Foire aux questions

Questions

1. À qui dois-je m'adresser pour faire exécuter un travail? Comment puis-je faire une demande?

2. Pourquoi le temps de réponse est-il si long?

3. Pourquoi ne pas avoir recours au personnel des métiers et services de McGill pour effectuer les travaux de rénovation?

4. Pourquoi fait-il dans mon lieu de travail?si chaud au printemps ou si froid à l'automne dans mon lieu de travail?

5. Quelle est la procédure à suivre lors d'une interruption de services due à des travaux?

6. Pourquoi un estimé est fournie que pour des travaux dont la valeur est supérieure à un certain montant?

7. Quel est le degré de précision de mon estimation des coûts?

8. Pourquoi n'avons-nous pas accès à une ventilation détaillée des coûts des travaux (matériaux et main-d'œuvre) lorsque nous demandons une estimation des coûts? Pourquoi l'entrepreneur ne fournit-il pas une ventilation détaillée de son prix?

9. Pourquoi terminer les projets prend autant de temps?

10. Pourquoi les coûts des travaux sont-ils si élevés?

11. Pourquoi est-il difficile d'apporter des modifications une fois que les travaux de construction sont commencés?

12. Pourquoi le budget n'est-il pas le coût réel ou final du projet?

13. Pourquoi a-t-on recours à l'appel d'offres public?

14. Pourquoi a-t-on besoin de consultants, d'architectes et d'ingénieurs?

15. Comment se fait-il que certains projets soient élaborés à l'interne alors que d'autres le soient par des consultants externes?

16. Comment les consultants et entrepreneurs généraux sont-ils sélectionnés?

17. Quel est le cadre réglementaire et méthodologique des projets à McGill?

18. Pour l’unité Gestion et développement des installations, quelle est la différence entre un « projet » et un « bon de travail » ?

Réponses

Q. 1

À qui dois-je m'adresser pour faire exécuter un travail? Comment puis-je faire une demande?

R.

Choisir une des méthodes rapides et pratiques suivantes pour communiquer votre demande au Centre d'appels des installations.

 

Remarque : Toutes les urgences doivent être signalées par téléphone.

 

 

  •  Par courriel: fcc.fod [at] mcgill.ca

 

  • Au téléphone: x4555 (fax x7969)

 

Les demandes soumises via le centre d'appels peuvent porter sur la maintenance corrective, la modification ou l'installation de nouveaux produits et services, ainsi que les projets d'immobilisations.

 

Après les heures normales de travail, les appels téléphoniques sont automatiquement transférés au Service de sûreté de l'Université. Quel que soit le jour ou l'heure, notre personnel a la formation nécessaire pour répondre à votre appel avec calme et professionnalisme. Vous n'avez qu'un numéro à garder en mémoire – x4555.

Q. 2

Pourquoi le temps de réponse est-il si long?

R.

Comme le Centre d'appels des installations reçoit chaque année plus de 25 000 appels concernant l'entretien (plus de 100 demandes par jour), les appels doivent être classés par ordre de priorité, selon le degré d'urgence des travaux.

 

  • Situation d'urgence - un problème constituant un danger pour la sécurité ou la santé d'un ou de plusieurs occupants et utilisateurs, p. ex. une inondation ou autre situation grave.
  • Temps de réponse :  immédiatement, problème résolu le plus tôt possible.

 

  • Problème urgent - un service est en panne, p. ex. panne d'électricité ou des systèmes de ventilation, sérieux problème de température, garde-corps brisé, etc.
  • Temps de réponse : recherche des causes du problème dans les 24 heures, résolution dans les 48 heures.

 

  • Demande importante - un problème qui ne compromet pas l'occupation ou le déroulement des activités, p. ex. remplacement d'une ampoule électrique, réparation d'une prise électrique, température trop chaude ou trop froide, etc.
  • Temps de réponse : recherche des causes du problème dans les 48 heures, réparation complète dans les 10 jours ouvrables.

 

  • Demande de routine – problèmes courants demandant des améliorations et ajustements mineurs qui, s'ils ne sont pas réglés, peuvent nuire au bon déroulement des activités à la longue, p. ex. remplacement d'un tapis, modification d'un bon de travail, pose d'un tableau ou d'un crochet à linge, etc.
  • Temps de réponse:  recherche des causes du problème dans les 5 jours ouvrables, la tâche peut être achevée dans plus de deux semaines.

Q. 3

Pourquoi ne pas avoir recours au personnel des métiers et services de McGill pour effectuer les travaux de rénovation?

R.

Le mandat de l'équipe des opérations est d'entretenir nos installations et les systèmes de nos bâtiments, et de répondre aux demandes des clients.

 

De plus, la loi et les règlements de la Commission de la construction du Québec exigent que l'Université fasse appel à des entrepreneurs autorisés pour les projets de construction et de rénovation.

Q. 4

Pourquoi fait-il si chaud au printemps ou si froid à l'automne dans mon lieu de travail?

R.

Le printemps et l'automne sont des périodes de transition durant lesquelles nous passons du chauffage à la climatisation de nos édifices et vice-versa. Comme ces périodes sont aussi marquées par des variations extrêmes de température à l'extérieur, il nous est difficile de maintenir des températures stables à l'intérieur. Les facteurs suivants compliquent encore davantage la régulation de la température des édifices :

  • la plupart de nos systèmes mécaniques n'ont pas été conçus pour répondre à des changements excessifs de température;
  • bien que la ventilation mécanique soit maintenue durant toute cette période, la plupart de nos systèmes ne peuvent réchauffer et refroidir simultanément;
  • le passage d'une fonction à l'autre est un processus laborieux et exigeant en main-d'œuvre, qui nécessite 2 à 3 semaines pour tout le campus.

Si vous avez besoin d'aide ou pour signaler toute situation préoccupante au cours de ces périodes, nous vous invitons à contacter la Gestion des installations (centre-ville) au 398-5722. Si vous êtes sur le Campus Macdonald, veuillez composer le 398-7828.

Q. 5

Quelle est la procédure à suivre lors d'une interruption de services due à des travaux?

R.

