Téléchargement de vos documents à l'appui de votre demande d'admission

***NOUVELLE FONCTION*** Pour la période d'admission de l'automne 2012, les postulants peuvent TÉLÉCHARGER les documents à l'appui de leur demande dans Minerva s'ils ont présenté une demande dans l'une des facultés ou écoles suivantes :

Veuillez noter que vous ne pouvez pas télécharger de documents dans le cadre d'une demande d'admission aux programmes administrés par le Bureau des études supérieures et postdoctorales (programmes de maîtrise ou de doctorat). Pour le moment, vous devez envoyer ces documents par la poste. Veuillez consulter la page du programme du département auquel vous avez présenté une demande pour obtenir des précisions : www.mcgill.ca/gradapplicants/programs.

Le Bureau des études supérieures et postdoctorales met au point un système de téléchargement des documents, qui sera conçu tout particulièrement pour répondre aux besoins des candidats diplômés et des programmes d'études supérieures. La mise en œuvre de ce système est prévue pour 2012. Nous vous remercions de votre patience et de votre compréhension.

Si cette option vous est offerte, nous vous encourageons fortement à TÉLÉCHARGER les documents à l'appui de votre demande d'admission plutôt que de les poster ou de les télécopier. Cette méthode plus simple vous fera gagner du temps et économiser les frais postaux associés à l'envoi des relevés de notes et des autres documents nécessaires au traitement initial et à l'étude de votre demande. Elle élimine les délais qu'exige normalement le traitement des documents papier, vous assure d'associer correctement vos documents en fonction de la demande et des exigences d'admission tout en vous permettant de vérifier que vos documents ont bien été reçus. Elle peut aussi accélérer l'étude de votre demande d'admission et, ainsi vous faire connaître la décision plus rapidement.

Nous vous demandons de ne PAS poster ou télécopier des documents que vous avez déjà téléchargés dans votre demande, car cela aura pour effet d'en ralentir l'étude.

Importantes instructions de téléchargement d'un document

Veuillez noter que l'Université McGill se réserve le droit de supprimer un document téléchargé si sa qualité est inacceptable, si la présence d'un virus y est détectée ou s'il n'est pas conforme aux exigences de la liste de contrôle. Cela retardera l'étude de votre demande et la prise de décision connexe. Veuillez donc suivre les consignes qui suivent.

1. Vérifiez que votre document répond aux critères suivants :

• Les documents doivent être en format PDF. Consultez la section intitulée Comment convertir vos fichiers en format PDF ci-après pour des détails.
• Les fichiers PDF ne doivent pas comporter de signature numérique.
• Ne protégez pas vos fichiers d'un mot de passe, car il nous sera impossible de les ouvrir.
• Nous recommandons une résolution de 300 ppp pour la numérisation.
• Numérisez les documents en noir et blanc.
• Vérifiez que votre nom se trouve sur tous les documents téléchargés.
• Les documents téléchargés doivent être lisibles. Vérifiez que tous les renseignements importants et les éléments d'identification sont lisibles – pour les relevés de notes, cela comprend le nom de l'établissement, le système de notation, votre nom, le titre des cours et les notes obtenues.
• Les fichiers ne doivent pas dépasser 3 Mbit chacun (3 000 kbit). Pour réduire la taille d'un fichier :
• • réduire la résolution
  • réduire la hauteur et la largeur de l'image
  • essayer différentes mises en page jusqu'à l'obtention d'une taille acceptable
• Orientation des pages – Assurez-vous que l'orientation des pages du document numérisé correspond à celle du document original. Par exemple, les relevés de notes orientés à la verticale (portrait) doivent être numérisés pour qu'ils se présentent de la même façon. Les relevés orientés à l'horizontale (paysage) doivent se présenter aussi à l'horizontale après la numérisation.

2. Ne téléchargez pas tous vos documents dans un seul fichier!

L'élément de la liste de contrôle sélectionné pour le téléchargement doit correspondre au document téléchargé. Si tous les éléments de la liste de contrôle ne sont pas associés à un document correspondant, votre demande d'admission sera considérée comme incomplète.

3. Créez un seul fichier électronique par élément de la liste de contrôle à télécharger.

Si votre document comprend plus d'une page, assurez-vous qu'elles sont toutes présentes et téléchargées dans un même fichier et qu'elles y apparaissent dans le bon ordre.

