGill Life Sciences Library – Consultation and Report

(Version française ci-dessous)

Dear Colleagues,

This spring, we asked Dr. Richard Cruess and Maître Daniel Boyer to conduct a consultation on the future of the McGill Life Sciences Library. The request was made in the context of the current budgetary challenges, as well as ongoing discussions about how best to re-imagine library space and services given actual usage and future needs. The consultation was to address three specific areas: space, access to librarians and collections.

In May, Dr. Cruess and Maître Boyer proceeded with three formal consultation meetings open to the librarians and staff of the Life Sciences Library, as well as to the students and residents and the faculty and staff of McGill's health sciences community. Formal written submissions and many emails were also received and taken into account. We take this opportunity to sincerely thank all of you who actively participated and contributed to this crucial process.

Following the consultations, Dr. Cruess and Maître Boyer submitted their report, the complete text of which can be found at the link below. Upon careful review, discussion and agreement, we are pleased to confirm the following:

  • Space – As of Sept. 1, 2013, the Life Sciences Library space will come under the jurisdiction and care of the Faculty of Medicine and the name will remain the same. Space will be reorganized by the Faculty to better meet the needs expressed by students, residents, faculty and staff during the consultation, for example, more space for study, learning and research. A preliminary redesign is being prepared based on the input received. Additional feedback will be sought to finalize the reorganization.
  • Access to librarian support – Those using the Life Sciences Library will have the same access to librarians as they do today, 9:00 a.m. to 5:00 p.m., Monday to Friday. A Service Point will be located in the McIntyre Medical Sciences Building to provide consultation and circulation services, including inter-branch delivery of print materials. Librarians will be based at the Schulich Library of Science and Engineering and continue to provide services through several pathways: scheduled office hours on-site at the McIntyre Building, individual consults, instruction and online assistance. In addition, librarians will partner extensively with faculty, researchers and students by being embedded in the departments with which they have been traditionally associated, providing support in the classroom, lab and office.
  • Collections – Life Sciences Library Reserve materials will remain in the Life Sciences Library. Effective Sept. 1, 2013, collections that are not reserved will be transferred to the Schulich Library of Science and Engineering and will also be accessible through inter-branch delivery services. Back runs of journals will be housed separately for daily retrieval. Digital materials remain unchanged, with plans to expand them.

    It is important to note that both the historical and circulating collections of the Osler Library remain as is, in their current location.

As per Dr. Cruess's and Maître Boyer's recommendations, we will conduct a formal evaluation of these changes within 12 to 18 months following implementation, in consultation with students, residents, faculty members and staff of the health sciences community.

Once again we would like to thank all who provided their input throughout the consultation process, and we gratefully acknowledge the commitment and judicious work of both Dr. Cruess and Maître Boyer.

To access the full report: Cruess-Boyer Report [.pdf]

In addition to the report, frequently asked questions are also available below.

Sincerely,

C. Colleen Cook, PhD
Trenholme Dean of Libraries and
Professor, School of Information Studies

David Eidelman, MDCM
Vice-Principal (Health Affairs)
Dean, Faculty of Medicine


FAQs Following Spring 2013 Consultation and Report

(FAQs will be updated periodically to address new questions as they arise.)

  1. What is the status of the Osler Library?

    Both the historical and circulating collections of the Osler Library remain as is, in their current location.

  2. What exactly will change? When?

    Space - Effective Sept. 1, 2013, the Life Sciences Library space will come under the jurisdiction and care of the Faculty of Medicine and the name will remain the same. Space will be reorganized by the Faculty of Medicine to better meet the needs expressed by students, residents, faculty and staff of the McGill health sciences community during the consultation, for example, more space for study, learning and research. A preliminary redesign is being prepared by the Faculty.

    Access to librarian support - Those who use the Life Sciences Library will have the same access to librarians as they do today, 9:00 a.m. to 5:00 p.m., Monday to Friday. A Service Point will be located in the McIntyre Medical Sciences Building to provide consultation and circulation services, including inter-branch delivery of print materials. Librarians will be based at the Schulich Library of Science and Engineering and continue to provide services through several pathways: scheduled office hours on-site at the McIntyre Building, instruction, individual consults and online assistance. In addition, librarians will partner extensively with faculty, researchers and students by being embedded in the departments with which they have been traditionally associated, providing on-site support in the classroom, lab and office.