Lorsqu'il faut interrompre un service pour effectuer des travaux d'entretien ou de rénovation, le directeur d'immeuble est consulté afin de déterminer le meilleur moment pour effectuer l'interruption de service. Le Service de gestion et développement des installations prépare les documents et avise toutes les personnes intéressées en transmettant un communiqué aux autorités concernées pour les informer de la date, de la durée et des effets de l'interruption.

Q. 6

Pourquoi un estimé est fournie que pour des travaux dont la valeur est supérieure à un certain montant?

R.

Afin d'offrir un service rapide et efficace, on ne fournit pas d'estimé pour les travaux évalués à moins de 500 $. Ces travaux sont facturés une fois terminés. La facture fait état de la durée réelle des travaux et du coût des matériaux. Elle comprend également une description du travail.

 

Des estimés détaillés sont fournis uniquement pour les travaux évalués à plus de 500 $.

Q. 7 Quel est le degré de précision de mon estimation des coûts?
R

Le degré de précision de l'estimation des coûts que vous recevez dépend de la phase pendant laquelle elle est préparée. La précision de l'estimation des coûts est directement liée à la quantité et la qualité de l'information disponible à l'équipe du projet.

  • Phase de programmation fonctionnelle - Écart de 30 % à 50 %

    Dans cette phase, le gestionnaire de projet, les professionnels de la conception et le client préparent un énoncé des besoins. Aussi nommé analyse des besoins en espaces, ce document définit clairement le problème, les besoins et les objectifs du client, et établit les critères pour l'évaluation de solutions de conception ou d'options stratégiques potentielles. Les questions d'infrastructure technique et de système d'immeuble sont étudiées uniquement à un macro-niveau.

    Phase d'esquisse du projet - Écart de 20 % à 30 %

    Dans cette phase du projet, les besoins et les désirs du client atteignent l'étape de la conception et prennent forme. C'est à cette étape, que les professionnels de la conception vérifient la validité de la programmation du client en étudiant les diverses relations entre la planification et l'étude de la masse, toujours en respectant les contraintes du projet et le budget du projet. La compréhension et la résolution des questions d'infrastructure technique et de système d'immeuble progressent et une stratégie de conception générale est élaborée pour répondre à ces questions. Tous les intervenants discutent des principales questions et conviennent d'un concept. 

    Phase du projet préliminaire - Écart de 10 % à 20 %

    Dans cette phase, les professionnels de la conception précisent et coordonnent leurs dessins. Toutes les questions d'infrastructure technique et de système d'immeuble sont clairement définies et des spécifications de conception sont élaborées pour y répondre. Des technologies et systèmes particuliers sont sélectionnés. Une estimation des coûts préliminaire est préparée. L'échéancier de projet et les coûts estimatifs de la construction sont mis à jour. Les plans sont passés en revue par les autorités concernées. Le client a la responsabilité d'examiner et de commenter la conception, d'approuver celle-ci et d'autoriser la préparation du projet architectural. 

    Phase projet définitif - Écart de 5 % à 10 %

    Cette phase du projet ne débute qu'après l'approbation officielle du client car des modifications demandées durant la préparation du projet architectural seraient susceptibles d'entraîner des délais et des coûts supplémentaires. Le projet architectural préparé par les professionnels de la conception et la division Gestion et développement des installations décrit brièvement les responsabilités contractuelles des parties. Les documents du projet architectural fournissent les spécifications détaillées et des illustrations claires des travaux et des technologies
Q. 8 Pourquoi n'avons-nous pas accès à une ventilation détaillée des coûts des travaux (matériaux et main-d'œuvre) lorsque nous demandons une estimation des coûts? Pourquoi l'entrepreneur ne fournit-il pas une ventilation détaillée de son prix?
R

Nous vous donnons le plus d'information possible lorsque vous demandez une estimation des coûts; toutefois, la quantité de détails disponibles sur une estimation des coûts est directement liée à la quantité d'information disponible au moment de la préparation de cette estimation des coûts. Se référer à Q7 : « Quel est le degré de précision de mon estimation des coûts? ».

Au cours des premières phases de conception d'un projet l'estimation des coûts est préparée à l'aide de données historiques et de modèles de l'industrie de la construction pour des travaux similaires. Cette estimation des coûts ne tient pas compte des exigences particulières du projet ni de l'état du site. C'est au cours de cette phase du processus de conception que le coût estimatif d'un projet est normalement soumis à l'approbation. À mesure que le projet avance de la phase de conception à la phase d'avant-projet et à celle de projet architectural, les éléments de détail du projet viennent s'ajouter pour le parachèvement de l'estimation des coûts. Il est possible de détailler les coûts uniquement au cours de ces dernières phases de la conception.

Quant aux entrepreneurs, le processus de demande de soumissions de McGill n'exige pas qu'ils présentent des soumissions détaillées. À la différence de la construction résidentielle où le client peut demander une ventilation du travail à l'heure et selon chaque composante matérielle, dans le secteur institutionnel, les contrats sont attribués selon l'offre recevable la plus basse; par conséquent, on ne tient compte que du prix total.

La division Gestion et développement des installations de McGill emploie des experts de l'industrie de la construction, pour veiller à ce que l'information contenue dans le projet architectural soit suffisante pour astreindre les entrepreneurs à réaliser la construction selon l'énoncé des travaux pour le prix proposé.

Certains clients demandent une ventilation détaillée du coût des travaux afin d'essayer de fragmenter leur projet dans l'espoir de baisser leur coût. Il faut comprendre que sans égard à la phase où l'estimation des coûts est produite, chaque ligne d'article n'est pas autonome et chaque article ne peut être négocié individuellement.

Q. 9

Pourquoi terminer les projets prend autant de temps?

R.

Dans un environnement institutionnel complexe comme celui de McGill, chaque projet de construction est unique, avec son propre énoncé des travaux, et des contraintes logistiques particulières qui affectent son exécution et son achèvement. Par conséquent, les projets doivent être planifiés, conçus et ensuite exécutés le plus efficacement possible.

 

Un projet compte de nombreuses étapes, et chaque étape prend du temps. La préparation de l'énoncé des travaux et la budgétisation, l'avant-projet, l'appel d'offres aux entrepreneurs pour obtenir le prix le plus avantageux, la fabrication hors site de composants, et la construction elle-même sur le chantier, peuvent exiger plusieurs semaines ou mois.