4. Nommez les fichiers selon les conventions suivantes :

• N'utilisez pas de parenthèses () ni de guillemets (« ») dans le nom du fichier.
• Séparez les mots par un trait de soulignement (_).
• Donnez à votre fichier un nom court et évocateur de son contenu.

5. Prévisualisez votre document, car vous ne pourrez pas le modifier ni le supprimer une fois que vous l'aurez transmis.

Il peut y avoir un délai de quelques minutes entre le téléchargement de votre document et la mise à jour de la liste de contrôle dans Minerva. Notez que durant les périodes de pointe, le délai pourrait être beaucoup plus long. La mise à jour et les périodes d'indisponibilité du système peuvent aussi faire en sorte que vos documents demeurent « En traitement » plus longtemps que la normale. Si vous éprouvez des difficultés à télécharger vos documents ou si les documents transmis restent « En traitement » pendant plusieurs jours OUVRABLES, veuillez écrire au Point de service pour obtenir de l'aide.

Instructions de téléchargement des relevés de notes non officiels

Tous les relevés de notes transmis par téléchargement sont considérés comme non officiels. Si vous recevez une offre d'admission, vous devrez prendre les dispositions nécessaires pour faire envoyer vos relevés de notes officiels (envoyé par la poste dans une enveloppe scellée directement par l'établissement). L'offre d'admission sera conditionnelle à la réception et à la vérification de ce document officiel. Prière de ne pas nous envoyer ce relevé officiel avant que nous vous en fassions la demande.

Relevé de notes d'une université ou d'un collège

Ce document est fourni par votre établissement d'enseignement. Il s'agit d'un dossier scolaire complet comportant le nom de l'établissement, le système de notation, votre nom, le nom et le numéro des cours, les unités et les notes obtenues. Ce document peut être :

- Une copie ou la copie de l'étudiant du relevé de notes officiel établi par l'université ou le collège

- Un relevé de notes provenant du portail Web libre-service de l'université ou du collège

• Vérifiez que tous les renseignements ont été numérisés et qu'ils sont lisibles.
• Si le système de notation ne figure pas sur le relevé, vous devez aussi le fournir (il apparaît souvent au verso du relevé).
• Les relevés de notes dans une autre langue que l'anglais ou le français doivent être accompagnés d'une traduction certifiée.
• Ne téléchargez pas votre programme de cours, l'horaire des cours ou d'autres documents avec votre relevé.

1er exemple : Votre relevé de notes (en anglais ou en français) comporte quatre pages donnant les cours suivis et vos notes, et le système de notation est imprimé au dos de chacune de ces pages. Veuillez télécharger et soumettre un document de cinq pages : les quatre pages où figurent les cours ainsi qu'une page avec le système de notation, réunies dans cet ordre dans UN seul document.

2e exemple : Votre relevé de notes (dans une langue autre que l'anglais ou le français) comprend quatre pages avec les cours suivis et les notes obtenues, plus une page expliquant le système de notation. La traduction anglaise certifiée du relevé comprend quatre pages avec les cours suivis et les notes obtenues, plus une page expliquant le système de notation. Veuillez télécharger et soumettre un document de 10 pages : les cinq pages de la traduction anglaise (information sur les cours et système de notation) et les cinq pages du relevé dans la langue originale, réunies dans cet ordre dans UN seul document.

Relevé de notes d'une école secondaire

Il s'agit du relevé de notes ou du dossier scolaire complet produit par votre école secondaire. Il doit se trouver sur le papier à en-tête de l'école avec son timbre officiel et indiquer les coordonnées d'un responsable, tel que l'orienteur, le principal ou le directeur. Il pourrait également s'agir d'un relevé provenant du portail Web libre-service d'une école secondaire.

• Vérifiez que tous les renseignements ont été numérisés et qu'ils sont lisibles.
• Si le système de notation ne figure pas sur le relevé, vous devez aussi le fournir (il apparaît souvent au verso du relevé).
• Les relevés de notes dans une autre langue que l'anglais ou le français doivent être accompagnés d'une traduction certifiée.
• Ne téléchargez pas votre programme de cours, l'horaire des cours ou d'autres documents avec votre relevé.

Comment télécharger vos documents dans Minerva

Lorsque tous vos documents sont prêts, vous pouvez les télécharger dans votre demande d'admission dans Minerva.

1. Ouvrez une session dans Minerva à l'adresse http://www.mcgill.ca/fr/minerva.

   (Lorsque vous aurez rempli votre demande d'admission, vous recevrez un courriel vous expliquant comment accéder à Minerva.)