    Collections - All Life Sciences Library Reserve materials will remain in the Life Sciences Library. Effective Sept. 1, 2013, collections that are not reserved will be transferred to the Schulich Library of Science and Engineering, and will also be accessible through inter-branch delivery services. Additionally, back runs of journals will be housed separately for daily retrieval. Digital materials remain unchanged, with plans to expand them.

  3. What exactly is being moved?

    Effective Sept. 1, 2013, regular stack collections that are not reserved will be transferred to the Schulich Library of Science and Engineering, and will also be accessible through inter-branch delivery services. Back runs of journals will be housed separately for daily retrieval. Digital materials remain unchanged, with plans to expand them. A small reserve collection will remain.

  4. What will happen to library staff including librarians and library assistants?

    One library assistant will be on-site from Monday to Friday, 9 a.m.to 5 p.m. to oversee circulation in the new space.

    Librarians will be based at the Schulich Library of Science and Engineering and will continue to provide services through several ways: scheduled office hours on-site at the McIntyre Building, instruction, individual consults, and online assistance. In addition, librarians will continue to be dedicated to their users –partnering extensively with faculty, researchers, and students by being embedded in the departments with which they have been traditionally associated, providing onsite support in the classroom, lab and office. Life Sciences liaison librarians and the subject areas they are responsible for will remain.

  5. Will a Life Sciences liaison librarian be on-site all the time during core hours, same as now?

    Yes, a liaison librarian will be on-site Monday to Friday, 9 a.m. to 5 p.m.. A liaison librarian liaises with one or more academic units (programs, departments, divisions or faculties) to ensure that the library-related needs around research, teaching and collections of the unit are met.

  6. Why is the Life Sciences Library being selected to undergo this change?

    The Library's statistics show that use of physical spaces is not equal across our constellation of branches. The Life Sciences Library is one such branch. Attendance at the Life Sciences Library has dropped 31% in the last five years. Loans of print materials from the Life Sciences Library have dropped 45% since 2007. This trend is expected to continue as the Library continues to expand its extensive digital holdings. The consultation process has outlined key needs moving forward including: more access to space for study and group work; more online resources; and continued access to reserve collections. We are undergoing change to meet these essential needs.

  7. On page 4 of the Cruess-Boyer Report what does it mean when they state that, "online services must be at a bare minimum, maintained"?

    Dr. Cruess and Maitre Boyer are referring to the Library's digital collection. The Library's digital collection will be maintained and expanded to address the increasing need to access information 24/7, from anywhere, on any device.

  8. What about access after regular hours?

    Access to space after library service hours will be evaluated.

  9. How does the inter-branch delivery service for print books work? What's the turnaround time?

    Students, residents, faculty and staff can request an item be delivered from any McGill branch library to another. Requests for items can be made by finding and requesting the item in the catalogue. Requesting the pick-up and delivery of an item that is on the shelf will take approximately two business days.

  10. Can I request that a journal article be scanned and sent to me via email?

    Yes. With the enactment of new Canadian copyright laws, the library is working on implementing a new service for users. If the library does not own the journal article electronically and it is available only in print, the library plans to scan and email the article and send it to you via email. As this service is still under development, please continue to check this FAQ as information will be added as new details emerge.

  11. Where is Schulich library?

    The Schulich Library of Science and Engineering coordinates are as follows:

    Macdonald-Stewart Library Building
    809 Sherbrooke Street West
    Montreal, Quebec H3A 0C1
    Information: 514-398-4769, schulich [dot] library [at] mcgill [dot] ca
    Borrowing: 514-398-4769, schulichloans [dot] library [at] mcgill [dot] ca
    Fax: 514-398-390
    Web

  12. Will we be consulted in the redesign?

    A preliminary redesign of the space freed by the transfer of stacks is being prepared by the Faculty, based on the input received during the consultation. Additional feedback will be sought to finalize the redesigned space.

  13. Tell me more about the formal evaluation that will be done 12-18 months from implementation?

    A post-implementation assessment of the changes to the Life Sciences Library is essential in order to establish how this restructuring has impacted the research, teaching and learning needs of the community. Re-evaluation of the changes will give all stakeholders the opportunity to voice what worked and didn't work after implementation. Please continue to check this FAQ as information will be added as new details emerge.