 

De plus, le Service de gestion et développement des installations administre parfois plusieurs centaines de projets distincts en même temps, chacun à une étape différente de conception, de développement ou de construction. Les ressources internes peuvent ne pas suffire à la tâche.

Les projets les plus réussis sont ceux qui ont été bien planifiés à l'avance.

Q. 10

R.

Pourquoi les coûts des travaux sont-ils si élevés?

Divers facteurs font que la construction en milieu institutionnel est beaucoup plus chère que la construction résidentielle.

  • Les exigences techniques du Code du bâtiment sont beaucoup plus sévères.
  • 2. La main-d'œuvre est plus réglementée et coûteuse. Tous les travailleurs des métiers de la construction doivent respecter les exigences de la Commission de la construction du Québec et ils sont rémunérés selon les taux de salaire du Décret de la construction du Québec.
  • 3. La logistique des travaux de construction à McGill est très compliquée et contraignante pour les entrepreneurs; elle entraîne souvent des coûts supplémentaires. Parmi les problèmes rencontrés, il y a : a) un accès difficile pour les véhicules; b) la difficulté de livraison et d'entreposage des matériaux; c) la difficulté d'évacuer les déchets et débris; d) la difficulté d'exécuter des travaux dans des locaux occupés où les activités régulières de l'Université ont priorité; e) une disponibilité du site ou un accès au site limités aux soirées et fins de semaine.
  • 4. Il faut respecter les objectifs esthétiques et fonctionnels de l'Université, y compris une construction économique dans les délais prévus; des édifices à faible coût d'entretien, durables, écoénergétiques et d'une architecture adaptée. Il faut aussi s'assurer du respect des règlements municipaux, provinciaux et nationaux.

 

  • 5. La géométrie et l'ordre de grandeur des espaces sont très différents.

 

Par exemple : Dans une maison, un électricien peut installer une nouvelle prise électrique en une heure environ en utilisant un mince câble électrique non blindé. À McGill, ce travail peut coûter trois ou quatre fois plus cher parce que : a) les câbles doivent être blindés, c.-à-d. passer dans un conduit métallique; b) le parcours du câble jusqu'à la boîte de fusibles peut être deux à trois fois plus long; etc.); l'électricien peut prendre trois ou quatre heures pour faire le travail. Ainsi, le coût des matériaux et le temps requis pour les travaux sont plus élevés.

Q. 11

Pourquoi est-il difficile d'apporter des modifications une fois que les travaux de construction sont commencés?

R.

Une fois que le contrat de construction est accordé, l'entrepreneur et les sous-traitants s'efforcent de respecter le calendrier de construction établi dans le contrat. Afin de réaliser le projet à l'intérieur des limites du budget et de l'échéancier, il est essentiel de minimiser les modifications durant la construction. Il peut être très coûteux, en temps et en argent, de modifier l'énoncé des travaux après le début de la construction.

Q. 12

Pourquoi le budget n'est-il pas le coût réel ou final du projet?

R.

Chaque projet de construction ou de rénovation est un produit unique, et le prix de ses composants est évalué et établi individuellement.

 

De la conception initiale jusqu'à l'achèvement final, l'étendue et les implications d'un projet se précisent à mesure que les besoins et les problèmes sont clarifiés, et que les conditions du marché sont connues. On ne connaît le coût final d'un projet que lorsqu'il est terminé.

 

Au début, durant la phase de programmation, nous faisons tout ce qui est possible pour définir l'énoncé des travaux requis par le client, les contraintes physiques dont il faudra tenir compte dans l'édifice, et les obligations règlementaires existantes. Les budgets préliminaires sont établis sur cette base.

 

À mesure que progresse la phase de préparation des plans détaillés, les questions reliées aux exigences du client, aux limites des infrastructures existantes, et aux obligations règlementaires, deviennent de plus en plus claires et sont mieux comprises. Le client aussi acquiert une meilleure compréhension de ses besoins et des exigences techniques auxquelles le projet doit répondre. Par conséquent, on doit habituellement réviser les estimés.

 

Après le lancement de l'appel d'offres, on reçoit les propositions avec les prix compétitifs. On peut alors enfin concevoir l'impact des conditions du marché sur le prix de la construction comme la pénurie ou les surplus de matériaux et de main-d'œuvre spécialisée, ainsi que la disponibilité des entrepreneurs généraux pour faire le travail dans les délais prévus. Ce n'est qu'au moment de l'ouverture des soumissions qu'il est possible de confirmer ou non la justesse de nos estimés budgétaires antérieurs.

Une fois que le contrat de construction est signé et que les travaux commencent sur le chantier, le coût final du projet n'est toujours pas garanti. Au cours des travaux de construction et encore plus durant les rénovations, des complications surviennent et entraînent des déboursés supplémentaires. Les trois raisons habituelles des coûts supplémentaires sont : a) des conditions imprévues sur le chantier qui n'apparaissent qu'après le début des travaux; b) des omissions ou un manque de clarté dans les devis techniques préparés par les professionnels de la construction; c) des modifications à l'énoncé des travaux demandées par McGill (par le client ou par le Service de gestion et développement des installations), ou par les autorités pertinentes.

En conséquence, le coût définitif du projet n'est connu qu'une fois la construction terminée.

Q. 13

Pourquoi a-t-on recours à l'appel d'offres public?

R.

Conformément à la Loi 17 du Québec, les organismes publics comme McGill qui reçoivent un financement gouvernemental, sont obligés d'avoir recours au processus d'adjudication publique pour les contrats dont la valeur excède 100 000 $. En ce qui a trait aux projets de construction, cela s'applique autant au mandat confié aux consultants professionnels qu'au contrat de réalisation des travaux sur le chantier par l'entrepreneur en construction.

Q. 14

Pourquoi a-t-on besoin de consultants, d'architectes et d'ingénieurs?

R.

Tous les bâtiments de l'Université sont considérés comme des « édifices publics ». Dans ce contexte, la loi exige que tous les documents, plans et devis requis pour la réalisation des travaux, soient préparés et scellés par des architectes et ingénieurs, membres en règle de leur ordre respectif. Ces consultants ont également la responsabilité de s'assurer que tous les travaux respectent les exigences des codes applicables. Avec ces professionnels, McGill s'assure que tous les travaux sont documentés et que les documents sont adéquatement conservés comme référence pour les projets futurs.

