Politique d’utilisation extrascolaire des installations universitaires
Pour les activités autres que les programmes et cours réguliers de l’Université.
Les installations et les espaces de l’Université servent principalement au programme scolaire universitaire. Les besoins de ce programme ont priorité sur toutes les activités extrascolaires.
Dans cette politique, les installations universitaires signifient les immeubles, les terrains ainsi que les équipements et services de McGill. Elle inclut donc l’utilisation des immeubles, auditoriums, salles de réunion, de conférence et autres; l’utilisation du campus ou d’autres terrains appartenant à l’Université pour des rassemblements, célébrations, concerts et autres activités spéciales; l’utilisation d’équipements comme les systèmes de sonorisation, systèmes audiovisuels, tableaux et zones d’affichage; ainsi que les services fournis par Gestion et développement des installations.
Les installations universitaires doivent être mises à la disposition des membres de la collectivité de McGill pour des activités faisant partie du processus éducatif.
Les installations doivent aussi être disponibles, dans la mesure du possible, aux membres de la collectivité de McGill et à d’autres organisations pour ce qu’on peut qualifier d’activités parascolaires (toutes les activités autres que les cours d’enseignement); par exemple, des conférences, réunions publiques, etc. Ces activités de nature éducative, savante, scientifique ou professionnelle doivent avoir une priorité plus élevée que d’autres activités plus éloignées des buts de l’Université.
La réservation d’espace et de tables dans le hall d’entrée d’un immeuble doit se faire auprès du directeur de l’immeuble en question. Une liste des directeurs d’immeubles est disponible ici.
Cependant, l’Université se réserve le droit de refuser l’utilisation de ses installations à tout groupe ou organisation, même si un membre du groupe ou de l’organisation en question peut être membre de l’Université disposé à commanditer l’utilisation des installations universitaires. En raison des risques de controverse, l’Université ne met pas ses locaux à la disposition d’organisations politiques autres que celles qui sont établies à l’Université même.
Aucun frais de location n’est exigé des organisations universitaires pour les locaux servant à leurs activités extrascolaires régulières; des frais administratifs minimes sont toutefois exigés pour chaque activité spéciale afin de couvrir les coûts administratifs engendrés par de telles activités. Lorsqu’une organisation externe obtient des espaces pour tenir des activités reliées aux buts de l’Université et commanditées par une faculté ou un département, les frais sont imputés au budget de la faculté ou du département en question.
Au plus tard le 1er octobre de chaque année, la direction des programmes de l’Association étudiante de l’Université McGill publie une liste d’organisations étudiantes reconnues par l’Association étudiante et par les associations des facultés et des écoles. De la même façon, le directeur adjoint du Service des sports publie une liste de toutes les organisations étudiantes reconnues par le Conseil des sports universitaires. Toutes ces organisations étudiantes reconnues peuvent utiliser la plupart des installations universitaires sans débourser de frais de location pour leurs activités extrascolaires régulières. Des frais administratifs s’appliquent toutefois à chaque activité spéciale.
Toutes les organisations externes à McGill doivent payer des frais de location pour l’utilisation de locaux ou autres espaces. Les tarifs de location sont disponibles auprès de l’administratrice, Activités spéciales, au numéro 398-5433 ou par courriel. De nombreuses activités nécessitent aussi des services spéciaux, tels les services de traiteur, de l’équipement audiovisuel, les services de Gestion et développement des installations, etc., et toutes les organisations, qu’elles fassent partie ou non de la collectivité de McGill, doivent défrayer les coûts de tous les services de ce genre.
Tous les utilisateurs des locaux et terrains de l’Université sont responsables de la taxe d’amusement si elle s’applique, et doivent respecter les règlements de l’Université. Les installations universitaires ne sont habituellement pas disponibles pour utilisation commerciale. Tous les revenus de prix d’entrée, etc., doivent servir à défrayer les coûts de l’activité ou à soutenir une organisation de McGill.
Les demandes d’information au sujet de l’utilisation des installations universitaires à des fins extrascolaires doivent être adressées à l’administratrice, Activités spéciales (campus du centre-ville), au 398-5433 ou par courriel. Celle-ci a la responsabilité d’organiser et de coordonner les activités et de faire la liaison avec le coordonnateur des calendriers de l’Université, les directeurs d’immeubles qui supervisent habituellement les locaux en question, et toutes les autres personnes concernées par l’utilisation des espaces et installations de l’Université.
Lorsqu’une organisation doit effectuer des paiements, ces paiements sont faits à l’ordre de l’Université McGill. Les directeurs d’immeubles ne peuvent recevoir directement des fonds à leur nom ou au nom d’autres employés de l’Université, ou pour d’autres comptes de l’Université ou de départements.
En général, cette politique s’applique aussi à l’utilisation des tableaux d’affichage, des zones d’affichage et d’annonce dans les publications officielles, surtout en matière d’affichage d’avis, de publicité et d’information au sujet d’organisations externes. La distribution de dépliants et autres documents de ce genre est réservée aux membres de la collectivité de McGill. Si la distribution doit se faire dans un immeuble de McGill, elle est sous l’autorité du directeur d’immeuble. Si la distribution se fait ailleurs sur le campus, elle est soumise à l’autorité du chef exécutif aux Affaires publiques.
Dans le même ordre d’idées, il faut obtenir une permission spéciale du bureau de Planification des campus et des espaces (398-4412 ou par courriel), avant de poser toute bannière, pancarte ou affiche sur le campus. Si la permission est accordée, le travail doit être fait par le personnel de Gestion et développement des installations. Les directeurs d’immeubles ont autorité sur tous les tableaux d’affichage et zones d’affichage dans leurs immeubles. Le directeur de l’Association étudiante de l’Université McGill et le chef exécutif aux Affaires publiques sont responsables conjointement du contrôle des affiches sur les tableaux d’affichage extérieurs.
La permission d’utiliser des systèmes de haut-parleurs ou de sonorisation peut être accordée aux organisations reconnues de McGill. Les organisateurs doivent adresser leur demande par écrit au directeur, Planification des campus et des espaces, dont la priorité est d’empêcher la perturbation des activités sur le campus par les systèmes de haut-parleurs. Lorsque la permission est accordée, l’horaire d’utilisation est inclus dans l’autorisation écrite.
Réalisation de films sur le campus
Au cours des récentes années, un nombre croissant de producteurs de films récréatifs ou publicitaires ont utilisé le campus et ses immeubles pour des séquences de film. Une tarification adaptée a été mise en place pour l’utilisation de nos installations dans ces circonstances et l’administratrice, Activités spéciales, est la responsable à contacter concernant ces procédures; les demandes d’information doivent être adressées par téléphone au numéro 398-5433 ou par courriel. Cela ne s’applique pas aux équipes de journaux télévisés qui doivent s’adresser au directeur, Relations avec les médias au 398-6752 ou par courriel.