  14. For questions? Need more information?

    For all library-related matters, please contact: lsl [dot] library [at] mcgill [dot] ca

    For Faculty of Medicine specific questions, contact: receptsec3605 [dot] med [at] mcgill [dot] ca


English above

Chers collègues,

Ce printemps, nous avons demandé au Dr Richard Cruess et à Me Daniel Boyer de procéder à une consultation sur l'avenir de la Bibliothèque des sciences de la vie de l'Université McGill. La requête avait été faite dans le cadre des défis budgétaires actuels et des pourparlers en cours relativement à la meilleure façon de repenser l'espace et les services de la bibliothèque en tenant compte des besoins actuels et futurs. La consultation devait aborder trois points précis : l'espace, l'accès aux bibliothécaires et aux ressources documentaires.

En mai dernier, le Dr Cruess et Me Boyer ont tenu trois rencontres de consultation officielles ouvertes aux bibliothécaires et aux membres du personnel de la Bibliothèque de sciences de la vie, ainsi qu'aux étudiants et médecins résidents, et aux membres du corps professoral et du personnel de la collectivité des sciences de la santé de McGill. Des documents écrits officiels et de nombreux courriels ont également été reçus et étudiés. Nous profitons de l'occasion pour remercier sincèrement tout ceux qui ont participé et contribué à ce processus essentiel.

À la suite des consultations, le Dr Cruess et Me Boyer ont soumis leur rapport, dont le texte intégral apparaît sous le lien ci-dessous. À la suite d'une étude approfondie, de discussions et d'une entente, nous sommes heureux de confirmer ce qui suit :

  • Espace – À compter du 1er septembre 2013, l'espace de la Bibliothèque des sciences de la vie relèvera de la Faculté de médecine et le nom demeurera le même. L'espace sera restructuré par les membres de la Faculté afin de mieux répondre aux besoins exprimés par les étudiants, les médecins résidents, les membres du corps professoral et du personnel lors de la consultation, par exemple, en accordant plus d'espace pour l'étude, l'apprentissage et la recherche. On procède présentement à une restructuration provisoire à la lumière de l'information fournie au cours des consultations. Nous solliciterons une rétroaction additionnelle avant de finaliser cette restructuration.
  • Accès aux services des bibliothécaires – Les usagers de la Bibliothèque de sciences de la vie auront le même accès aux bibliothécaires qu'ils ont actuellement, soit entre 9 h 00 et 17 h 00, du lundi au vendredi. Un point de service sera situé au pavillon McIntyre des sciences médicales à des fins de consultation et de services de prêt, incluant la livraison inter-succursales de documents imprimés. Les bibliothécaires travailleront à partir de la Bibliothèque Schulich de sciences et de génie tout en continuant à offrir leurs services de diverses façons : Heures de bureau régulières sur place au pavillon McIntyre, consultations personnalisées, services d'aide en personne et en ligne. De plus, les bibliothécaires seront à la disposition des membres du corps professoral, des chercheurs et des étudiants des Départements auxquels ils ont toujours été associés, en offrant un soutien sur place dans la classe, le laboratoire et le bureau.
  • Ressources documentaires – Les ouvrages de réserve de la Bibliothèque des sciences de la vie demeureront au même endroit, soit dans cette même Bibliothèque. À compter du 1er septembre 2013, les ouvrages qui n'auront pas été mis à la réserve seront transférés à la Bibliothèque Schulich de sciences et de génie, et seront aussi accessibles par l'entremise des services de livraison inter-succursales. Les anciens numéros des périodiques seront conservés séparément pour consultations au quotidien. Le matériel numérique demeure le même, et l'on prévoit en offrir davantage.

    Il est important de noter que les ressources documentaires historiques et en circulation de la Bibliothèque Osler de l'histoire de la médecine demeurent telles quelles, à leur endroit actuel.

Conformément aux recommandations du Dr Cruess et de Me Boyer, nous effectuerons une évaluation officielle de ces changements dans les 12 à 18 mois suivant l'implantation du nouveau système après avoir consulté les étudiants, les médecins résidents, les membres du corps professoral et du personnel de la collectivité de sciences de la santé.

Une fois de plus, nous remercions tous ceux qui ont fourni de l'information tout au long du processus de consultation et désirons exprimer toute notre reconnaissance au Dr Cruess et à Me Boyer pour leur engagement et judicieux travail.

Pour consulter le rapport intégral : cruess-boyer.pdf

Outre le rapport final, vous pouvez également consulter la Foire aux questions ci-dessous.

Bien à vous,

C. Colleen Cook, Ph. D.
Doyenne Trenholme
des bibliothèques de l'Université McGill et
Professeure, École des sciences de l'information

David Eidelman, MDCM
Vice-principal (Santé et affaires médicales)
Doyen, Faculté de médecine


FAQ à la suite de la consultation et du rapport remis au printemps 2013

(La FAQ sera régulièrement mise à jour au fur et à mesure que de nouvelles questions seront posées.)