Q. 15

 

Comment se fait-il que certains projets soient élaborés à l'interne alors que d'autres le soient par des consultants externes?

R.

L'Université compte une équipe de professionnels de la construction parmi le personnel du Service de gestion et développement des installations. Cette équipe produit prioritairement les documents des projets directement liés à la mission principale de l'Université, comme les salles de classes, les laboratoires, etc. Selon les disponibilités de l'équipe à l'interne, les documents peuvent également être produits par des consultants externes. Les projets requérant une expertise particulière sont généralement octroyés à des consultants externes spécialisés dans ces champs d'activité, telle la préservation de bâtiments historiques par exemple. Compte tenu des délais et du nombre de personnes requis pour produire les documents pour de nouvelles constructions ainsi que la complexité s'y rattachant, tous les mandats pour les grands projets sont octroyés à des consultants externes.

Q. 16

Comment les consultants et entrepreneurs généraux sont-ils sélectionnés?

R.

Le Service de gestion et développement des installations utilise une liste d'entrepreneurs préqualifiés qui ont été évalués par l'Université. Il passe au crible les entrepreneurs et consultants avant de leur permettre de travailler à nos projets de construction. Les entrepreneurs et consultants sélectionnés ont démontré qu'ils possèdent un niveau approprié d'expérience et de compétence pour travailler à des projets complexes dans des édifices institutionnels occupés. Les entrepreneurs doivent aussi prouver qu'ils ont les ressources financières et la stabilité requises par nos projets en démontrant qu'ils sont cautionnables et qu'ils ont une couverture d'assurance suffisante. La procédure d'adjudication publique est utilisée pour les contrats dont la valeur est supérieure à 100 000 $, se rapporter à Q. 13.
 

Q.17 Quel est le cadre réglementaire et méthodologique des projets à McGill?
R

PRINCIPES :

McGill attribue les contrats de construction en se fondant sur les principes de la tarification concurrentielle, la transparence, l’équité, l’impartialité et la légalité. Les procédures de passation de marché sont conformes à la loi. L’Université McGill entend être un modèle en matière de pratiques exemplaires dans l’industrie de la construction. Les pratiques commerciales visent l’efficacité et la rentabilité.

INTERVENANTS DANS LE PROCESSUS

L’unité GESTION DE PROJETS de la division GESTION ET DÉVELOPPEMENT DES INSTALLATIONS est responsable de tous les travaux de construction exécutés par l’Université. Le personnel de cette unité est composé de professionnels experts dans le domaine de la construction, qui assurent l’interface technique et administrative nécessaire entre l’Université et l’industrie de la construction.

Le SERVICE DES ACHATS de McGill administre et supervise le processus d’appel d’offres concurrentielles pour le compte de l’unité GESTION DE PROJETS et présente régulièrement des rapports au gouvernement du Québec sur les contrats de McGill d’une valeur supérieure à 25 000 $.

Les SERVICES JURIDIQUES de McGill émettent des observations et avis sur toute question d’ordre juridique et contractuel relative aux processus d’approvisionnement et d’exécution des contrats de construction.

Les SERVICES FINANCIERS de McGill (par l’unité PROJETS D’IMMOBILISATIONS) assurent un contrôle comptable et la consignation de tous les contrats et paiements traités par l’unité GESTION DE PROJETS.

L’unité VÉRIFICATION INTERNE de McGill formule des recommandations et procède à l’examen périodique des pratiques administratives, comptables et contractuelles de GESTION DE PROJETS, SERVICES FINANCIERS et SERVICE DES ACHATS.

LA LOI  - LOI SUR LES CONTRATS DES ORGANISMES PUBLICS
 

Les contrats de construction sont attribués conformément à la Loi sur les contrats des organismes publics LRQ, c C-65.1, qui a été promulguée le 1er octobre 2008. Plus précisément, l’Université McGill applique les dispositions du Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics LRQ, c. C-65.1, r. 5, et du  Règlement sur les contrats de services des organismes publics  RRQ, c C-65.1, r 4 (pour les consultants professionnels). On peut consulter ces documents sur le site Web du SERVICE DES ACHATS de McGill : http://www.mcgill.ca/procurement/regulation/government/act (en anglais) ou http://www.canlii.org/fr/qc/legis/lois/lrq-c-c-65.1/derniere/lrq-c-c-65.1.html (en français).

DOSSIER D’APPEL D’OFFRES ET DOCUMENTS CONTRACTUELS

Pour tous les contrats de construction, McGill utilise des documents types d’appel d’offres et de contrat, qui s’inspirent de modèles élaborés pour les universités du Québec par le Conseil des recteurs et principaux des universités québécoises (CREPUQ) en conformité avec les exigences de la Loi 65.1 et règlements connexes. Ces documents types ont été révisés et adaptés au contexte de McGill par l’unité GESTION DE PROJETS et ont été étudiés et approuvés par les SERVICES JURIDIQUES, avec les suggestions et commentaires d’un conseiller juridique externe, expert du domaine des contrats de construction. 

Parmi les documents types, il y a la documentation standard suivante :

Instructions aux soumissionnaires
Formulaire de soumission
Formulaire de cautionnement
Affidavits concernant les assurances
Formulaire de contrat
Cahier des clauses générales des contrats

McGill utilise également des documents types pour tous les appels d’offres et contrats professionnels avec les ingénieurs-conseils, architectes et gestionnaires de projet.

SEUILS ET TYPES D’APPEL D’OFFRES

Conformément à la Loi 65.1 et ses règlements, McGill lance un appel public d’offres concurrentielles pour tous les contrats de construction et de services professionnels dont la valeur est supérieure à 100 000 $.

