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Obligations et responsabilités

X - COMITÉ DE RETRAITE

10.1

Le régime et la caisse de retraite sont administrés par le comité de retraite.

10.2

Le comité de retraite se compose de neuf membres, à savoir :
    1. deux membres désignés par le Conseil des gouverneurs;
    2. deux membres désignés conjointement par le principal et le président du Conseil des gouverneurs;
    3. deux membres qui font partie du personnel enseignant et participent au régime, qui doivent être élus par des membres du personnel enseignant qui sont des participants et des participants retraités du régime, et par les bénéficiaires de tout participant décédé qui aurait eu le droit de vote conformément au présent alinéa;
    4. deux membres qui font partie du personnel non enseignant et participent au régime, qui doivent être élus par les membres du personnel non enseignant qui sont des participants et des participants retraités du régime, et par les bénéficiaires de tout participant décédé qui aurait eu le droit de vote conformément au présent alinéa;
    5. le neuvième membre étant un membre indépendant nommé par le Conseil des gouverneurs sur l'avis du comité.

10.3

Les droits de vote à attribuer aux participants et aux participants retraités aux fins de l'élection des membres prévus aux alinéas c) et d) de l'article 10.2 sont déterminés comme suit :

    1. Chaque participant a droit à une voix pour chaque dollar entier de la valeur des comptes de cotisations détenus à son nom en date du 31 décembre précédent.
    2. Chaque participant retraité a droit à neuf voix pour chaque dollar entier de sa rente annuelle en cours de paiement en date du 31 décembre précédent.

10.4

Les participants, incluant les participants retraités et les bénéficiaires, ont le droit de voter en personne à l'assemblée générale annuelle ou en déposant auprès du secrétaire du comité une procuration écrite par laquelle ils désignent une certaine personne pour voter en leur nom selon leurs instructions.

10.5

Si, au moment de leur réunion annuelle, la majorité des membres votent contre le maintien de la procédure de vote (qui définit la composition du comité conformément aux dispositions des alinéas c) et d) de l’article 10.2, le nombre de représentants du personnel au sein du comité passera de quatre à deux : un membre élu par les participants actifs et l’autre, par les participants inactifs. En pareil cas, les participants actifs et les participants inactifs peuvent chacun de leur côté désigner un membre additionnel sans droit de vote.

10.6

Sous réserve des dispositions de l’article 10.5, tous les membres du comité ont droit de vote. Le quorum est de cinq membres, dont au moins deux membres (dans l'ensemble) nommés aux termes des alinéas a) et b) de l'article 10.2, et, qu’on ait appliqué ou non l’article 10.5 lors de la dernière réunion annuelle, un membre élu aux termes des alinéa c) et d) de l'article 10.2.

10.7

Le comité choisit un président parmi ses membres. L'acceptation d'une telle nomination n'a pas pour effet de priver le président du comité de ses droits de vote normaux à titre de membre du comité. Le secrétaire du comité est choisi par le comité.

10.8

Les décisions du comité sont prises à la majorité simple des voix exprimées à une réunion du comité constituée en bonne et due forme. En cas d'égalité des voix, le président a voix prépondérante.

10.9

Le mandat des membres du comité est de trois ans, et tout membre peut être renommé ou réélu à la fin de n’importe quel mandat. Un membre dont le mandat a pris fin demeure en fonction jusqu'à ce qu'il soit renommé ou remplacé.

10.10

Si un membre du comité choisi par les participants conformément à l'alinéa c) ou d) de l'article 10.2 ou conformément à l’article 10.5 devient incapable d'agir ou que son siège devienne vacant, le comité désigne un participant du régime pour le remplacer jusqu'à l'assemblée annuelle suivante tenue conformément à l'article 10.11.

10.11

Le comité tient des réunions aux intervalles et dans le délai de convocation que ses membres peuvent fixer, mais au moins une fois par année. Les réunions du comité sont ouvertes aux participants du régime; cependant, les parties d'une réunion où l'on traite de questions délicates ou confidentielles ou de la situation personnelle d'un ou de plusieurs participants peuvent se tenir à huis clos.