  1. Qu'advient-il de la Bibliothèque Osler ?

    Les ressources documentaires historiques et en circulation de la Bibliothèque Osler de l'histoire de la médecine demeurent telles quelles, à leur emplacement actuel.

  2. Qu'est-ce qui changera au juste ? et quand ?

    Espace – À compter du 1er septembre 2013, l'espace de la Bibliothèque des sciences de la vie relèvera de la Faculté de médecine et le nom demeurera le même. L'espace sera restructuré par la Faculté de médecine afin de mieux répondre aux besoins exprimés par les étudiants, les médecins résidents, les membres du corps professoral et du personnel de la collectivité des sciences de la santé de McGill lors de la consultation, par exemple, en accordant plus d'espace pour l'étude, l'apprentissage et la recherche. La Faculté procède présentement à la préparation d'une restructuration provisoire.

    Accès aux services des bibliothécaires – Les utilisateurs de la Bibliothèque de sciences de la vie auront le même accès aux bibliothécaires qu'ils ont dans le moment, soit entre 9 h et 17 h, du lundi au vendredi. Un point de service sera situé au pavillon McIntyre des sciences médicales à des fins de consultation et de service de prêt, incluant la livraison inter-succursales de documents imprimés. Les bibliothécaires travailleront à partir de la Bibliothèque Schulich de sciences et de génie tout en continuant à offrir leurs services de diverses façons : heures de bureau régulières sur place au pavillon McIntyre, consultations et services d'aide personnalisés, et aide en ligne. De plus, les bibliothécaires seront à la disposition des membres du corps professoral, des chercheurs et des étudiants des Départements auxquels ils ont toujours été associés, en offrant un soutien sur place dans la classe, le laboratoire et le bureau.

    Ressources documentaires – Tout les ouvrages de la réserve de la Bibliothèque des sciences de la vie demeureront au même endroit, soit dans cette même Bibliothèque. À compter du 1er septembre 2013, tous les ouvrages, sauf ceux de la réserve, seront transférées à la Bibliothèque Schulich de sciences et de génie, et seront aussi accessibles par l'entremise des services de livraison inter-succursales. De plus, les collections de périodiques seront conservées séparément pour consultations au quotidien. La documentation numérique sera également disponible, comme auparavant, et l'on prévoit même en offrir davantage.

  3. Qu'est-ce qui déménage au juste ?

    À compter du 1er septembre 2013, les ouvrages qui n'auront pas été mis à la réserve seront transférées à la Bibliothèque Schulich de sciences et de génie, et seront aussi accessibles par l'entremise des services de livraison inter-succursales. Les anciens numéros des périodiques seront conservés séparément pour consultations au quotidien. Le matériel numérique sera également disponible, comme auparavant, et l'on prévoit même en offrir davantage. De plus, une petite collection de réserve sera conservée

  4. Qu'adviendra-t-il des membres du personnel de la Bibliothèque, incluant les bibliothécaires et les assistants-bibliothécaires?

    Un assistant-bibliothécaire sera sur place du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h pour superviser les prêts au nouvel espace.

    Les bibliothécaires travailleront à partir de la Bibliothèque Schulich de sciences et de génie tout en continuant à offrir leurs services de diverses façons : Heures de bureau régulières sur place au pavillon McIntyre, consultations et services d'aide personnalisés, et aide en ligne. De plus, les bibliothécaires seront à la disposition des membres du corps professoral, des chercheurs et des étudiants des départements auxquels ils ont toujours été associés, en offrant un soutien sur place dans la classe, le laboratoire et le bureau. Les bibliothécaires de liaison de la Bibliothèque des sciences de la vie et les secteurs dont ils sont responsables demeureront les mêmes.

  5. Y aura-t-il sur place, en tout temps et pendant les heures les plus achalandées, un bibliothécaire de liaison de la Bibliothèque des sciences de la vie, comme c'est actuellement le cas?

    Oui, un bibliothécaire de liaison sera sur place du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Le rôle d'un bibliothécaire de liaison est de faire le lien avec les unités universitaires (programmes, départements, divisions ou Facultés) afin de veiller à ce que l'on réponde aux besoins de l'Unité en matière de recherche, d'enseignement et de prêts.