Les contrats de construction sont habituellement attribués à des entrepreneurs généraux soit au moyen d’un processus public d’appel d’offres concurrentielles portant uniquement sur le prix le plus bas; ou d’un processus en deux étapes comprenant un appel d’offres public pour la préqualification d’un groupe d’entrepreneurs admissibles en fonction de critères établis par un comité de sélection, suivi d’un appel d’offres concurrentielles portant uniquement sur le prix le plus bas, sur invitation limitée aux entrepreneurs qui ont réussi à se qualifier à l’étape de la préqualification. Bien qu’elle exige plus de temps et de personnel de GESTION DE PROJETS et du SERVICE DES ACHATS, la seconde méthode est maintenant privilégiée, car elle augmente la probabilité que les travaux de construction soient exécutés par un entrepreneur qualifié possédant l’expérience voulue.

McGill attribue les contrats de construction dont la valeur est inférieure à 100 000 $ au moyen d’un appel d’offres concurrentielles invitant à soumissionner des entrepreneurs qui font partie d’une liste d’entrepreneurs approuvés. Ce sont les consultants professionnels en conception, architectes ou ingénieurs, qui décident si la valeur d’un contrat sera supérieure ou inférieure au seuil de 100 000 $, ceux qui ont reçu le mandat de concevoir les travaux en question et qui ont préparé l’estimation écrite des coûts avant la décision de lancer l’appel d’offres. La division GESTION ET DÉVELOPPEMENT DES INSTALLATIONS dresse la liste des entrepreneurs selon leurs compétences et expérience en milieu institutionnel, leur stabilité financière, leur fiabilité et leur rendement antérieur. Un comité présidé par le directeur général de la division, révise régulièrement la liste pour ajouter ou supprimer des entrepreneurs.

McGill peut attribuer des contrats de construction dont la valeur est inférieure à 25 000 $, en fonction d’un prix de base ferme soumis par un seul entrepreneur, sur invitation. L’unité GESTION DE PROJETS vérifie l’attribution du contrat en comparant le prix fixé à la valeur courante de travaux similaires sur le marché. Si le prix est jugé excessif, d’autres entrepreneurs seront invités à proposer un prix, avant l’attribution du contrat.
Ce processus pour les petits contrats d’une valeur inférieure à 25 000 $ a été mis en place par souci d’efficacité dans l’affectation des ressources en personnel, et de rapidité d’exécution des travaux, afin que le groupe d’employés ou de clients de l’utilisateur/client pour qui le projet est prévu, ne souffre pas de retards indus. Le risque financier pour l’Université est atténué par la vérification des prix dans la base de données de l’unité GESTION DE PROJETS pour les coûts en vigueur sur le marché.

Les contrats de services professionnels d’architectes et d’ingénieurs-conseils, dont la valeur est supérieure à 100 000 $ sont attribués suite à un appel public d’offres concurrentielles portant sur une évaluation de qualité absolue, conformément à la Loi 65.1. Ces services professionnels ne sont pas sujets à une soumission de prix.  Les soumissions sont plutôt destinées à classer les consultants concurrents selon la qualité de leurs services. Le soumissionnaire qui reçoit le score le plus élevé par rapport aux critères de sélection évalués et établis par un comité de sélection, se verra attribuer le contrat. La Loi 65.1 impose cette méthode d’attribution des contrats puisque les services de base fournis par ces professionnels sont déjà soumis à une tarification établie par décret gouvernemental.

Les contrats de services professionnels pour des services externes de gestion de projet, dont la valeur est supérieure à 100 000 $ sont attribués suite à un appel public d’offres concurrentielles portant sur une combinaison de critères de qualité et de prix, processus nommé adjudication selon le prix ajusté, conformément à la Loi 65.1. Les appels d’offres sont conçus de manière à classer les consultants concurrents selon la qualité de leurs services. Le score reçu par le soumissionnaire par rapport aux critères de sélection évalués et établis par un comité de sélection, sert à ajuster le devis du soumissionnaire de manière à ce que les soumissionnaires qui obtiennent un score élevé, reçoivent un ajustement à la baisse proportionnellement plus grand. Le soumissionnaire ayant le prix ajusté le plus bas se voit attribuer le contrat.

Les contrats de services professionnels d’architectes, d’ingénieurs-conseils et de gestionnaires de projet,  dont la valeur est inférieure à 100 000 $ sont attribués sans appel d’offres suite à une négociation directe. Les consultants sont sélectionnés par l’unité GESTION DE PROJETS en fonction de leurs compétences, des exigences techniques et de la complexité du projet, de leur rendement antérieur et expérience soit à McGill ou ailleurs dans des projets similaires.

 

PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES

Le déroulement du processus d’appel d’offres est fixé par décret dans la Loi 65.1 et ses règlements, pour tous les contrats dont la valeur est supérieure à 100 000 $. Le SERVICE DES ACHATS administre et supervise le processus d’appel d’offres au nom de l’unité GESTION DE PROJETS.

L’annonce de l’appel d’offres et les documents afférents sont affichés sur le SEAO (Service électronique d’appel d’offres), le service d’administration des soumissions du gouvernement du Québec. À l’Université McGill, ce processus est géré par le SERVICE DES ACHATS en coordination avec l’unité GESTION DE PROJETS.

Lorsque requis, les addendas sont aussi affichés sur le SEAO. Les règles des invitations à soumissionner fixées par la Loi 65.1 et le SEAO, sont appliquées par le SERVICE DES ACHATS, qui emploie un acheteur principal pour s’occuper des activités liées aux appels d’offres et à la passation des marchés de la division GESTION ET DÉVELOPPEMENT DES INSTALLATIONS, incluant l’unité GESTION DE PROJETS.
Les soumissions scellées sont déposées par les soumissionnaires aux bureaux de GESTION DE PROJETS avant la clôture de l’appel d’offres. Les soumissions sont ouvertes publiquement par l’acheteur principal du SERVICE DES ACHATS en présence d’au moins deux employés de McGill.

Les soumissions pour les contrats dont la valeur est inférieure à 100 000 $ sont faites sur invitation tel que mentionné plus haut. Ces soumissions, bien qu’administrées par l’unité GESTION DE PROJETS plutôt que par le SERVICE DES ACHATS, sont ouvertes publiquement par l’acheteur principal du  SERVICE DES ACHATS en présence d’au moins deux employés de McGill. Le SEAO n’est pas utilisé dans ces cas. L’annonce de l’appel d’offres est diffusée par le gestionnaire de projet et le dossier d’appel d’offres ainsi que les addendas sont distribués par le principal consultant professionnel, habituellement l’architecte.