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10.12

Le comité tient chaque année, dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice du régime, une assemblée générale à laquelle chaque participant du régime est convoqué au moyen d'un avis écrit. À cette assemblée, le comité :

    1. informe les participants des modifications au régime;
    2. informe les participants des conflits d'intérêts personnels inscrits par les membres du comité dans les registres du comité;
    3. soumet à l'approbation des participants les règles régissant l'élection des membres du comité par les participants du régime, et assure le déroulement du scrutin voulu pour permettre aux participants d'élire les membres du comité indiqués aux alinéas c) et d) de l'article 10.2; et
    4. rend compte de sa gestion et de son administration.

10.13

Le comité a pleins pouvoirs pour administrer le régime et la caisse de retraite, y compris notamment les pouvoirs suivants :

    1. détenir et céder la caisse de retraite de la manière stipulée dans le régime et en conformité avec l’Énoncé de la politique de placement;
    2. placer avec prudence l'actif de la caisse de retraite en créant et maintenant les lignes directrices qui sont raisonnables et nécessaires à cette fin, et répartir l'actif de la caisse de retraite entre les fonds, les fonds communs, les catégories de biens et les gestionnaires de placement qu'il juge adéquats;
    3. passer des contrats avec des banques à charte ou des sociétés de fiducie autorisées à exercer pour la garde et la préservation de l’actif de la caisse de retraite;
    4. passer des contrats avec les administrateurs, les gestionnaires de placement et les autres délégués et mandataires qu'il juge aptes à assurer la bonne administration des opérations du régime et le placement de l'actif de la caisse de retraite;
    5. examiner continuellement la performance de tous les gestionnaires de placement, administrateurs, gardiens, délégués et mandataires et modifier de temps à autre, comme il convient, l'engagement ou le mandat de ces cabinets ou personnes;
    6. adopter et mettre en application les règles et les règlements qu'il estime nécessaires ou pertinents pour l'administration efficace du régime et de la caisse de retraite;
    7. interpréter le régime, son interprétation du régime faite de bonne foi étant définitive et sans appel;
    8. déterminer les méthodes à employer pour l'évaluation des biens détenus par la caisse de retraite et pour le calcul des valeurs unitaires mentionnées dans le régime;
    9. calculer les montants des prestations et autres paiements à servir aux participants, aux rentiers subsidiaires et aux bénéficiaires conformément aux dispositions du régime, déterminer la personne ou les personnes à qui de tels montants doivent être payés et autoriser tous les paiements à effectuer à cette fin;
    10. établir les budgets, les comptes et les registres indiquant le fonctionnement détaillé du régime, et faire vérifier ces registres et ces comptes par des vérificateurs indépendants;
    11. nommer l'actuaire chargé d'effectuer les évaluations actuarielles et autoriser les études actuarielles exigées par la loi qui sont nécessaires pour recommander des modifications aux dispositions du régime relatives aux rentes de retraite ou aux prestations ou pour la bonne administration du régime;
    12. recommander l'apport de modifications au régime pour que celui-ci demeure comparable à ceux des autres universités et des grands employeurs;
    13. déléguer ses pouvoirs comme il le juge indiqué et conformément aux lois applicables.

10.14

Chaque fois que le comité ou ses délégués doivent prendre des mesures dans le cadre de l'administration du régime, ces mesures doivent être appliquées uniformément à tous les participants ou personnes se trouvant dans une situation semblable.

10.15

Les membres du comité peuvent participer aux avantages prévus par le régime à condition qu'ils y soient admissibles par ailleurs. À moins que le Conseil des gouverneurs n'en décide autrement, aucun membre du comité n'est rémunéré pour ses services en cette qualité. Aucun cautionnement ou autre garantie n'est exigé des membres du comité, hormis ceux que les lois applicables exigent expressément.

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