2. Après avoir ouvert une session dans Minerva (à l'aide de votre nom d'utilisateur et de votre NIP), cliquez sur le menu Candidat. Pour afficher les détails de votre demande, allez à État de la demande d'admission.
3. Sur cette page, vous verrez Demandes traitées et à l'étude.
4. Sélectionnez la demande que vous voulez consulter en cliquant sur le lien Trimestre d'admission, comme cela est illustré ci-dessous.

La page État de la demande et des documents s'ouvre alors.

1. Examinez le sommaire de votre demande, lequel comprend une section Liste de contrôle énumérant les documents nécessaires pour appuyer votre demande. Les documents qui peuvent être téléchargés dans Minerva comportent un lien de téléchargement.

1. Choisissez un élément de la liste et cliquez sur le lien Télécharger.

   Cela vous amènera à la page Téléchargement des documents d'admission, qui affiche l'information relative au document que vous téléchargez, ainsi que sa taille, son format et le nombre de versions admissible comme ci-dessous.

Le processus de téléchargement des documents comprend trois étapes. Pour plus de renseignements sur la façon de procéder, cliquez sur l'option AIDE du menu

ou cliquez sur l'icône .

Après avoir téléchargé vos documents, vous devrez vérifier régulièrement l'état de votre demande. S'il y a un problème avec un document téléchargé, un message vous indiquera de télécharger un nouveau document. Il faut le faire le plus rapidement possible pour éviter de compromettre l'étude de votre demande.

Une fois la décision prise relativement à votre fichier, le téléchargement de documents sera restreint.

Comment convertir vos fichiers en format PDF

L'abréviation PDF signifie Portable Document Format (format de document portable), et les fichiers de ce type présentent de nombreux avantages par rapport à d'autres :

• Les fichiers PDF conservent l'aspect du document original.
• Comme ils sont facilement accessibles sans jamais changer d'aspect, peu importe les paramètres d'affichage de l'utilisateur, ils constituent la meilleure option pour la diffusion de documents numériques à un grand nombre de destinataires diversifiés.
• Ils ne dépendent pas des logiciels d'application, du matériel, et des systèmes d'exploitation – et pour la conservation sur une longue période, cela en fait un meilleur choix que les formats tributaires d'éléments comme une version particulière d'un logiciel de traitement de texte ou le type d'ordinateur utilisé pour les produire.

Créer un document PDF dans MS Word 2007

• Cliquez sur le bouton Office , positionnez la flèche du curseur sur Enregistrer sous, puis cliquez sur PDF ou XPS. (Si l'option PDF n'apparaît pas, vous pouvez télécharger et installer Complément de Microsoft Office 2007 : Enregistrement en PDF dans Microsoft.)
• Dans le champ Nom de fichier, tapez ou sélectionnez un nom pour le document.
• Dans le menu déroulant Type, cliquez sur PDF.
• Dans la section Optimiser pour, choisissez l'une des possibilités suivantes, selon que la taille du fichier ou la qualité de l'impression importe davantage pour vous :
  • Nous vous recommandons de cliquer sur Standard (publication en ligne et impression).
  • Si le fichier est trop lourd, cliquez sur Taille minimale (publication en ligne).
• Cliquez sur Options pour déterminer l'étendue des pages à publier. Cliquez sur OK.
• Cliquez sur Publier.

Créer un document PDF à partir d'un original sur papier (à l'aide du logiciel Adobe Acrobat)

• Ouvrez le logiciel Adobe Acrobat.
• Cliquez sur Créer un fichier PDF dans le menu Fichier et choisissez À partir d'un scanner...
• Sélectionnez le nom de votre numériseur (scanner) dans la liste.
• Choisissez Recto dans le menu déroulant Numériser.
• Dans la fenêtre de votre numériseur, sélectionnez l'option noir et blanc et la résolution.
• Pour sauvegarder votre fichier PDF, cliquez sur Imprimer dans le menu Fichier et indiquez Adobe PDF comme nom d'imprimante.
• Assurez-vous de désactiver l'option Ne pas envoyer les polices à Adobe PDF.
• Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Propriétés, puis cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Imprimer.
• Donnez un nom au fichier et sauvegardez-le dans un répertoire.

Si vous n'avez pas le logiciel Adobe Acrobat, vous pouvez l'acheter à l'adresse www.adobe.com. Vous pouvez aussi télécharger une version gratuite permettant de créer des PDF de divers sites Internet, comme : www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp ou www.irfanview.ca.