Les soumissions scellées pour les appels d’offres sur invitation sont déposées par les soumissionnaires aux bureaux de l’unité GESTION DE PROJETS avant la clôture de l’appel d’offres.

Les résultats de l’appel d’offres pour toutes les soumissions publiques sont affichés sur le SEAO par le SERVICE DES ACHATS.

COMITÉS D’ÉVALUATION ET ÉVALUATIONS DE LA QUALITÉ

Conformément à la Loi 65.1, lorsqu’une soumission inclut une évaluation de la qualité (y compris la préqualification des entrepreneurs), l’établissement doit former un comité d’évaluation chargé de faire une évaluation de la qualité et classer les soumissionnaires concurrents. Le comité est présidé par l’acheteur principal qui représente le SERVICE DES ACHATS et qui joue aussi le rôle de secrétaire du comité, tel que précisé dans les règlements. Il est chargé de voir à ce que le processus d’évaluation soit juste et équitable. Le comité est composé d’au moins trois personnes et inclut habituellement le gestionnaire du projet, une personne qui n’est pas employée par McGill (normalement un représentant d’un des consultants professionnels), un des directeurs de GESTION DE PROJETS, et parfois un représentant du client/utilisateur du projet.
L’unité GESTION DE PROJETS a formulé un ensemble de critères d’évaluation uniformes pour les entrepreneurs et les consultants professionnels, qui s’appliquent selon la nature et le type de projet en question.

Pour les entrepreneurs généraux, les critères d’évaluation types peuvent notamment inclure :

  • l’expérience de l’entrepreneur dans l’exécution de projets semblables en nature et en valeur monétaire;
  • l’expérience et les qualifications du contremaître de chantier de l’entrepreneur;
  • l’expérience et les qualifications du gestionnaire de projet de l’entrepreneur.

Pour les consultants professionnels, les critères d’évaluation types peuvent notamment inclure :

  • l’expérience du consultant dans l’exécution de projets semblables en nature ou en complexité;
  • l’expérience et les qualifications du concepteur principal;
  • l’expérience et les qualifications du superviseur ou de l’inspecteur de chantier;
  • l’expérience et les qualifications des autres membres de l’équipe du projet;
  • la compréhension démontrée par le consultant des difficultés que présente le projet en matière de direction et de gestion;
  • la compréhension démontrée par le consultant des défis techniques que présente le projet.

Le comité de sélection devra inclure une entrevue formelle dans l’évaluation des candidatures d’architectes et d’ingénieurs pour les projets les plus importants (les plus coûteux), et dans l’évaluation de toutes les soumissions pour travaux de gestion de projet.

CRITÈRES D’ADMISSIBILTÉ

Conformément aux dispositions de la Loi 65.1, l’unité GESTION DE PROJETS, en accord avec le SERVICE DES ACHATS, établit des critères d’admissibilité obligatoires pour les appels d’offres publics adressés soit à des entrepreneurs généraux ou des consultants professionnels. De cette façon, les soumissionnaires qui répondent à l’appel d’offres posséderont tous l’ensemble minimal de caractéristiques jugées essentielles par l’Université pour la réussite du projet. 

Cela permet de restreindre la gamme de soumissionnaires à ceux qui sont considérés comme les plus en mesure de répondre adéquatement aux exigences du projet; et de passer en revue un nombre raisonnable de soumissionnaires lorsqu’un comité d’évaluation entreprend une évaluation de la qualité des soumissionnaires. L’appel d’offres demeure public, mais il est adressé à un sous-ensemble restreint du marché global d’entrepreneurs ou de professionnels, soit ceux qui possèdent les caractéristiques appropriées.

L’acheteur principal du SERVICE DES ACHATS est chargé de vérifier si un soumissionnaire répond aux critères d’admissibilité; il le fait avec l’assistance du comité d’évaluation lorsque l’appel d’offres exige une évaluation de la qualité. Si le soumissionnaire ne satisfait pas aux critères d’admissibilité, sa candidature est exclue et la soumission est rejetée sans autre analyse ou considération.
Les critères d’admissibilité pour les entrepreneurs généraux peuvent inclure ce qui suit, par exemple :

  • avoir exécuté un contrat d’une valeur minimale de 500 000 $ pour rénover des laboratoires dans un immeuble occupé par des services hospitaliers, universitaires ou pharmaceutiques;
  • avoir exécuté un contrat d’une valeur minimale de 1 M$ pour remplacer les fenêtres d’un immeuble institutionnel ou commercial occupé, de six étages ou plus de hauteur;
  • avoir remplacé un système de ventilation d’au moins 10 000 pieds cubes par minute dans un immeuble institutionnel ou commercial occupé;
  • avoir eu un revenu annuel moyen supérieur à 10,0 M$ au cours de chacune des cinq dernières années.

Les critères d’admissibilité pour les consultants professionnels peuvent inclure ce qui suit, par exemple :

  • la firme doit avoir un minimum de deux partenaires ou propriétaires;
  • avoir huit employés ou plus à temps plein;
  • avoir réalisé un projet de rénovation intérieure d’une valeur minimale de 1,5 M$ dans un immeuble occupé par des services hospitaliers ou universitaires.

              
VALIDATION ET CONFORMITÉ DE LA SOUMISSION ET ATTRIBUTION DU CONTRAT

Avant l’attribution d’un contrat, les soumissions doivent être vérifiées. Il faut confirmer la liste des soumissionnaires qui satisfont aux exigences du dossier d’appel d’offres et identifier l’offre admissible la plus basse. Cette responsabilité incombe au SERVICE DES ACHATS qui produit un rapport sur les soumissions et émet une déclaration officielle sur l’offre admissible la plus basse.

Les consultants professionnels en conception, l’architecte et les ingénieurs-conseils, jouent aussi un rôle dans ce processus. Ils évaluent la conformité des soumissions aux aspects techniques du projet et font leurs recommandations au gestionnaire de projet qui transmet l’information au SERVICE DES ACHATS. L’évaluation des professionnels est un élément de l’évaluation globale du SERVICE DES ACHATS.