  6. Pourquoi la Bibliothèque des sciences de la vie a-t-elle été choisie pour l'instauration de ces changements?

    Les statistiques sur la Bibliothèque révèlent que l'espace physique n'est pas utilisé de la même façon dans toutes les succursales. La Bibliothèque des sciences de la vie fait partie de celles-ci. Sa fréquentation a baissé de 31 % au cours des cinq dernières années. Toujours à cet endroit, les prêts d'imprimés ont chuté de 45 % depuis 2007. On s'attend à ce que cette tendance se maintienne au fur et à mesure que la Bibliothèque prendra de l'expansion du côté des documents numériques. Le processus de consultation a mis en lumière les principaux besoins de l'avenir, notamment : davantage d'accès à l'espace pour étudier et pour les rencontres des groupes de travail, plus de ressources électroniques, et un accès permanent aux ouvrages de réserve. Nous procédons à des changements afin de répondre à ces besoins essentiels.

  7. En page 4 du rapport Cruess-Boyer, que veut dire : «les services en ligne doivent être offerts au strict minimum, maintenus» ?

    Le Dr Cruess et Me Boyer font référence à la documentation numérique de la Bibliothèque. Cette documentation de la Bibliothèque sera maintenue et bonifiée afin de répondre aux besoins croissants permettant d'avoir accès à l'information 24 heures par jour, 7 jours sur 7, peu importe l'endroit et le moyen.

  8. Quel sera l'accès après les heures de bureau ?

    L'accès à l'espace après les heures de bureau de la Bibliothèque sera étudié.

  9. Comment fonctionne le service de livraison inter-succursales pour les livres imprimés? Quel est le délai de livraison ?

    Les étudiants, médecins résidents, membres du corps professoral et du personnel peuvent demander à ce qu'un article soit livré à partir d'une succursale de bibliothèque de McGill vers une autre. Ces demandes peuvent être faites après avoir cherché l'article dans le catalogue et demandé à ce qu'il soit livré. Une demande de cueillette et de livraison d'un article sur les tablettes prend environ deux jours ouvrables.

  10. Puis-je demander qu'un article de publication soit numérisé et qu'il me soit acheminé par courriel?

    Oui. Suite à la promulgation de la nouvelle loi canadienne sur le Droit d'auteur, la Bibliothèque travaille à l'implantation de nouveaux services à l'intention des usagers. Dans le cas où la bibliothèque ne possède pas une version électronique d'un article et que celui-ci est disponible seulement en format imprimé, la bibliothèque prévoit numériser l'article et vous l'enverra par courriel. Le délai de livraison sera de deux jours ouvrables. Étant donné que ce service est en cours d'élaboration, nous vous prions de continuer à consulter la section Foire aux questions car nous la mettrons à jour au fur et à mesure que nous recevrons de nouvelles informations.

  11. Où est située la Bibliothèque Schulich ?

    Voici les coordonnées de la Bibliothèque Schulich de sciences et de génie :

    Pavillon de la Bibliothèque Macdonald-Stewart
    809, rue Sherbrooke O.
    Montréal (Québec) H3A 0C1
    Information: 514-398-4769 | schulich [dot] library [at] mcgill [dot] ca (Courriel)
    Prêts : 514-398-4769 | schulichloans [dot] library [at] mcgill [dot] ca (Courriel)
    Télécopieur: 514-398-390
    Site Web

  12. Serons-nous consultés de nouveau avant la finalisation des plans ?

    La Faculté procède présentement à une restructuration provisoire de l'espace libéré lors du transfert des rayons, à la lumière de l'information fournie au cours des consultations. Nous solliciterons une rétroaction additionnelle avant de finaliser cette restructuration.

  13. Que pouvez-vous me dire d'autre au sujet de l'évaluation officielle qui sera faite 12 à 18 mois suivant l'implantation?

    Une évaluation post-implantation des modifications apportées à la Bibliothèque des sciences de la vie est essentielle afin de déterminer la façon dont cette restructuration a eu un impact sur les besoins de la collectivité en matière de recherche, d'enseignement et d'apprentissage. Une réévaluation des changements donnera à l'ensemble des parties la chance de s'exprimer sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné après l'implantation. Nous vous prions de continuer à consulter la section Foire aux questions car nous la mettrons à jour au fur que nous recevrons de la nouvelle information.

  14. Des questions? Vous avez besoin d'autre information?

    Toute question relative à la Bibliothèque doit être adressée à: lsl [dot] library [at] mcgill [dot] ca

    Toute question relative à la Faculté de médecine doit être adressée à: receptsec3605 [dot] med [at] mcgill [dot] ca

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