Suite à la déclaration du plus bas soumissionnaire admissible par le SERVICE DES ACHATS, l’unité GESTION DE PROJETS peut procéder à l’attribution du contrat au soumissionnaire retenu, uniquement si le budget du projet relatif au contrat a été formellement financé et approuvé par le signataire autorisé de l’Université.

AVIS DES SERVICES JURIDIQUES EN CAS D’INCERTITUDE

L’unité GESTION DE PROJETS et le SERVICE DES ACHATS s’appuient fortement sur les avis judicieux et opportuns des SERVICES JURIDIQUES de McGill, chaque fois que des problèmes se posent concernant les soumissions ou l’interprétation des contrats. Si le personnel du SERVICE DES ACHATS éprouve des difficultés à porter un jugement sur l’admissibilité ou la conformité d’une soumission, ou sur la détermination du plus bas soumissionnaire admissible, le SERVICE DES ACHATS, de concert avec le Vice-principal adjoint des SERVICES UNIVERSITAIRES, demandera l’avis des SERVICES JURIDIQUES. Au besoin, les SERVICES JURIDIQUES demanderont l’avis expert d’un conseiller juridique externe, spécialisé dans le domaine de la construction et le droit des obligations contractuelles au Québec.

Après avoir clarifié les faits et pris connaissance des options et conséquences juridiques, le SERVICE DES ACHATS confirme sa décision. Dans les cas où plus d’une option est possible, le SERVICE DES ACHATS demande l’avis du Vice-principal adjoint des SERVICES UNIVERSITAIRES. L’option qui sert le mieux les intérêts de l’Université sera choisie.

POUVOIR DE SIGNATURE ET BUDGETS DES PROJETS

À McGill, tout contrat de construction est régi par un budget de projet. Aucun contrat de construction ne peut être signé sans que le budget prérequis du projet soit en place et que sa valeur en dollars soit entièrement financée et autorisée. Les budgets de projet sont préparés par l’unité GESTION DE PROJETS et sont ensuite soumis à l’approbation de l’agent compétent de l’Université qui contrôle la source du financement. 


Un budget de projet est au mieux une approximation du coût final d’un projet. Il est établi en fonction des conditions connues et anticipées au moment de la préparation du budget. L’estimation du coût probable de construction s’appuie sur l’expérience et le bon jugement des professionnels de la construction responsables de la conception et des spécifications des travaux, d’après leur connaissance de l’industrie de la construction. Toutefois, ces professionnels et l’unité GESTION DE PROJETS n’ont aucun contrôle sur les coûts de main-d’œuvre et des matériaux, le mode de fixation des prix utilisé par l’entrepreneur, les conditions du marché de la construction ou les pratiques en matière de soumission au moment de l’appel d’offres et de l’attribution du contrat.

Selon le type de projet, le signataire autorisé qui approuve un budget de projet peut être un doyen, un directeur général, un chercheur principal ou un vice-principal adjoint. La décision d’entreprendre et d’exécuter un projet de construction est confirmée quand l’agent de McGill qui contrôle la source de financement approuve formellement le budget du projet.

Sans égard au type de projet, d’autres approbations sont requises dès que la valeur du budget d’un projet est supérieure à 1,0 million de dollars.
Tous les budgets de projet d’une valeur supérieure à 1,0 M$ doivent être approuvés par le vice-principal, Administration et finances.
Tous les budgets de projet d’une valeur supérieure à 2,0 M$ doivent être approuvés par la principale et vice-chancelière.
Tous les budgets de projet d’une valeur supérieure à 4,0 M$ doivent être approuvés par le Comité des terrains et bâtiments du Conseil des gouverneurs et le Conseil des gouverneurs.

POUVOIR DE SIGNATURE POUR LES CONTRATS ET FACTURES

Une fois le budget du projet approuvé, l’unité GESTION DE PROJETS est responsable d’exécuter le projet et de débourser les fonds du budget de projet conformément aux exigences administratives, financières et juridiques de l’Université. L’utilisation et la disposition du budget de projet est sous la responsabilité exclusive de l’unité GESTION DE PROJETS et du directeur général de la division GESTION ET DÉVELOPPEMENT DES INSTALLATIONS.

La procédure de signature pour la préparation de contrats et le paiement de factures est décrite ci-dessous.

La signature du directeur ou du directeur adjoint de l’unité GESTION DE PROJETS est requise pour tout contrat ou facture dont le montant est inférieur à 100 000 $.

Pour tout contrat ou facture dont le montant est supérieur à 100 000 $, la signature du directeur général de GESTION ET DÉVELOPPEMENT DES INSTALLATIONS ou du vice-principal adjoint des SERVICES UNIVERSITAIRES est aussi requise en plus de celle d’un directeur de l’unité GESTION DE PROJETS.

Pour les contrats et factures dont le montant est supérieur à 1 000 000 $, le pouvoir de signature est habituellement délégué au Vice-principal adjoint des SERVICES UNIVERSITAIRES par l’autorité de McGill qui a initialement approuvé le budget du projet (p. ex. délégué par le vice-principal, Administration et finances, pour les projets d’une valeur de 1,0 M$ à 2,0 M$, et par la principale et vice-chancelière pour les projets d’une valeur de 2,0 M$ à 4,0 M$).

Pour les contrats de construction, la procédure de signature décrite ci-dessus n’est pas engagée tant que  les consultants professionnels - architecte et ingénieurs-conseils – dont le mandat est de superviser l’exécution du contrat de construction, n’ont d’abord approuvé la demande de paiement de l’entrepreneur et produit un certificat de paiement qui autorise le versement de l’acompte approprié à l’entrepreneur.

Lien au document concernant le pouvoir de signature pour les contrats de construction sur le site Web du Secrétariat :

http ://www.mcgill.ca/secretariat/policies/administrative
http://www.mcgill.ca/secretariat/files/secretariat/regulations_relating_to_the_approval_of_contracts_and_signing_authority_2014.pdf

LES SERVICES FINANCIERS TRAITENT TOUTES LES TRANSACTIONS ET VÉRIFIENT LE RESPECT DES RÈGLES

L’unité PROJETS D’IMMOBILISATIONS des SERVICES FINANCIERS traite toutes les transactions pour le compte du groupe de GESTION DE PROJETS. En plus de s’assurer que les contrats sont consignés dans les livres de l’Université et que les factures sont traitées pour le paiement, l’unité PROJETS D’IMMOBILISATIONS vérifie que GESTION DE PROJETS a suivi les règles concernant l’approbation et le financement du budget ainsi que le pouvoir de signature pour les contrats et factures.

Tous les contrats, les ajustements de contrat et les factures sont consignés par les SERVICES FINANCIERS dans les dossiers officiels de l’Université relatifs à ses relations d’affaires avec des fournisseurs indépendants.

ORDRES DE MODIFICATION ET RÉVISIONS DE CONTRAT

Il est très rare qu’un projet de construction s’achève sans que des ordres de modification n’aient été requis pour ajuster la portée des travaux, surtout dans un milieu institutionnel où 99 % des projets sont des rénovations d’anciennes installations existantes. Les ordres de modification sont des révisions officielles d’un contrat.

Lorsqu’il faut procéder à un ordre de modification, celui-ci doit d’abord être recommandé et ensuite approuvé par les consultants professionnels, l’architecte et l’ingénieur du projet. La valeur de l’ordre de modification du contrat est négociée par les consultants professionnels en collaboration avec le gestionnaire de projet à l’emploi de l’unité GESTION DE PROJETS.

Une fois terminée la préparation des documents de l’ordre de modification incluant le prix recommandé tel que négocié, l’ordre de modification est soumis aux signataires autorisés de McGill de la même façon que pour les contrats et factures, décrite plus haut.

EXAMENS DE VÉRIFICATION INTERNE

Les pratiques administratives, les procédures d’appel d’offres et de passation des marchés utilisées par l’unité GESTION DE PROJETS sont soumises à des examens périodiques de l’unité VÉRIFICATION INTERNE de McGill. Celle-ci examine les dossiers de projet, les contrats et les paiements et vérifie l’application des règles de l’Université et le respect des lois et règlements du gouvernement du Québec. Au besoin, elle fait des recommandations pour l’amélioration des pratiques commerciales, les freins et contrepoids, et les mécanismes de contrôle.

VÉRIFICATIONS EXTERNES PAR DES ORGANISMES GOUVERNEMENTAUX

Il n’est pas rare que des dossiers de projet particuliers et des transactions financières fassent l’objet d’un examen approfondi de vérification mené par un organisme gouvernemental ou paragouvernemental qui fournit le financement de projets d’envergure.

Récemment, des vérifications ont été faites sur divers projets par :

la Fondation canadienne pour l’innovation
le Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire (MAMROT)
le Ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation (MDEIE)
le Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS)

Q.18 Pour l’unité Gestion et développement des installations, quelle est la différence entre un « projet » et un « bon de travail » ?
 
  • La différence entre un « projet » et un « bon de travail » ne dépend pas du coût.  Vous pouvez avoir un projet de 10 000 $, comme vous pouvez avoir un bon de travail de 120 000 $.
    • Un « projet » de 10 000 $ pourrait inclure le déplacement d’une cloison dans des bureaux qui affecterait les séparations coupe-feu ou les parcours d’accès aux issues; ou qui nécessiterait aussi des modifications aux luminaires, interrupteurs électriques, thermostats, conduits de ventilation, etc.
      • Un « bon de travail » de 120 000 $ pourrait comporter  le remplacement de trois gros moteurs de 40 HP et de pompes dans une salle mécanique. Vous remplacez le vieil équipement par du nouveau équivalent. Il n’y a pas de modification des capacités et spécifications ni à la géométrie de la pièce.
    • Un « projet » est requis pour une ou plusieurs des trois raisons suivantes :
      • La configuration physique du bâtiment sera modifiée et cela affectera les parcours d’accès à l’issue, les séparations coupe-feu, les indices de résistance au feu requis pour les assemblages ou la sécurité des personnes. Il faut des plans et devis préparés par des professionnels de la construction et ce, conformément aux exigences de la LOI – c’est une question de conformité d’ordre public.
      • Les rénovations modifieront les équipements mécaniques ou électriques ou l’infrastructure des installations – forme, géométrie, emplacement, taille, quantité, capacité ou spécifications. Ces modifications nécessitent aussi des plans et devis préparés par des professionnels de la construction, non seulement pour se conformer à la Loi, mais aussi pour assurer la compatibilité technique des systèmes et documenter l’historique des modifications apportées aux systèmes d’un bâtiment.
      • Les rénovations à  l’enveloppe, à  l’apparence extérieure ou à la géométrie d’un bâtiment nécessitent aussi des plans et devis préparés par des professionnels de la construction, pour être conformes à la Loi et aux règlements de zonage.
    • La grande majorité des bâtiments de McGill sont des édifices publics aux termes de la Loi sur la sécurité dans les édifices publics. Tous les travaux de rénovation effectués dans ces immeubles requièrent les services de professionnels – architectes et ingénieurs, afin d’assurer le respect des Codes de construction et autres règlements en vigueur.
    • Les modifications de nature décorative, peuvent être l’objet d’un « bon de travail » et non d’un « projet », pourvu qu’elles n’affectent pas les éléments énumérés au point b).
      • De telles modifications incluent les finis - peinture,  remplacement de tapis, traitements de fenêtres, etc.
    • Les changements à la décoration des principaux espaces et des  grandes salles publics devront être effectués dans le cadre d’un « projet », puisque des plans et devis sont requis par notre processus d’approbations interne.

    Références
    Loi sur la sécurité dans les édifices publics
    http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php...
    Article 2 – Définition d’un édifice public : maisons de rapport de plus de deux étages et magasins dont la surface excède 300 m2, en fin de compte presque tout sauf les maisons familiales.
    Article 4 – Référence aux permis, inspecteurs, et architectes.

    Code des professions
    http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php...
    Article 32 -  Les professions d’architecte et d’ingénieur sont des professions d’exercice exclusif.

    Loi sur les architectes
    http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php...
    Articles 16 et 16.1  – Définition du champ d’activité : tout ce qui excède deux étages et 300 m2 de superficie.

    Loi sur les ingénieurs
    http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php...
    Article 2.e – Le champ d’activité inclut tout édifice public.
    Article 4. – Collaboration avec l’architecte.

 

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